Selamat datang ke kursus latihan FitSmallBusiness QuickBooks Online. Dalam pelajaran ini, kami akan membincangkan bagaimana untuk menyediakan Tetapan Lanjutan dalam QuickBooks Online. Tetapan ini mempengaruhi apa yang muncul pada laporan kewangan anda, termasuk penyata keuntungan & kerugian, lembaran imbangan dan penyata aliran tunai.
Anda boleh mengikuti di dalam akaun QuickBooks Online anda sendiri. Sekiranya anda belum memilikinya, mendaftar untuk percubaan 30 hari percuma dan ikuti di bawah. Untuk menyelesaikan pelajaran ini, anda boleh menonton video di bawah, membaca arahan langkah demi langkah, atau buat kedua-duanya. Mari kita mulakan.
Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai menguruskan pendapatan, perbelanjaan dan pelaporan dalam QuickBooks, muat turun tutorial QuickBooks 39-kursus percuma di sini.
Muat turun Kursus Pantas Percuma Kami
Mengapa Pengaturan Syarikat Lanjutan dalam QuickBooks Penting
Tetapan syarikat lanjutan di QuickBooks adalah penting kerana kebanyakan dari apa yang digunakan di sini sebagai tetapan lalai untuk laporan kewangan anda, termasuk penyata keuntungan dan kerugian, lembaran imbangan dan penyata aliran tunai. Terdapat juga ciri-ciri di sini yang menentukan bagaimana kredit pelanggan digunakan dan bagaimana anda mahu QuickBooks menguruskan pembayaran bil.
Jika anda tidak menetapkan kawasan ini, maka laporan anda dijalankan menggunakan maklumat lalai untuk tahun fiskal, kaedah perakaunan - seperti wang tunai atau akruan - dan carta akaun. Jika tetapan lalai ini tidak sepadan dengan maklumat perniagaan anda yang sebenarnya, maka boleh menyebabkan laporan kewangan yang salah. Sebaliknya, ini boleh memberi kesan kepada pulangan cukai anda, keupayaan untuk mendapatkan pinjaman perniagaan, dan banyak lagi.
Ini adalah salah satu bidang yang anda tidak mahu melangkau dalam latihan QuickBooks Online kami.
5 Langkah Menetapkan Pengaturan Lanjutan dalam QuickBooks Online
Terdapat lima langkah yang perlu anda selesaikan untuk menyesuaikan tetapan lanjutan dalam QuickBooks Online. Selepas log masuk, anda menavigasi ke bahagian Akaun dan Tetapan, dan di situlah anda mencari pilihan Tetapan Lanjutan.
Lima langkah asas untuk menetapkan tetapan lanjutan dalam QuickBooks Online adalah:
- Masuk ke dalam Akaun Online QuickBooks anda
- Klik pada ikon Gear
- Klik pada Akaun dan Tetapan
- Klik pada Tab Lanjutan, yang merupakan tab terakhir yang disenaraikan di sebelah kiri
- Klik ikon pensel untuk mengedit atau mengaktifkan salah satu daripada sembilan ciri lanjutan yang tersedia
Ciri-ciri Yang dalam QuickBooks Online Adakah Termasuk dalam Tetapan Lanjutan
Bagaimana untuk menyediakan tetapan Advanced dalam QuickBooks Online.
Disenaraikan di bawah adalah sembilan ciri yang boleh anda aktifkan di bahagian Tetapan Lanjutan dari QuickBooks Online.
1. Pilih Kaedah Perakaunan & Tahun Fiskal Anda
Dalam bahagian kaedah perakaunan, anda memilih tahun fiskal untuk perniagaan anda. Pada umumnya, kebanyakan perniagaan menggunakan tahun kalendar, 1 Januari hingga 31 Disember. Walau bagaimanapun, jika perniagaan anda menggunakan tahun fiskal yang berbeza, maka anda akan perhatikan di sini.
Anda juga perlu memilih kaedah perakaunan yang anda gunakan, iaitu sama ada wang tunai atau akruan. Kebanyakan perniagaan kecil menggunakan kaedah tunai. Jika anda tidak pasti kaedah mana yang anda gunakan, rujuk kepada pulangan cukai anda atau hubungi profesional cukai anda.
2. Pilih Jenis Syarikat Anda
Di bahagian entiti perniagaan, anda perlu memilih bagaimana syarikat anda dianjurkan. Maklumat ini digunakan di mana-mana borang cukai yang anda cetak terus dari QuickBooks seperti W-2s, 1099s, dan borang gaji gaji 940 dan 941.
Jenis syarikat yang perlu anda pilih dari dalam tetapan lanjutan dalam QuickBooks adalah:
- Pemilik tunggal: Perniagaan dengan pemilik yang memfailkan Borang 1040 dan Jadual C
- Perkongsian: Perniagaan dengan dua atau lebih pemilik, yang memfailkan cukai menggunakan Borang IRS 1065
- Perbadanan S: Sebuah perbadanan perniagaan kecil dengan dua atau lebih pemilik yang memfailkan cukai menggunakan IRS Form 1120-S
- Cperbadanan: Sebuah syarikat perniagaan sederhana hingga dua atau lebih pemegang saham
- Perbadanan liabiliti terhad: Perniagaan dengan satu atau lebih pemilik yang asetnya dilindungi dari liabiliti dan kewajipan perniagaan
- Bukan keuntungan: Tidak seperti perniagaan yang terbentuk untuk membuat keuntungan, organisasi bukan untung dibentuk untuk memberi manfaat kepada orang ramai
Contoh: Paul memfailkan Jadual C dengan pulangan cukai, jadi dia adalah pemilik tunggal.
3. Peribadikan Carta Akaun anda
Carta akaun adalah senarai akaun yang digunakan untuk mengkategorikan pendapatan dan perbelanjaan perniagaan. Berdasarkan industri yang anda pilih semasa anda membuat akaun QuickBooks Online anda, QuickBooks menyediakan anda carta standard senarai akaun. Anda boleh menyesuaikan senarai itu dengan menghidupkan ciri yang membolehkan anda memberikan nombor akaun ke akaun pendapatan dan perbelanjaan, menangkap diskaun, dan menjejaki tip yang dibayar kepada pekerja.
Disenaraikan di bawah adalah tiga cara anda boleh menyesuaikan carta akaun anda dalam QuickBooks Online:
- Nombor akaun: Ciri ini membolehkan anda memberikan nombor akaun kepada semua akaun anda; kebanyakan akauntan cenderung menggunakan ciri ini, tetapi ia tidak biasa digunakan oleh bukan akauntan; melainkan jika anda telah diberikan carta akaun yang akauntan anda mahu anda gunakan, saya mengesyorkan supaya anda meninggalkan ciri ini
- Akaun diskaun: Dalam pelajaran Online QuickBooks kami mengenai cara menyediakan invois, resit jualan, dan anggaran, dalam kami berjalan melalui cara menghidupkan ciri diskaun; jika anda mengaktifkan ciri ini, maka anda ingin memastikan anda memberikan akaun diskaun di sini; jika anda tidak menyediakan akaun diskaun, anda boleh melakukannya dari skrin ini.
- Petua akaun: Jika anda mempunyai perniagaan yang membolehkan pekerja menerima petua, anda boleh membuat akaun berasingan untuk mengesan petua yang dibayar kepada pekerja
4. Buat Kategori untuk Benarkan Laporan Terperinci
Sekiranya anda memerlukan pelaporan terperinci yang membolehkan anda menjalankan laporan oleh jabatan, barisan produk, atau lokasi, anda ingin menghidupkan ciri kategori. Anda boleh membuat kelas untuk menjejaki mengikut lini produk atau jabatan, dan anda boleh menghidupkan lokasi untuk dijejaki oleh kedai atau rantau.
Disenaraikan di bawah adalah dua cara anda boleh membuat dan menjejaki kategori dalam QuickBooks Online:
- Kelas trek: Penjejakan kelas membolehkan anda mengkategorikan pendapatan dan perbelanjaan oleh jabatan atau barisan produk; sebaik sahaja anda menghidupkan ciri ini, ia menambah medan kelas kepada semua bentuk jualan dan perbelanjaan
- Jejaki lokasi: Penjejakan lokasi membolehkan anda mengkategorikan pendapatan dan perbelanjaan mengikut lokasi seperti kedai atau rantau jualan; sebaik sahaja anda menghidupkan ciri ini, ia menambah medan lokasi kepada semua bentuk jualan dan perbelanjaan
5. Mengaudit Tugas-Tugas tertentu dalam QuickBooks Online
Bahagian automasi membolehkan anda mengaktifkan ciri yang membantu menjimatkan masa apabila anda memasukkan data ke dalam QuickBooks. Secara automatik membuat persediaan bidang, menyalin maklumat dari anggaran ke invois, dan menerapkan pembayaran yang diterima dari pelanggan secara automatik adalah beberapa ciri yang anda boleh aktifkan dalam bahagian ini.
Berikut ialah senarai tugas yang boleh anda automasikan dalam QuickBooks Online.
Borang Susunan dengan Kandungan Dimasukkan sebelumnya
Ciri-ciri bentuk prefill melengkapkan bidang pada sebarang bentuk dalam QuickBooks secara automatik berdasarkan urus niaga terakhir yang disimpan untuk pelanggan, vendor, atau pekerja tersebut.
PERKATAAN PERHATIAN: Walaupun ciri ini mungkin menjimatkan beberapa ketukan kekunci, pastikan bahawa maklumat yang disalin adalah betul. Sebagai contoh, jika tarikh atau jumlah invois berbeza dari transaksi terakhir, anda perlu mengemas kini medan dengan maklumat yang betul.
Contoh: Dalam perniagaan Paul, masa adalah wang. Jika dia boleh menyimpan walaupun beberapa minit di sana sini, ia berbaloi. Dia akan membenarkan QuickBooks untuk mengisi borang-borangnya supaya semua yang perlu dia lakukan adalah membuat perubahan hanya pada bidang yang berbeza.
Memohon Kredit Secara Automatik
Ciri kredit yang digunakan secara automatik menggunakan kredit secara automatik ke invois seterusnya yang anda buat untuk pelanggan yang sama. Sebagai contoh, jika anda menjual pelanggan dengan sesuatu, maka anda perlu membuat memo kredit dalam QuickBooks untuk pelanggan tersebut.
Dengan menjadikan ciri ini pada, QuickBooks menggunakan kredit secara automatik pada invois seterusnya yang anda buat untuk pelanggan itu sehingga jumlah yang mereka berhutang dikurangkan dengan kredit yang digunakan. Sekiranya anda tidak mematikan ciri ini, anda perlu memohon sebarang kredit cemerlang kepada invois pelanggan secara manual.
Salin Anggaran kepada Invois
Dengan klik butang, perkiraan salinan untuk ciri invois membolehkan anda membuat invois dengan cepat dengan menyalin item dari anggaran yang pelanggan anda telah diluluskan. Menghidupkan ciri ini bernilai ketukan kekunci yang menjimatkan anda.
Contoh: Mengaktifkan ciri ini menjimatkan masa Paul kerana sekali pelanggannya meluluskan anggarannya, dia boleh masuk ke QuickBooks dan membuat invois dengan hanya klik butang. QuickBooks menyalin maklumat dari anggarannya kepada invois.
Sapukan Bil Pembayaran Secara Automatik
Tetapan ini menggunakan pembayaran anda secara automatik kepada bil lama yang telah anda masukkan ke QuickBooks untuk vendor. Sebagai contoh, apabila anda membuat pembayaran untuk vendor, anda biasanya ingin membayar bil tertua terlebih dahulu. Dengan menjadikan ciri ini di atas, QuickBooks menggunakan pembayaran anda untuk bil secara automatik mengikut susunannya. Ini memastikan bahawa bil anda dibayar mengikut tarikh yang sepatutnya.
6. Buat Projek
Jika anda biasanya bekerja berdasarkan projek, anda boleh menjejaki semua pendapatan, perbelanjaan, dan timeheets mengikut projek apabila anda mengaktifkan ciri ini.
Contoh: Paul biasanya bekerja pada pelbagai projek untuk pelanggan tunggal. Pada akhir setiap projek, beliau ingin menjalankan laporan untuk melihat semua pendapatan dan perbelanjaan untuk sesuatu projek supaya dia dapat menentukan sama ada projek itu menguntungkan.
7. Hidupkan Penjejakan Masa untuk Menginap di atas Waktu Kontraktor
Sekiranya anda menyewa kontraktor, maka ciri penjejalan masa itu mungkin sesuatu yang anda mahu sediakan. Ia membolehkan anda dengan mudah menguruskan jam yang mereka kerjakan dan menjadikannya mudah untuk mengembalikan pelanggan anda untuk kerja tersebut jika perlu.
Contoh: Paulus bil pelanggan pada jam itu, jadi ciri ini membantunya untuk dengan mudah menagih pelanggannya untuk waktu yang tepat apabila kerja selesai.
8. Hidupkan Multicurrency untuk Invois dan Bayar dalam Mata Wang Asing
Dengan mengaktifkan ciri berbilang mata wang, anda boleh menjimatkan pelanggan dalam mata wang asli mereka, membayar pembekal vendor yang berada di luar Amerika Syarikat dan menjejaki semua aktiviti perbankan dalam berbilang mata wang. QuickBooks melakukan semua perhitungan kadar pertukaran untuk Anda, termasuk menukar laporan kewangan Anda ke dalam dolar A.S..
9. Pilih Pilihan Lain
Bahagian pilihan lain membolehkan anda mengubah ciri umum dalam tetapan syarikat QuickBooks Online. Ini termasuk format tarikh dan nombor dan sama ada anda mahu sistem memberitahu anda tentang nombor transaksi pendua seperti nombor cek dan nombor invois.
Disenaraikan di bawah adalah keutamaan lain yang boleh anda sediakan dalam QuickBooks Online:
- Format tarikh: Ciri ini membolehkan anda memilih format yang anda mahukan semua bidang tarikh dalam QuickBooks menjadi seperti mm / dd / yyyy
- Format nombor: Ciri ini membolehkan anda memilih format yang anda mahukan semua medan nombor dalam QuickBooks menjadi seperti 123,456.00
- Amaran jika nombor cek duplikat digunakan: Dengan memutarkan ciri ini, QuickBooks memberi amaran kepada anda jika cek # yang telah digunakan sebelum ini dimasukkan semula
- Amaran jika nombor bil pendua digunakan: Dengan mengubah ciri ini, QuickBooks memberi amaran kepada anda jika anda memasukkan bil penjual atau nombor invois yang sebelum ini dimasukkan ke dalam QuickBooks; Saya cadangkan anda mengaktifkan ciri ini untuk melindungi daripada membayar penjual dua kali untuk kerja yang sama
- Log keluar saya jika tidak aktif: Anda boleh menetapkan ciri ini supaya QuickBooks log anda secara automatik; lalai ditetapkan kepada satu jam, tetapi anda boleh meningkatkan sehingga tiga jam
Wrap Up
Itu membungkus pelajaran mengenai bagaimana untuk menetapkan tetapan lanjutan. Pelajaran seterusnya dalam kursus latihan QuickBooks Online kami ialah Cara Urus Transaksi Bank ke dalam QuickBooks. Dalam pelajaran ini, kami membimbing anda melalui cara menyambungkan akaun bank anda ke QuickBooks.
