Cara Buat CRM Helaian Google dalam 7 Langkah [+ Template Percuma]

Perisian Pengurusan Hubungan Pelanggan (CRM) membantu pasukan jualan menjejaki petunjuk, kenalan, dan peluang. Semasa CRM yang berdedikasi termasuk fungsi tambahan, anda boleh dengan mudah menetapkan CRM Google Sheets untuk menjejaki maklumat yang paling penting jika anda baru saja bermula. Kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana menggunakan tujuh langkah mudah.

Sudah tentu, jika anda ingin melakukan lebih daripada rekod trek dalam Helaian Google, Freshsales adalah CRM yang menawarkan pelan percuma untuk selamanya yang memaparkan antara muka yang mudah digunakan, berasaskan pelayar dan aplikasi mudah alih yang intuitif. Pelan berbayar juga boleh didapati pada harga yang sesuai dengan bajet perniagaan kecil. Anda boleh mencuba apa-apa pelan secara percuma selama 14 hari dengan mendaftar untuk akaun percuma anda hari ini.

Lawati Freshsales

Template CRM Google Sheets Percuma

Menyediakan spreadsheet pertama untuk menjejaki petunjuk, kenalan, dan peluang jualan anda tidak perlu rumit atau menakutkan. Di samping berjalan anda melalui langkah-langkah untuk menetapkan sendiri di bawah, kami telah memasukkan templat percuma yang boleh anda gunakan untuk memulakan mengurus kenalan dan transaksi. Kami telah mencipta templat CRM Google Sheets yang boleh dimuat turun ini, tetapi anda boleh dengan mudah mengikut langkah yang sama untuk membuat satu dengan fungsi serupa dalam Excel.

Muat turun Templat Spreadsheet CRM Percuma

Untuk menyediakan CRM anda dalam hamparan, ikuti tujuh langkah berikut:

1. Tentukan Proses Jualan Anda

Sebelum anda mula membuat CRM menggunakan hamparan, ambil sedikit masa untuk menentukan proses jualan anda, serta apa yang anda mahu menjejaki, dan kemudian memutuskan apa maklumat penting untuk disertakan mengenai tawaran dan kenalan anda. Ia akan menjimatkan masa dan usaha anda kemudian jika anda telah menentukan proses anda dan merancang bagaimana hubungan anda akan bergerak melalui saluran paip jualan anda.

Beberapa aspek proses yang perlu anda pertimbangkan termasuk:

Tentukan Bagaimana Kenalan Perlu Dilacak

Buat helaian untuk menjejaki kenalan, yang boleh sama ada petunjuk atau pelanggan. Sesetengah CRM menyediakan keupayaan untuk menjejaki masing-masing secara berasingan, yang boleh membantu mengasingkan siapa pelanggan atau rakan kongsi, dan yang masih dalam proses utama. Untuk keperluan CRM Google Sheets kami, lebih mudah untuk menggunakan lajur untuk menunjukkan jenis kenalan daripada menyalin dan menampal.

Pertimbangkan Bagaimana Tawaran Akan Bergerak Melalui Proses Anda

Tawaran adalah peluang jualan yang anda cuba tutup. Saya cadangkan anda membuat helaian berasingan dalam buku kerja spreadsheet anda untuk menjejaki kemajuan transaksi. Pertimbangkan bagaimana anda menggerakkan urus niaga melalui proses jualan anda, dan bagaimana anda mengenal pasti peringkat yang berlainan.

Tentukan Tahap Proses Paip Anda

Bagi kedua-dua petunjuk dan transaksi, anda perlu mempertimbangkan peringkat dalam proses jualan anda yang akan anda jejaki dalam CRM anda. Ini adalah pelbagai langkah dalam saluran paip anda yang membantu menggerakkan pendahuluan dari penemuan awal melalui penutupan kesepakatan.

Contohnya, anda mungkin menggunakan peringkat berikut untuk petunjuk / tawaran anda:

Incoming inquiry - Inilah peringkat pertama apabila anda menerima pertanyaan daripada bakal pelanggan. Mungkin mereka telah mengisi borang di laman web atau menghantar e-mel kepada anda. Anda belum tahu sama ada mereka sesuai, tetapi mereka telah menunjukkan minat.
Pemimpin yang berkelayakan - Gunakan peringkat ini untuk mewakili petunjuk yang paling sesuai dengan sasaran pelanggan anda, dan kemungkinan besar akan menjadi pelanggan. Anda mempunyai maklumat tambahan, sama ada dari hubungan langsung atau kerana pelanggan telah berpindah melalui corong pemasaran anda.
Perundingan - Ini mewakili titik ketika anda mempunyai penilaian keperluan yang berfokus pada penjualan untuk menentukan keperluan spesifik yang dipimpin anda, dan apakah anda akan dapat memenuhinya dengan penawaran produk atau servis anda.
Cadangan - Ini adalah peringkat di mana anda telah membuat dan mengemukakan cadangan jualan kepada bakal pelanggan anda, berdasarkan penilaian keperluan yang telah anda lakukan.
Kontrak - Gunakan peringkat ini untuk menunjukkan apabila kenalan anda telah menerima cadangan anda, dan anda sedang berunding dan menyediakan kontrak untuk perniagaan.
Won / Lost - Ini biasanya peringkat akhir proses jualan, dan menunjukkan sama ada atau tidak petunjuk telah menjadi pelanggan.

Kenal pasti Potensi Sumber Utama

Anda juga harus menggunakan hamparan anda untuk mengesan di mana petunjuk anda datang supaya anda dapat membuat keputusan yang tepat mengenai tempat untuk melaburkan usaha pemasaran masa depan anda. Menunjukkan sama ada peluang memimpin atau jualan datang dari promosi peribadi, dalam talian, atau kempen generasi utama boleh membantu anda mengesan dan memantau usaha pemasaran anda dan menilai usaha mana yang paling berkesan dalam menjana perniagaan baru.

2. Pilih Perisian Spreadsheet Anda

Salah satu faktor penting untuk dipertimbangkan ialah perisian spreadsheet yang digunakan. Ia mungkin tidak kelihatan seperti masalah besar, tetapi spreadsheet yang anda pilih sangat penting, terutama jika anda memerlukan ciri-ciri perkongsian atau pemformatan lanjutan. Dua tawaran spreadsheet yang paling popular ialah Google Spreadsheets dan Microsoft Excel, tetapi terdapat juga pengguna Nombor Apple untuk Mac. Anda boleh menyemak artikel kami di G Suite vs Office 365 untuk maklumat lanjut mengenai bagaimana kedua-duanya membandingkan.

Untuk panduan ini, kami akan menggunakan Helaian Google untuk mewakili setiap langkah, kerana ia boleh digunakan tanpa kos oleh sesiapa sahaja yang mempunyai alamat Gmail. Sekiranya anda menggunakan Excel, langkah-langkahnya adalah sama, dan anda hanya boleh menyesuaikannya agar sesuai dengan perbezaan kecil dalam tatanama Excel. Di samping itu, jika anda pengguna Excel, anda boleh klik pada pautan templat di atas, dan muat turunnya sebagai fail Excel.

Mengeksport ke Excel dari CRM Google Sheets

Helaian Google

Helaian Google adalah sebahagian daripada koleksi perisian G Suite koleksi perisian Suite, dan tersedia percuma untuk sesiapa sahaja yang mempunyai akaun Gmail. Salah satu ciri kuat Helaian ialah kerjasama masa nyata dan fungsi perkongsian, yang membolehkan berbilang pengguna melihat dan mengedit dokumen yang sama pada masa yang sama. Ini sesuai untuk pasukan yang ingin mencipta CRM pusat melalui spreadsheet dikongsi yang mudah diakses untuk semua pengguna pada semua peranti mereka.

Microsoft Excel

Excel adalah perisian spreadsheet yang paling banyak digunakan oleh perniagaan untuk segalanya dari laporan perakaunan kepada pengurusan sumber manusia. Ia boleh didapati sebagai aplikasi desktop pada komputer Windows dan Mac, serta pada peranti mudah alih, dan juga boleh didapati sebagai aplikasi berasaskan pelayar sebagai sebahagian daripada perisian produktiviti suite Office365. Menggunakan Excel untuk membina spreadsheet anda membolehkan anda memanfaatkan beberapa ciri canggih, seperti makro yang hanya terdapat di sana.

Nombor

Pilihan lain untuk pengguna Mac yang dipertimbangkan ialah Nombor dari Apple. Nombor boleh didapati sebagai aplikasi desktop dan iPad / iPhone, serta perisian berasaskan pelayar. Bilangan termasuk ciri perkongsian masa nyata berasaskan awan melalui iCloud, yang membenarkan pengguna mengekalkan hamparan mereka disegerakkan merentas peranti dan antara pengguna yang dikongsi. Nombor mudah digunakan, dan membolehkan banyak pengiraan lanjutan Excel, tetapi hanya tersedia untuk MacOS dan iOS.

3. Buat Spreadsheet Anda

Tugas seterusnya ialah untuk mendapatkan set hamparan anda dan bersedia untuk dikonfigurasi untuk digunakan sebagai CRM. Kami akan berjalan melalui langkah-langkah yang akan membuat anda bersedia untuk mula menambah maklumat hubungan dalam satu minit, tapi sebelum kita berbuat demikian, terdapat beberapa item pengemasan yang akan membuat penggunaan spreadsheet anda lebih mudah.

Memutuskan Di mana Data Perlu Diakses

Salah satu pilihan pertama yang perlu anda lakukan ialah sama ada anda akan bekerja dengan fail anda pada desktop anda atau jika anda mahu dapat mengaksesnya di mana-mana sahaja. Pilihan yang paling baik bergantung pada sama ada anda akan berkongsi CRM anda dengan ahli pasukan lain, atau bekerja sendiri.

Excel ditawarkan sebagai aplikasi desktop yang berdiri sendiri serta aplikasi berasaskan mudah alih dan pelayar menerusi langganan Office 365. Sebaliknya, Google Sheets hanya tersedia melalui awan. Jika anda akan berkongsi akses dengan orang lain, anda akan mendapati versi Excel dalam talian, atau Helaian Google, adalah pilihan yang lebih baik.

Buat Helaian Anda

Kebanyakan aplikasi perisian spreadsheet membolehkan anda membuat helaian kerja berganda (tidak boleh dikelirukan dengan Helaian Google, program ini) dalam satu fail. Ini amat berguna untuk membuat CRM dalam spreadsheet kerana anda boleh menggunakan helaian yang berbeza untuk menjejaki hubungan dan transaksi. Kami mengesyorkan menyediakan dua helai dalam buku kerja anda untuk menjejaki hubungan dan hubungan anda secara berasingan.

Menyediakan CRM Helaian Google anda

Helaian Bilangan 1: Kenalan

"Kenalan" anda adalah orang yang anda berinteraksi dan berkomunikasi. Mereka mungkin petunjuk baru, pelanggan sedia ada, rakan kongsi, atau pun sumber rujukan. Anda akan menggunakan helaian ini untuk mengesan maklumat mereka serta membuat nota tentang interaksi dan perbualan anda.

Helaian Bilangan 2: Tawaran

Lembaran "urus niaga" anda digunakan untuk menjejaki peluang jualan, yang mewakili urus niaga khusus yang anda cuba tutup dan bergerak melalui proses jualan anda. Sesetengah industri, seperti perisian berasaskan awan sebagai perkhidmatan (SaaS), tidak semestinya menjejaki tawaran, melainkan bergerak melalui proses memupuk utama untuk menutup penjualan apabila mereka mendaftar. Banyak industri, bagaimanapun, menjual produk atau perkhidmatan (atau kedua-duanya) dan memerlukan cara untuk menjejaki proses jualan mereka.

Tentukan Keutamaan Perkongsian

Bergantung kepada sama ada anda sedang menjalankan CRM ini sahaja, atau jika anda menggunakannya dengan pasukan, anda akan mahu menetapkan keutamaan untuk berkongsi. Salah satu manfaat Google Sheets atau Office365 dalam talian adalah bahawa banyak ahli pasukan boleh bekerja pada fail yang sama dalam masa nyata, membuat kerjasama mudah dan intuitif. Ini memastikan bahawa semua maklumat hubungan anda adalah terkini, memberikan maklumat terkini kepada ahli pasukan jualan anda.

Dalam Helaian Google, perkongsian adalah semudah mengklik butang "Saham" biru di bahagian atas sebelah kanan antara muka. Anda boleh memberikan akses fail individu tertentu, atau, jika anda adalah pelanggan perniagaan G Suite, anda boleh membenarkan mana-mana individu dalam organisasi anda untuk berinteraksi dengan fail dengan syarat mereka berkongsi domain yang sama pada e-mel dan profil pengguna mereka.

Menyediakan Perkongsian dalam CRM Helaian Google

Tetapkan Kebenaran & Kebenaran Pengguna

Oleh kerana anda menyimpan maklumat peribadi dan perniagaan kenalan anda, keselamatan adalah pertimbangan yang penting. Kedua-dua G Suite dan Office365 menggunakan penyulitan automatik 128-bit untuk menyimpan data pelanggan, dan mereka menggunakan HTTPS untuk menghantar data ke dan dari pelayan. Kedua-duanya juga mematuhi HIPAA apabila menggunakan versi aplikasi berasaskan pelayar atau mudah alih. Di samping itu, ciri perkongsian kedua membolehkan anda mengehadkan akses kepada individu tertentu.

4. Namakan Kepala Kolum Anda

Sekarang bahawa anda telah menyediakan fail hamparan anda, anda perlu membuat tajuk untuk setiap lajur. Anda akan menggunakan lajur untuk pelbagai jenis maklumat yang anda ingin menjejaki untuk setiap kenalan atau transaksi. Baris dalam hamparan anda akan menyimpan rekod individu. Salah satu sebab untuk memikirkan tajuk yang anda gunakan ialah setiap titik mewakili titik data yang akan dapat digunakan kemudian untuk menyusun, mencari, dan mencari rekod tertentu.

Hubungi Penanda Lembaran

Kami mengesyorkan menggunakan tajuk berikut untuk helaian kenalan anda, walaupun anda boleh mengubahnya untuk menambah apa-apa jenis maklumat tambahan yang anda perlukan untuk menjejaki. Senarai ini akan membantu memastikan anda menangkap maklumat yang anda perlukan untuk berhubung dengan petunjuk dan pelanggan anda dan memindahkannya melalui proses penjualan anda.

Tajuk yang kami gunakan dalam templat kami adalah seperti berikut:

Hubungi - Setiap perjanjian harus dikaitkan dengan seseorang, sama ada pemimpin atau pelanggan sedia ada.
E-mel - E-mel untuk kenalan utama.
Telefon - Nombor utama, atau utama, untuk kenalan.
Syarikat - Gunakan medan ini untuk syarikat atau akaun yang berkaitan dengannya.
Tajuk - Sering membantu untuk mengetahui di mana hubungan anda sesuai dengan organisasi keseluruhan mereka, terutamanya apabila anda perlu tahu sama ada mereka mungkin pembuat keputusan atau tidak.
Alamat - Di sinilah anda akan menjejaki alamat emel kenalan anda.
Jenis Hubungi - Memandangkan anda boleh menggunakan helaian ini untuk menjejaki beberapa jenis individu yang anda berkomunikasi, anda pasti akan menunjukkan sama ada ia adalah plumbum, pelanggan, atau jenis kenalan lain.
Pentas - Bergantung kepada cara anda memperoleh petunjuk baru, anda boleh menggunakan medan ini untuk mengesan di mana kenalan berada dalam proses memupuk utama anda.
Sumber - Mengetahui di mana pelanggan baru anda datang membantu anda membuat keputusan jualan dan pemasaran yang lebih baik, jadi anda akan menggunakan medan ini untuk mengesan di mana setiap kenalan berasal.
Kenalan Terakhir - Anda akan mahu menjejaki apabila anda terakhir dikomunikasikan dengan kenalan, jadi anda akan menggunakan medan ini untuk mengemas kini tarikh setiap kali anda menghantar e-mel atau bercakap dengan kenalan.
Nota - Buat nota di sini mengenai perbualan atau komunikasi lain yang anda ada dengan kenalan, serta langkah tindakan yang diperlukan. Ini memastikan bahawa anda sentiasa mempunyai maklumat terkini apabila anda, atau orang lain dalam pasukan anda, berkomunikasi dengan mereka.
Pemilik - Gunakan medan ini untuk menunjukkan siapa yang bertanggungjawab untuk perjanjian ini.

Mencipta Header Kenalan dalam CRM Helaian Google

Header Lembaran Tawaran

Sama seperti "tajuk hubungan" di atas, kami mengesyorkan menggunakan tajuk berikut untuk lembaran urus niaga anda. Seperti dahulu, berasa bebas untuk menambah tajuk lajur tambahan berdasarkan maklumat yang anda perlukan untuk memindahkan transaksi melalui proses penjualan anda, tetapi ini harus memastikan anda menangkap dan menjejaki maklumat yang paling penting.

Kami telah menggunakannya dalam templat yang terdapat di atas:

Nama Urusniaga - Inilah yang akan anda hubungi perjanjian itu, sebagai contoh, "Laman Web untuk Perkhidmatan Pembersihan Bob." Gunakan nama yang anda dapat dengan cepat mencari dan mengaitkan dengan peluang jualan tertentu.
Penerangan Urus niaga - Sebagai tambahan kepada nama, ia boleh membantu untuk menyertakan penerangan singkat mengenai perjanjian itu supaya anda dan pasukan anda dapat merujuk skop peluang jualan.
Nilai Urusniaga - Ini mewakili anggaran atau cadangan yang dicadangkan. Bergantung kepada jenis produk atau perkhidmatan yang anda jual, ini mungkin merupakan kos satu masa, atau ia mungkin mewakili nilai kontrak yang tersebar dari masa ke masa.
Category Deal - Jika anda menjual pelbagai jenis produk atau perkhidmatan, anda boleh menggunakannya untuk dengan mudah mengenalpasti jenis peluang jualan. Dalam contoh yang saya nyatakan, kategori itu mungkin "reka bentuk laman web."
Tahap Deal - Menggunakan peringkat yang anda tentukan sebelum ini, anda boleh menggunakan medan ini untuk dengan mudah menunjukkan dan mengenal pasti di mana setiap peluang jualan berada dalam proses jualan.
Hubungi - Setiap perjanjian harus dikaitkan dengan seseorang, sama ada pemimpin atau pelanggan sedia ada.
E-mel - Ini harus menjadi e-mel untuk kenalan utama.
Telefon - Ini harus menjadi nombor telefon untuk kenalan utama.
Syarikat - Gunakan medan ini untuk syarikat atau akaun yang berkaitan dengannya.
Sumber - Mengetahui di mana pelanggan baru anda datang membantu anda membuat keputusan jualan dan pemasaran yang lebih baik, jadi anda akan menggunakan bidang ini untuk mengesan di mana kesepakatan masing-masing datang.
Kemungkinan Penutupan - Sekiranya anda ingin memberikan gambaran mengenai tawaran yang paling mungkin ditutup, anda boleh menggunakan bidang ini untuk mengesan kemungkinan peratusan bahawa setiap peluang jualan akan ditutup. Ini membolehkan anda mengira nilai semasa setiap transaksi.
Kenalan Terakhir - Apabila anda berinteraksi dengan kenalan untuk urusan, anda perlu mengemas kini medan ini supaya anda kemudian dapat melihat tawaran yang memerlukan perhatian anda berdasarkan berapa lama sejak anda telah menghubungi.
Nota - Apabila anda bercakap dengan kenalan mengenai perjanjian, tulis nota di sini mengenai perbualan, kemajuan, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan. Ini memastikan anda sentiasa mempunyai maklumat terkini apabila anda, atau orang lain dalam pasukan anda, berkomunikasi dengan mereka.
Pemilik - Gunakan medan ini untuk menunjukkan siapa yang bertanggungjawab untuk perjanjian ini.

Mencipta Header Urusan dalam CRM Google Sheets

5. Import Data Sedia Ada

Terlepas dari apa yang telah anda gunakan untuk menjejaki hubungan anda sehingga sekarang, anda perlu memindahkan semua maklumat hubungan tersebut ke hamparan baru anda supaya anda boleh mula menggunakannya untuk menutup lebih banyak tawaran dan menukar lebih banyak petunjuk ke pelanggan. Terdapat beberapa cara untuk melakukan ini bergantung pada tempat maklumat kenalan anda disimpan saat ini.

Berikut adalah beberapa cara yang paling biasa untuk mengimport maklumat anda:

Masukkan data secara manual

Bergantung kepada berapa banyak kenalan yang anda ada, salah satu cara paling mudah untuk mengisi spreadsheet CRM baharu anda adalah memasukkan maklumat hubungan anda ke dalam hamparan anda secara manual. Anda hanya akan memasukkan satu rekod kenalan, atau berurusan, dalam setiap baris spreadsheet. Jika anda hanya mempunyai beberapa kenalan setakat ini, ini adalah cara yang mudah diuruskan untuk mendapatkan maklumat anda ke dalam CRM dengan sedikit kerja.

Import daripada E-mel

Kemungkinan besar, sehingga sekarang, anda telah menjejaki semua komunikasi kenalan anda menggunakan e-mel anda. Ini berfungsi dengan baik apabila anda hanya mempunyai sedikit kenalan atau transaksi, tetapi boleh menjadi sangat menggembirakan apabila jumlah itu bertumbuh (yang mungkin sebabnya anda mencari penyelesaian yang lebih baik). Banyak CRM menawarkan integrasi langsung ke Outlook atau Gmail, tetapi untuk panduan ini, kami ingin membincangkan tentang cara mendapatkan maklumat itu dari peti masuk anda dan ke hamparan baru anda.

Jika anda menggunakan Gmail, anda boleh mengeksport kenalan anda ke dalam fail CSV, buka fail itu dalam Excel atau Helaian Google, dan kemudian salin rekod tersebut ke dalam hamparan baru anda. Bagi ramai pengguna, ini mungkin pilihan yang paling mudah, tetapi jika anda mempunyai sejumlah besar kenalan, berita baiknya adalah bahawa ada cara untuk membuat proses lebih automatik.

Sebagai contoh, MailParser.io membolehkan anda mengeksport e-mel dan ia akan diterjemahkan ke hamparan anda. Ia adalah perkhidmatan berbayar, tetapi mereka mempunyai percubaan percuma selama 14 hari, di mana masa anda boleh mengeksport kumpulan fail dan menghantarnya ke hamparan baru anda.

Import daripada Perisian Lain

Jika sebelum ini anda telah menggunakan beberapa jenis alat pengurusan kenalan seperti buku alamat atau senarai kenalan Outlook anda, biasanya anda boleh mengeksport kenalan anda sebagai fail CSV yang boleh dibuka dalam Excel atau Google Sheets. Ini juga benar jika anda menggunakan alat seperti Mailchimp atau Contact Constant dan ingin memindahkan kenalan anda ke spreadsheet CRM.

Petua Pro: Jika anda sedang menggunakan salah satu alatan ini, kadang-kadang lebih mudah untuk melakukan langkah ini dahulu dan mengeksport kenalan anda ke fail CSV. Kemudian buka fail tersebut dalam Helaian Google atau Excel dan ubah suai hamparan yang dihasilkan untuk sepadan dengan format yang diterangkan di atas. Dengan cara itu, anda akan mempunyai maklumat hubungan yang ada dalam CRM anda dan kemudian anda boleh menambah dan mengalihkan lajur yang diperlukan.

6. Buat Automasi & Integrasi

Salah satu manfaat perisian spreadsheet adalah anda boleh menggunakannya untuk bukan sahaja menyimpan maklumat, tetapi juga untuk berinteraksi dengan data anda. Ini mengubah CRM anda dari senarai nama menjadi alat yang boleh anda gunakan untuk tetap berada di atas proses penjualan anda dan memenangi lebih banyak perniagaan baru.

Berikut adalah beberapa cara anda boleh menyediakan hamparan CRM anda untuk menjadikannya berfungsi untuk anda:

Tambah Pemformatan Bersyarat

Pemformatan bersyarat membolehkan anda membuat peraturan berdasarkan maklumat dalam sel. Sebagai contoh, anda boleh menetapkan satu aturan yang mengubah latar belakang sel merah jika tarikh dalam lajur "kenalan terakhir" lebih daripada empat minggu yang lalu, memberi amaran kepada anda bahawa anda perlu menjangkau petunjuk tersebut. Sebenarnya, kami telah menyediakan template contoh untuk melakukannya.

Pemformatan Bersyarat CRM Google Sheets

Walau bagaimanapun, jika anda ingin mengetahui cara melakukannya sendiri, ikuti langkah berikut:

Pilih sel, baris, atau lajur yang anda mahu formatkan. Untuk CRM anda, anda kemungkinan besar ingin memilih lajur, kerana semua maklumat dalam setiap lajur adalah jenis maklumat tertentu.
Klik kanan pada pilihan anda, atau klik pada menu "Format", dan pilih "Pemformatan Bersyarat."
Anda kemudian akan diberi senarai peraturan yang digunakan untuk pemilihan anda, serta pilihan untuk "Tambah Peraturan Baru."
Seterusnya, dalam medan yang dipanggil "memohon julat," anda harus melihat pilihan anda. Jika tidak, cukup tambah julat sel yang anda hendak tambahkan pemformatan.
Dalam bidang "Format Sel jika …", pilih syarat yang perlu dipenuhi untuk memformat. Ini mungkin berkaitan dengan tarikh atau nilai lain. Anda juga boleh menambah syarat untuk medan kosong, atau jika mengandungi jenis teks tertentu.
Akhir sekali, pilih pemformatan yang sepatutnya terpakai jika syarat yang anda gunakan dipenuhi. Anda mungkin menukar warna, fon, atau gaya dalam sel.

Gunakan Senarai Pengesahan Data

Satu lagi jenis automasi yang berguna ialah untuk menambah pengesahan data, yang bermaksud hanya jenis data tertentu yang boleh ditambah ke sel atau julat. Dalam templat contoh, kami telah menggunakan ciri ini dalam lajur "Jenis Kenalan" dan "Peringkat" untuk menghadkan maklumat ke senarai tertentu. Proses persediaan serupa dengan menambah pemformatan bersyarat dan membantu memastikan data CRM anda bersih dan teratur, sehingga anda dapat dengan mudah mengurutkan dan bertindak pada maklumat hubungan anda.

Google Sheets CRM Validation Data

Untuk menambah pengesahan data dalam Helaian Google, ikuti langkah-langkah berikut:

Pilih sel, baris, atau lajur yang anda mahu tambah pengesahan data. Sekali lagi, anda kemungkinan besar ingin memilih lajur, kerana semua maklumat dalam setiap lajur adalah jenis maklumat tertentu.
Klik kanan pada pilihan anda, atau klik pada menu "Data", dan pilih "Pengesahan Data."
Pemilihan yang anda pilih sepatutnya ditunjukkan dalam medan "Julat Sel". Jika tidak, anda boleh menambah secara manual.
Pilih jenis pengesahan yang anda ingin gunakan. Kami telah memilih "senarai item."
Masukkan senarai yang ingin anda gunakan untuk menu lungsur anda, dengan setiap istilah dipisahkan oleh koma.
Untuk memastikan bahawa hanya senarai istilah anda yang boleh digunakan, pilih pilihan "Tolak Input" dalam bidang "Pada Data Tidak Sah".
Simpan perubahan anda.

Mengintegrasikan dengan Alat Lain

Sebaik sahaja anda telah menyediakan CRM anda, anda boleh menggunakan alat automasi pihak ketiga untuk membantu anda menyimpan data CRM anda sehingga tarikh anda menjana petunjuk baru. Sebagai contoh, jika anda menggunakan alat penanda utama seperti Mailchimp, Zapier akan menghantar pelanggan baharu yang mengisi borang langganan anda di tapak web anda secara langsung ke spreadsheet anda sebagai baris baru. Zapier sebenarnya menjadikannya mudah, membolehkan anda memetakan medan terus dari borang ke medan yang sesuai dalam spreadsheet CRM anda.

Mailchimp ke Integrasi Lembaran Google dengan Zapier

7. Menjana Laporan

Menggunakan hamparan untuk CRM membolehkan anda menyimpan maklumat anda teratur dan membuat pelaporan asas menggunakan ciri yang telah disebutkan serta fungsi lain dalam Helaian Google atau Excel. Kini, kami akan membincangkan beberapa cara anda boleh menggunakan data anda untuk memudahkan proses jualan dengan memberi anda laporan dan pandangan ke dalam kenalan anda.

Isih mengikut Lajur

Data CRM anda boleh disusun mengikut lajur, yang membolehkan anda menyimpan data yang teratur mengikut sebarang ciri atau jenis maklumat hubungan. Sebagai contoh, anda boleh menyimpan tawaran dan kenalan anda dalam susunan abjad, mengikut nilai urus niaga, atau dalam urutan kenalan paling terkini. Untuk menyusun data, gerakkan kursor anda ke atas baris atas dan klik pada anak panah pilihan yang muncul. Tatal ke bawah menu dan pilih sama ada untuk menyusun lajur dalam urutan menaik atau menurun.

Pilihan Pengisihan CRM Google Sheets

Buat Penapis

Penapisan adalah alat yang sangat kuat yang membolehkan anda membuat pandangan individu berdasarkan keadaan atau nilai tertentu. Sebagai contoh, anda boleh membuat pandangan yang menunjukkan kepada anda petunjuk yang anda tidak disampaikan pada bulan lepas, atau pandangan yang menunjukkan anda semua mengurus lebih daripada $ 5,000 yang mempunyai kebarangkalian menutup sekurang-kurangnya 80%. Dengan menggunakan pandangan yang ditapis, anda boleh menghasilkan laporan yang memberi anda gambaran tentang kenalan anda yang boleh anda lakukan.

Sediakan penapis dengan memilih menu Data> Paparan Penapis> Buat paparan penapis yang baru. Anda kemudian boleh memilih lajur yang anda ingin penapis, dan bagaimana anda mahu menunjukkan data anda. Penapisan akan dikeluarkan daripada melihat sebarang rekod yang tidak sepadan dengan syarat yang telah anda tetapkan.

Menggunakan Paparan Penapis dalam CRM Helaian Google

Soalan Lazim (Soalan Lazim)

Alat Spreadsheet Yang Perlu Saya Gunakan?

Spreadsheet khusus yang terbaik untuk perniagaan anda bergantung kepada beberapa faktor. Jika perkongsian dan kerjasama masa nyata adalah yang paling penting, Google Sheets adalah pilihan terbaik. Jika keserasian PC dan ciri produktiviti canggih yang paling penting, Microsoft Excel adalah pilihan terbaik.

Bilakah saya harus Pindah ke CRM?

Keputusan untuk mengambil terjun dan mendaftar untuk CRM lengkap bergantung kepada banyak faktor. Walau bagaimanapun, secara umumnya, jika anda menguruskan lebih daripada 50 kenalan atau lebih daripada lima transaksi pada satu masa, mungkin masuk akal untuk mula melihat perisian khusus CRM.

Apakah Perbezaan Antara Perisian Spreadsheet & Pangkalan Data?

Spreadsheet adalah koleksi rekod yang dianjurkan dalam baris dan lajur sel yang boleh diisih dan ditapis. Di samping itu, spreadsheet membolehkan pengiraan dan pemformatan lain untuk digunakan sama ada sel tunggal atau pelbagai sel. Perisian pangkalan data juga menyimpan koleksi maklumat, tetapi perbezaan utama adalah bahawa ia adalah hubungan (bermaksud bahawa anda boleh menyambungkan jenis data yang berbeza untuk mewujudkan hubungan di antara mereka).

Sebagai contoh, anda boleh mempunyai kenalan dalam pangkalan data anda, dan menyambungkan rekod itu ke peluang jualan atau akaun. Pangkalan data menjejaki hubungan dan menyimpan data yang bersambung di belakang tabir. Spreadsheets membolehkan beberapa keupayaan untuk menyambungkan sel dan helaian, tetapi mereka terhad dalam keupayaannya untuk mewujudkan hubungan antara jenis rekod yang berbeza.

Bottom Line: Google Sheets sebagai CRM

Untuk perniagaan yang ingin mengawal kenalan mereka dan menutup lebih banyak perniagaan, mewujudkan CRM dalam hamparan boleh membantu memperkemas usaha komunikasi jualan mereka. Walaupun perisian spreadsheet seperti Google Sheets tidak mempunyai ciri-ciri canggih yang terdapat dalam perisian CRM yang berdedikasi, ia boleh menjadi cara yang murah, tanpa bawaan untuk beralih dari peti masuk dan ke arah proses penjualan yang lebih produktif.

Bagi perniagaan yang sedia untuk melompat ke perisian CRM yang berdedikasi, kami mencadangkan Freshsales, kerana ia menawarkan pengurusan kenalan dan transaksi, penjejakan e-mel, panggilan dalam aplikasi, dan ciri pemarkahan utama untuk serendah $ 12 setiap pengguna sebulan. Terdapat juga pelan pengurusan hubungan percuma. Lawati laman web mereka hari ini untuk memulakan percubaan selama 14 hari atau mendaftar untuk pelan bercambah percuma selama-lamanya

Lawati Freshsales