Pekerja A.S. membelanjakan, secara purata, kira-kira satu perempat masa kerja mereka membaca dan menjawab e-mel. Tetapi walaupun begitu, ramai profesional masih tidak tahu cara menggunakan komunikasi e-mel dengan betul.
Untuk menghalang anda daripada membangunkan tabiat email yang lemah, kami meminta 31 profesional terbaik untuk berkongsi tips etika e-mel terbaik mereka. Ini akan membantu anda meningkatkan komunikasi dalam talian harian anda untuk memastikan anda mendapat hasil terbaik untuk syarikat anda.
Berikut adalah petua etika e-mel perniagaan teratas dari pro:
1. Tenang
George Barse, Jurulatih, Latihan Sasaran
Menghantar e-mel marah atau emosi bukan idea yang baik. Orang kadang-kadang biarkan emosi mereka mendapat yang terbaik daripada mereka dan menulis e-mel dengan pelbagai tanda baca dan huruf semua-modal untuk menunjukkan bagaimana kecewa mereka. Cuba tenang dahulu. Melakukan ini boleh membantu anda mengelakkan menghantar e-mel yang anda akan menyesal.
2. Gunakan Tanda Tangan dengan Butiran Kenalan di Semua Masa
Pete Solano, Ketua Pegawai Keselamatan Maklumat, ROX Systems Inc.
Sertakan tanda tangan penuh dengan maklumat hubungan yang sesuai di kedua-dua E-mel BARU DAN EMAIL-REPLY. Sesetengah pelanggan dan wakil jualan sama ada tidak mempunyai tandatangan semasa menghantar e-mel baru atau ketika menjawab e-mel mereka tidak mempunyai tandatangan. Semak ini 25 Contoh Tanda Tangan E-mel untuk inspirasi.
3. Sesuaikan Nada Anda untuk Hubungan Anda Dengan Penerima
Ollie Smith, Ketua Pegawai Eksekutif, ExpertSure
Adalah penting untuk memahami siapa yang anda sedang bercakap dan mengukur tahap hubungan anda supaya anda dapat mengubah nada anda ketika hubungan itu berlangsung. Satu kajian terkenal menunjukkan bagaimana pun eksekutif peringkat teratas C hanya mempunyai peluang untuk menafsirkan dengan betul emosi di sebalik e-mel. Seolah-olah tidak profesional kerana ia mungkin untuk eksekutif peringkat tertinggi untuk menggunakannya, emojis dan GIF berada di bahagian atas timbunan semasa bercakap dengan kakitangan sekarang. Apa yang anda fikir semakin banyak motivasi: "Kerja yang baik, simpanlah itu." Atau "Ini secara harfiah saya rasa tentang anda sekarang." Walau bagaimanapun, e-mel yang terakhir itu tidak sesuai untuk kenalan pertama anda dengan pembekal B2B. Ia benar-benar datang kepada keupayaan anda untuk membaca keadaan dan menyesuaikan dengan cepat.
4. Buat E-mel Anda Signature Look Professional
Volodymyr Zastavnyy, Ketua Pegawai Eksekutif, NEWOLDSTAMP
Walaupun tanda tangan "Dihantar dari iPhone saya" kadangkala mungkin berfungsi sebagai alasan untuk kesilapan tipikal, dalam kebanyakan kes e-mel perniagaan anda harus mengandungi tanda masuk profesional. Tandatangan e-mel perniagaan yang berkesan termasuk nama dan kedudukan anda, maklumat hubungan, logo kepala anda atau syarikat anda, pautan ke laman web anda dan ikon media sosial. Anda juga boleh menambah spanduk promosi untuk menyokong aktiviti pemasaran anda yang berterusan. Tandatangan e-mel perniagaan anda bukanlah CV anda. Cuba simpannya sederhana dan minimalis termasuk hanya maklumat yang paling penting untuk kedua-dua tujuan perniagaan dan komunikasi anda. Jangan gunakan gaya, saiz, dan warna fon yang berlebihan - kerana ini membuatkan perniagaan anda kelihatan tidak konsisten.
5. Jejaki E-mel dan Balas Lebih Pantas Dengan CRM
Maggie Aland, Editor, Fit Small Business
Bukankah lebih baik jika anda tahu apabila seseorang membuka e-mel anda dan mengklik pautan yang anda hantar? Freshsales adalah CRM yang membantu anda mengesan semua maklumat tentang prospek, termasuk di mana mereka berada dalam proses penjualan dan setiap e-mel yang dikirim dan diterima. Anda mendapat notifikasi segera apabila e-mel dibaca dan jika kenalan anda mengklik pada mana-mana pautan supaya anda boleh susulan lebih cepat. Jualan segar juga menawarkan template e-mel yang disesuaikan, penjadualan e-mel, dan e-mel pukal peribadi. Klik di sini untuk percubaan 30 hari percuma.
6. Menamatkan E-mel Dengan 'Adakah itu membantu?'
Nathan Kontny, Ketua Pegawai Eksekutif, Highrise
Ini terutamanya untuk e-mel kepada pelanggan / petunjuk yang memerlukan sokongan pelanggan. Terlalu banyak e-mel sokongan yang berakhir dengan tiba-tiba dan membuat pelanggan merasa seperti mereka mengganggu syarikat mereka menghantar e-mel. Dengan bertanya seperti 'Adakah itu membantu?', Anda membiarkan pelanggan anda mengetahui anda mengambil berat untuk memastikan isu mereka benar-benar diselesaikan atau mereka mendapat peluang untuk terus berbual melalui e-mel sehingga ia.
7. Gunakan Alat Dalam Talian untuk Tatabahasa dan Penjejakan Sempurna
Bart Turczynski, Editor, Uptowork Laman Web Nasihat Kerjaya
Sebagai editor, saya ketakutan bahawa saya mungkin menghantar e-mel yang ditulis dengan tipo. Saya tidak fikir apa yang dikatakan gaya dan tatabahasa yang buruk tentang saya dan kecekapan profesional saya. Saya menggunakan Grammarly untuk membuktikan korespondensi saya. Saya mungkin mencari frasa tertentu dalam Writefull juga. Akhir sekali, apabila berkomunikasi dengan penceramah bahasa Inggeris yang bukan asli, saya mungkin mengimbas mesej dalam aplikasi Hemingway. Saya tidak mahu bimbang tentang mengingati apabila saya perlu susulan, jadi saya menggunakan Mixmax untuk mengesan e-mel saya dan menetapkan peringatan automatik dan manual. Mengikuti perkara-perkara dan bukannya salah fikiran. Kepada sesetengah penerima, tidak mengikutinya menunjukkan bahawa anda tidak serius tentang idea anda di tempat pertama.
8. Format E-mel Dahulu dengan betul
Ari Banayan, Pengarang, Sarang Benda
Ambil kesempatan untuk memformat e-mel anda menggunakan huruf tebal, huruf miring, dan menggaris bawah apabila mengarang e-mel yang panjang. Ada kalanya kita perlu menghantar e-mel yang panjang bersama-sama dengan mata yang sangat penting. Menggunakan ketiga-tiga gaya ini boleh membantu membuat e-mel anda lebih mudah dihadam dan akan menunjukkan ayat-ayat utama kepada pembaca bahawa mereka tidak boleh terlepas pandang. E-mel yang panjang juga boleh menjadi lebih mudah dihadam dengan mata peluru!
9. Gunakan Bendera Keutamaan Dengan Budi
Meghan Casserly, Staf, Forbes
Hanya gunakan bendera keutamaan yang tinggi apabila perlu. Menggunakannya terlalu banyak akhirnya akan mempunyai kesan yang bertentangan kerana penerima akan berfikir anda sentiasa menandakan e-mel anda sebagai keutamaan walaupun ia tidak. Sekiranya bendera anda tidak ada, anda boleh menjejaskan pelanggan, rakan sekerja, atau mana-mana orang yang anda berurusan dengan.
10. Membongkar segala-galanya
Patricia Simpson, Pengarah, University of Illinois di Urbana-Champaign
Periksa mesej anda untuk kesilapan konteks yang tidak dapat ditangkap oleh ejaan ejaan. Baca semula mesej anda sebelum menghantarnya … semakan ejaan tidak menangkap segala-galanya!
11. Gunakan Salutasi Profesional
Ty McLaughlin, CFO, OnceLogix
Menggunakan "Hey," "Yo," atau "Hiya" tidak profesional, tidak kira seberapa baik anda mengetahui penerima. Guna "Hi" atau "Hello" sebaliknya. Untuk menjadi lebih formal, gunakan "Dear (masukkan nama"). "Menggunakan nama orang dalam salam -" Hello Robert "- agak sesuai, tetapi jangan lupa memendekkan nama seseorang kecuali anda diberi kebenaran untuk berbuat demikian.
12. Elakkan Menggunakan Imej Latar Belakang
Robin Schwartz, Rakan Urusan, Pekerjaan MFG
Jangan gunakan imej latar belakang atau alat tulis. Sesetengah pelanggan e-mel seperti Outlook membolehkan anda memohon latar belakang untuk mesej keluar anda. Ini harus dielakkan kerana imej atau pegun boleh mengambil banyak ruang semasa menghantar e-mel. Selain itu, apabila seseorang cuba membalas e-mel anda, latar belakang diterapkan secara automatik. Alat tulis dengan rama-rama dan latar belakang warna biru kegemaran anda tidak dimaksudkan untuk e-mel perniagaan anda. Simpan font yang boleh dibaca dan dalam warna yang tidak memejamkan mata.
13. Pastikan Laluan Subjek anda adalah Relevan & Deskriptif
Veronique Deblois, Blogger Makanan, Makanan dan Anggur Chickie
Ini nampak benar-benar asas tetapi termasuk garis subjek e-mel yang relevan adalah kritikal. Dengan jumlah e-mel yang kami terima setiap hari, dapat menguraikan dengan cepat mana e-mel yang menekan adalah kunci.
14. Buat Langkah Seterusnya Jelas untuk Penerima E-mel Anda
Dr. Melissa Gratias, Naib Presiden, Latihan Sandler
Sering kali, tujuan atau hasil yang dijangkakan dari e-mel tidak jelas. Untuk memastikan seseorang yang menerima e-mel saya mengetahui dengan tepat apa yang perlu dilakukan, saya meletakkan kata-kata Aksi yang Diminta: dengan berani dan ikuti dengan itu, anda meneka, tindakan yang saya minta pembaca lakukan. Ia menangkap mata, menghalang saya daripada menyalin orang yang tidak mempunyai tindakan untuk melaksanakan, dan menjana hasil, dan bukan hanya membalas e-mel saya.
15. Sentiasa Alamat Penerima Oleh Nama Akhirnya
Maryanne Parker, Pengasas, Manor of Manners, Intl
Orang itu akan memberitahu anda bagaimana untuk menangani mereka dalam e-mel seterusnya. Jika e-mel ditandatangani dengan nama pertama dan terakhir, maka anda harus terus mengalamatkan orang tersebut dengan nama terakhir. Jika ia ditandatangani hanya dengan nama pertama, maka anda mempunyai lampu hijau untuk menangani individu dengan nama pertama mereka.
16. Meraikan Templat untuk Penyesuaian
Alex Brown, Pengurus Pemasaran Digital, ProjectManager.com
Apabila menghantar e-mel kepada rakan sekerja atau prospek, jangan takut menggunakan templat. Alat seperti BuzzStream, Boomerang, dan lain-lain membolehkan penggunaan templat disesuaikan dan menjejak ketika melakukan kempen pemasaran email. Ia boleh memakan masa yang lama untuk menghasilkan emel asal jika anda mempunyai banyak prospek untuk menjangkau. Saya telah menemui templat yang membolehkan penyesuaian unik biasanya lebih berjaya daripada e-mel yang dibuat secara individu. Mencipta templat untuk situasi yang berbeza, sama ada anda menghantar e-mel kepada rakan sekerja, pasukan jualan anda, atau prospek memastikan semua maklumat penting hadir dalam e-mel dan dalam perintah yang berfungsi.
17. Simpan E-mel Anda Clear & Concise
Nate Masterson, Pengurus Pemasaran, Maple Holistics
Apabila ia datang untuk menghantar e-mel profesional, penting untuk diingati bahawa anda perlu menjadi jelas dan ringkas. Anda mahu perkara anda dapat melihat dengan mudah dan mengambil sedikit masa untuk membaca yang mungkin. Gunakan senarai bernombor atau representasi visual data untuk menjadikan maklumat tersebut dapat dilihat dan mudah difahami. Membelanjakan sedikit masa pada Photoshop atau Excel - atau mempunyai pereka grafik dalaman anda berfungsi pada beberapa imej yang disediakan - boleh menjadikan proses ini lebih mudah. Penting untuk diingat bahawa dalam banyak kes, e-mel yang anda hantar akan menjadi titik sentuhan pertama yang pelanggan atau pelanggan mungkin mempunyai dengan perniagaan anda.
18. Beri Pilihan Pelbagai Pelbagai Apabila Menetapkan Mesyuarat
Crystal L. Bailey, Pengarah, Institut Etiquette Washington
Matlamat saya apabila menyediakan masa untuk panggilan dan mesyuarat adalah untuk mengurangkan belakang dan sebagainya. Dengan menawarkan tingkap masa konkrit, saya mendapati bahawa saya sering dapat menyempitkan masa dalam 1-2 e-mel dan bukannya 5-6.
19. Gunakan Salin Karbon Buta (BCC) Untuk Membuat E-mel Anda Muncul Lebih Peribadi
Carol Kaemmerer, Jurulatih LinkedIn Eksekutif, Kaemmerer Group LLC
Hujung e-mel perniagaan kegemaran saya sering menggunakan salinan karbon buta (BCC). Sebagai contoh, jika saya mahu menghantar artikel kepada beberapa orang yang tidak berkaitan, tidak perlu mereka mengetahui siapa yang menerimanya. Nampaknya lebih peribadi jika nama penerima adalah satu-satunya yang muncul daripada jika 20 orang ditunjukkan dalam senarai Ke. Juga, jika anda menghantar sesuatu kepada orang yang tidak berkaitan, ia dianggap tidak sopan untuk mendedahkan alamat e-mel mereka kepada orang yang mereka tidak tahu. Sudah tentu, ada kalanya penting untuk menunjukkan bahawa anda telah menghantar e-mel kepada semua orang dalam kumpulan kerja atau pasukan, jadi penggunaan bcc tidak sesuai dalam setiap contoh.
20. Balas dengan cepat
Jenni Harris, Pengurus Industri Serantau, EDPNC
Sekutu perniagaan memberitahu saya beberapa tahun lalu bahawa saya harus selalu membalas e-mel dalam masa 24 jam, tidak kira apa. Sekalipun saya tidak tahu jawapan kepada soalan yang diajukan dalam e-mel, walaupun saya berada di tengah-tengah masa tamat projek, adalah sopan untuk menghantar respons mudah untuk mengatakan bahawa saya menerima e-mel mereka dan akan bertindak balas sesaat.
Ini melakukan dua perkara. Pertama, ia membolehkan pelanggan / pelanggan / pengirim tahu bahawa mereka penting kepada saya dan saya tidak mengabaikan mereka dengan tidak bertindak balas sehingga beberapa hari kemudian. Kedua, ia memberikan saya masa tambahan untuk mencari maklumat yang diminta.
21. Memperkenalkan diri dengan betul
Sharon Schweitzer, Pakar & Pengasas Etika Perniagaan Antarabangsa, Akses kepada Budaya
Dalam budaya langsung seperti A.S., amalan terbaik adalah untuk pengirim memperkenalkan diri mereka dengan nama pertama dan terakhir dengan beberapa maklumat latar belakang dalam beberapa baris pertama. Sebagai contoh, "Dear Ms. Mandell: Nama saya Sharon Schweitzer, pengasas Access to Culture; Saya telah dirujuk kepada anda oleh … "atau" Nama saya Sharon Schweitzer dan saya seorang Pakar Perniagaan Antarabangsa menulis kepada anda tentang … "Ini amat penting apabila memperkenalkan diri kepada kenalan baru, bakal pelanggan, pelanggan, dan majikan yang ingin tahu bagaimana anda menerima maklumat hubungan mereka.
22. Selepas Mesyuarat Dengan Pelanggan, Kirimkan Mereka E-mel "Terima Kasih" ASAP
Marina Byezhanova, Penamafar, Pronexia
Selepas bertemu dengan calon pelanggan atau pelanggan yang sedia ada, saya menghantar e-mel terima kasih kepada mereka sebelum saya meninggalkan tempat letak kereta! Terima kasih kepada teknologi zaman moden, saya tidak perlu menunggu untuk kembali ke pejabat di mana saya terikat untuk terganggu dengan keutamaan lain. Saya juga mahu mengalahkan mereka untuk menonjolkan masa mereka. Apabila kenalan saya menerima nota singkat saya, namun sangat mengagumkan dengan berterima kasih kepada mereka untuk masa mereka dan merujuk kepada beberapa mata yang kita sentuh semasa perbincangan kita, mereka kagum setiap kali. Saya menggalakkan anda mencuba, dan anda akan mendapat faedah segera!
23. Berikan pelanggan pilihan untuk Memilih Keluar
Sophia Lemon, Pemilik, Fotografi untuk Orang-orang yang Menyenangkan
Petua saya adalah untuk pemilik perniagaan yang menggunakan platform seperti MailChimp untuk menguruskan senarai e-mel. Adalah sangat penting bahawa anda memberikan pilihan anda untuk memilih seberapa sering mereka menerima e-mel daripada anda. Sebagai contoh, senarai saya mempunyai pilihan untuk menerima e-mel mingguan, bulanan, untuk majlis-majlis khas, dan untuk acara dan peraduan khas. Para pelanggan mestilah mempunyai pilihan untuk tidak ikut serta daripada e-mel sama sekali. Membenarkan senarai anda untuk menyatukan diri akan mengurangkan langganan langganan.
24. Beri E-mel Anda Peribadi Peribadi
Clayton Coombs, Marketer, The Advocates
Apabila menghantar e-mel kepada bakal pelanggan, sangat penting untuk menangani individu secara professional tetapi juga peribadi. Alamat individu mengikut nama. Tambah soalan dalam e-mel anda yang akan membantu anda mengenali individu ini, tetapi elakkan pertanyaan stereotip yang menyerupai sesuatu yang akan ditanyakan oleh spam spam. Lakukan penyelidikan anda sebelum anda menghantar sebarang e-mel, terutamanya jika e-mel akan pelanggan sedia ada. Pastikan anda menyampaikannya kepada orang yang betul.
25. Dokumen Senarai dalam Barisan Subjek Anda
Tyler Stuckey, Copywriter & Perancang Media, Ainsley Shea
Syarikat kami mempunyai protokol yang disusun semula ketika datang ke baris subjek e-mel. Format ini sentiasa pelanggan diikuti dengan penghantaran atau subjek diikuti dengan versi dokumen. Selain itu, jika dokumen yang dilampirkan pada e-mel memerlukan penyuntingan salinan atau pemeriksaan, itu juga disertakan. Ia akhirnya kelihatan seperti ini:
Talian Subjek E-mel:
Bukti Client_Memorandum_V1_needs
Ini bukan sahaja meninggalkan ruang sifar untuk kekeliruan, tetapi juga menjadikannya mudah untuk mencari e-mel tertentu dalam peti masuk anda.
26. Elakkan Kelakuan Spam
Joshua Feinberg, Naib Presiden & Pengasas Bersama, SP Home Run
Jangan emel orang asing yang tidak mengharapkan untuk mendengar daripada anda. Terdapat empat huruf (spam) yang akan menjejaskan anda dan reputasi e-mel syarikat anda dengan orang jahat. Juga jangan membuat kesilapan semua anggapan bahawa sambungan LinkedIn anda memberi anda kebenaran untuk mengimport maklumat e-mel mereka ke dalam penyedia perkhidmatan e-mel (ESP) atau platform automasi pemasaran untuk e-mel massa.
27. Elakkan Letupan E-mel
Diane Elizabeth, Pengasas, Skincare Ox
Menembak beratus-ratus e-mel mungkin kelihatan seperti cara terbaik untuk dengan cepat melibatkan petunjuk yang berpotensi, tetapi kadang-kadang sentuhan peribadi berfungsi dengan lebih baik. Pertama sekali, pemimpin perniagaan menjadi lebih bijak dan mudah untuk melihat kempen e-mel massa dari satu batu jauhnya.
Malah kempen terbaik tidak mempunyai keaslian. Sebaliknya, cari prospek terbaik anda, mengkaji perniagaan dan keperluan mereka, dan menghantar e-mel peribadi dari satu manusia ke yang lain. Ia memerlukan masa dan perhatian tambahan, tetapi anda akan memperoleh kadar penukaran yang lebih tinggi dan hubungan rangkaian yang lebih kuat sebagai hasilnya.
28. Jangan Tekan "Balas Semua" Apabila Mesej Anda Tidak Terlampir kepada Semua
Monica Friel, Ketua Penganjur Eksekutif, Chaos to Order
Petua etiket e-mel kegemaran saya adalah sangat bijak apabila memukul "Balas Semua". Dalam perniagaan, amalan biasa untuk menyalin semua dan membalas semua pada setiap e-mel dengan itu memecah masuk peti masuk semua orang. Selektif tentang apa yang anda hantar dan katakan supaya tidak membuang masa dan produktiviti.
29. Belajar Penggunaan CC & BCC yang sesuai
Kristine Neil, Pemilik, Markon Jenama
Belajar CC dan BCC dan Gunakan Bertanggungjawab: Ia sentiasa sedikit menggosok apabila anda meluangkan masa untuk seseorang CC dan kemudian penerima e-mel hanya bertindak balas kepada pengirim asal, sekali lagi dan lagi. CC adalah tentang menjaga seseorang dalam mengetahui, ia seperti pemberitahuan menolak primitif untuk memberitahu anda bahawa orang sedang melakukan sesuatu yang perlu anda ketahui. Kecuali jelas bahawa anda boleh terus tanpa orang itu, teruskan CC itu. Begitu juga, BCC adalah alat yang berguna apabila menghantar e-mel kepada orang yang e-melnya anda ingin menyimpan rahsia. Ini bagus untuk menghantar e-mel senarai orang. Ia hebat … kecuali apabila ia tidak digunakan dan kemudian anda dan dua puluh tujuh orang yang anda tidak tahu, mempunyai e-mel dengan nama masing-masing di atasnya.
30. Menginap Formal
Paige NeJame, Pemilik Francais, Pelukis CertaPro dari South Shore dan Boston
Selalunya penting untuk kelihatan profesional, tetapi dalam perniagaan kontrak, sikap yang sangat profesional dalam e-mel menonjol dari kontraktor yang masih menulis petikan mereka di belakang sekeping kertas pengikat. E-mel adalah seperti acara sosial - lebih baik untuk menjadi terlalu formal daripada di bawah pakaian. Ini bermakna menggunakan huruf besar, tanda baca, dan tatabahasa yang baik (saya tidak dapat memberitahu anda berapa banyak "i" saya mendapat walaupun dalam surat sampul!).Ingat, jika anda benar-benar berteman dengan penerima, kemungkinan besar anda tidak akan menggunakan e-mel untuk bersesuaian dengan mereka di tempat pertama.
31. Jangan Menghina Pesaing Anda
Mel LLeras, Pemilik / Pereka Struktur, HoneyLove Architecture & Gardening
Salah satu peraturan utama saya: Jangan sekali-kali menghina sesiapa dalam e-mel. Bukan pesaing, bukan vendor yang tidak memenuhi harapan anda, dan tentunya bukan penerima e-mel.
Petua Bonus: Tanda Tangan E-mel adalah Alat Promosi Paling Tidak Digunakan
Rakan Jualan
Kami menghantar berpuluh-puluh e-mel setiap hari. ORANG mungkin menghantar ribuan. Kebanyakan orang kehilangan peluang untuk mendirikan hubungan mereka secara tidak langsung. Di sinilah tandatangan e-mel profesional diperlukan. Dalam penerangan ringkas 3-5 perkataan, mempunyai pautan ke perkhidmatan atau produk baru yang anda lancarkan. Masukkan ini di bawah maklumat hubungan import anda dan anda akan terkejut berapa kerap pelanggan akan bertindak balas meminta lebih banyak maklumat tentang tawaran tertentu itu. Ingat, pendek dan ringkas dalam kunci!
Kepada anda
Ketika datang ke perniagaan - profesionalisme dan kesopanan tidak akan keluar dari gaya. Mengatasi persaingan anda, menjalin hubungan yang membuahkan hasil dengan rakan kongsi, dan mewujudkan hubungan pelanggan yang hebat dengan bantuan 31 tip e-mel e-mel ini.
Sebelum anda berfikir untuk menghantar e-mel perniagaan, pastikan anda mempunyai alamat e-mel profesional (ex: [email protected]). Ketahui cara menyiapkan alamat e-mel perniagaan percuma dalam artikel kami.
