Carta organisasi (atau carta org) adalah bantuan visual yang digunakan untuk menjelaskan siapa laporan kepada siapa dan siapa yang bertanggungjawab untuk apa yang terdapat dalam organisasi anda. Ia biasanya menunjukkan pemilik perniagaan atau ketua jabatan di bahagian atas dengan bawahan di bawah, dalam format lukisan, rajah, carta aliran, atau gambar.
Terima kasih kepada Pingboard untuk menaja artikel ini. Pingboard menyediakan alat carta organisasi yang mudah digunakan yang boleh anda akses secara percuma, membantu anda membuat dan mengekalkan carta organisasi anda sendiri. Anda juga boleh mendaftar untuk percubaan percuma mengenai ciri carta organisasi maju mereka.
Lawati Pingboard
1. Pilih Jenis Carta Organisasi yang Anda Perlu
Untuk tujuan menguruskan perniagaan kecil anda, terdapat tiga jenis carta organisasi yang mungkin anda ingin buat - hierarki / top-down, berfungsi oleh jabatan, dan matriks atau salib berfungsi.
Carta Organisasi Hierarki / Atas-Bawah
Carta organisasi hierarki adalah gambarajah yang menunjukkan struktur pelaporan organisasi dari atas ke bawah, bermula dengan pemilik perniagaan atau pengurus jabatan di bahagian atas carta dan pekerja yang melaporkan kepada mereka muncul di bawah nama mereka. Semua peranan muncul dalam kotak yang disambungkan dengan garis untuk menggambarkan hubungan pelaporan.
Contoh Carta Organisasi Hierarki / Atas-Down
Contoh carta organisasi hierarki dibina menggunakan Pingboard
Kebanyakan perniagaan kecil akan menggunakan carta organisasi atas-bawah kerana ia lebih mudah daripada tiga jenis. Jika perniagaan anda terdiri daripada anda dan beberapa ahli kakitangan yang semua melaporkan kepada anda, carta organisasi anda akan menunjukkan nama anda di atas dan nama pekerja anda di bawah.
Ini sedikit lebih rumit apabila anda mula menambah kakitangan penyelia dan ketua jabatan, atau mempunyai posisi yang terbuka, tanpa syarat, tetapi idea asas adalah sama. Carta organisasi sampel yang ditunjukkan di atas ditarik dalam kira-kira tiga minit menggunakan versi percubaan Pingboard.
Carta Organisasi Fungsian (oleh Jabatan)
Apabila organisasi anda menjadi lebih besar dan anda mula menganjurkan pasukan anda ke jabatan, seperti jualan, kewangan, operasi, dan perkhidmatan pelanggan, anda mungkin akan menggunakan carta organisasi yang berfungsi. Ini menggambarkan siapa yang bertanggungjawab bagi setiap jabatan, dan berapa jumlah pekerja yang melaporkan kepada setiap pengurus. Berikut adalah contoh di bawah:
Carta org berfungsi dibina dalam Pingboard dengan pekerja di setiap jabatan
Apabila anda membina carta organisasi anda dalam program carta organisasi, imej tidak statik. Sebagai contoh, dalam imej di atas, anda boleh mengetengahkan bilangan laporan langsung, seperti yang ditunjukkan dalam Jualan dan Pemasaran, untuk melihat nama sebenar setiap pekerja yang bekerja di jabatan itu. Itulah ciri yang anda tidak akan mempunyai jika anda membuat carta organisasi di atas kertas.
Berikut adalah video yang menunjukkan bagaimana pengguna boleh mengetuk pada carta org yang dibuat dalam Pingboard.
Carta organisasi yang matriks, atau lintas fungsi, menunjukkan hubungan pelaporan berganda. Ia digunakan untuk menggambarkan struktur organisasi perniagaan yang rumit dengan hubungan pelaporan projek sebagai tambahan kepada hubungan penyeliaan (top-down, hierarki). Ia menunjukkan hubungan penyeliaan, seperti "siapa bos saya," serta hubungan projek atau pasukan.
Sebagai contoh, dalam sebuah firma pemasaran kecil yang menguruskan projek klien, pekerja melaporkan kedua-dua penyelia mereka dan memberikan hasil kepada pengurus projek. Jenis firma ini akan mendapat manfaat dengan menggunakan carta organisasi, matriks, atau fungsional.
2. Pilih Alat Carta Organisasi Bebas atau Dibayar
Anda boleh mencari alat dan templat percuma secara dalam talian atau bahkan mencari ciri yang tersedia dalam sistem perisian pejabat sedia ada anda, seperti MS Office atau perisian HR atau gaji anda. Atau, anda boleh mencari perisian carta organisasi berdedikasi untuk mencipta sendiri. Mari kita tinjau beberapa perkara yang lebih biasa, bermula dengan orang-orang yang bebas.
Alat Perisian Carta Organisasi Percuma
- Pingboard mempunyai alat carta org percuma, seperti ditunjukkan dalam imej di atas.
- Banyak laman berbayar menawarkan versi fungsional (terhad) yang boleh anda gunakan dengan memberikan alamat e-mel. Pingboard menawarkan percubaan percuma tujuh hari pada pilihan carta organisasi berbayarnya.
- MS Office - Anda boleh membuat carta organisasi dalam beberapa produk MS Office jika anda sudah menggunakan MS Office Suite dalam perniagaan anda.
- Dalam MS Word, sebaik sahaja anda mempunyai dokumen terbuka, pilih Masukkan> Seni Pintar> Carta Organisasi. Arahan boleh didapati di sini.
Opsyen Menu SmartArt Menu Pejabat MS Buat Carta Org
- Dalam MS PowerPoint, anda boleh memasukkan kotak teks dan baris untuk menarik carta organisasi anda sendiri atau mencari carta organisasi percuma carta dalam talian.
- Dalam Excel, PowerPoint, dan Word, anda juga boleh memuat turun carta organisasi percuma tambahan.
- Gunakan program lukisan atau persembahan ringkas yang sedia ada di komputer anda, seperti Slaid Google.
- Sistem HR / gaji - Jika anda kini menggunakan sistem HR atau gaji seperti Justworks, SAP / Faktor Kejayaan, atau Zenefits, sesetengah boleh menyediakan carta organisasi menggunakan data pekerja yang sudah ada dalam sistem anda.
- Jika anda hanya memerlukan sesuatu yang sangat asas, lukiskan carta organisasi anda di atas kertas atau pada carta flip yang dipaparkan di pejabat anda.
- Templat internet percuma - Cari "templat carta org percuma" dan anda akan mendapati banyak templat percuma yang boleh dimuat turun.
Alat Carta Organisasi Berbayar
Anda boleh mengharapkan untuk membayar antara $ 5 hingga $ 100 + sebulan untuk perisian yang membolehkan anda membuat carta organisasi. Program-program ini hebat jika anda mempunyai perniagaan yang berkembang pesat, membuat banyak carta organisasi, atau perlu membuat rajah lain selain daripada carta organisasi (seperti peta aliran dan peta proses). Banyak tapak carta organisasi berbayar menawarkan percubaan percuma, tetapi anda mungkin perlu berkongsi alamat e-mel anda untuk mendapatkan akses.
Perisian perisian carta organisasi biasanya berstruktur dalam tier ciri yang berbeza. Sebagai contoh, pelan pemula Pingboard memberikan tiga pekerja akses kepada perisian tersebut, termasuk akses aplikasi mudah alih, dan sokongan e-mel sebagai tambahan kepada ciri-ciri dalam pelan percuma. Peningkatan kepada rancangan Standard atau Pro Pingboard menawarkan ciri-ciri canggih seperti integrasi dengan HR atau perisian IT anda dan akses untuk seluruh kakitangan anda.
Carta org terbaik menyediakan alat seperti keupayaan untuk menggerudi untuk melihat maklumat pekerja terperinci (profil), kod warna carta, cari carta dengan nama atau jawatan dan bahkan menambah foto pekerja.
Beberapa ciri yang lebih berguna Pingboard ditunjukkan di bawah. Sepuluh ciri pertama tersedia dalam versi percuma Pingboard, manakala empat ciri yang ditunjukkan di bahagian bawah memerlukan peningkatan:
Contoh alat carta organisasi percuma dan berbayar yang boleh didapati di Pingboard
3. Isi Carta Organisasi Anda
Bergantung pada sebab anda mencipta carta organisasi anda, setiap pemegang tempat boleh termasuk serendah nama dan tajuk atau banyak maklumat yang boleh dimuatkan ke dalam setiap kotak. Cadangan kami untuk kebanyakan carta organisasi adalah untuk memasukkan yang berikut dalam setiap kotak kedudukan:
- Nama (kosongkan nama kosong jika kedudukan dibuka)
- Jabatan (contohnya, jualan / pemasaran, perakaunan, operasi)
- Tajuk peranan atau jawatan (sebagai contoh, wakil jualan, penyelia, kerani, mgr ackt)
- Pilihan:
- Lokasi (digunakan jika pekerja secara geografi berbeza, iaitu, NY, TX, CA, atau jika anda mempunyai berbilang bangunan)
- Maklumat perhubungan
- Telefon (sambungan telefon kerja atau telefon bimbit)
- E-mel (e-mel kerja atau rumah untuk digunakan untuk hubungan perniagaan)
- Foto / pukulan kepala
Sesetengah perisian carta org membolehkan anda menambah maklumat tambahan supaya berfungsi lebih seperti direktori pekerja. Berikut adalah contoh dari Pingboard yang menunjukkan maklumat rahsia yang hanya pentadbir Pingboard dan pekerja boleh lihat, termasuk saiz baju pekerja dan sekatan makanan.
Maklumat pekerja sulit yang terdapat di Pingboard, hanya dapat dilihat oleh pentadbir dan pekerja
Kenapa Perniagaan Kecil Anda Memerlukan Carta Organisasi
Anda tidak perlu mempunyai carta organisasi, tetapi sebagai amalan terbaik HR, kami mengesyorkan anda lakukan. Terdapat beberapa sebab mengapa:
- Untuk meningkatkan komunikasi di seluruh jabatan dan pasukan
- Untuk menjimatkan masa dengan menjelaskan siapa yang melakukan apa
- Untuk menunjukkan kepada rakan perniagaan (bank, rakan kongsi kewangan) bahawa perniagaan anda berstruktur untuk berjaya dan anda mempunyai orang yang mengisi peranan penting
- Untuk membantu anda merancang pertumbuhan dan peralihan
Carta organisasi adalah alat, seperti senarai telefon, untuk meningkatkan komunikasi dengan menjelaskan struktur pelaporan anda. Ia menjimatkan masa supaya pekerja, terutama yang baru, tidak perlu bertanya, "Siapakah orang IT kita?", "Siapa yang boleh saya bertanya mengenai faedah pekerja saya?" Atau "Siapa bos saya melaporkan kepada?"
Carta organisasi sering juga penting jika anda memohon pembiayaan, sebagai pelabur, bank, pemberi pinjaman, atau SBA mungkin ingin melihat bagaimana organisasi anda tersusun untuk memastikan ia mungkin berjaya dan perniagaan anda dapat membayar balik pinjaman.
Sebenarnya, kami mengesyorkan amalan HR terbaik untuk mempunyai dua versi carta organisasi anda - yang menunjukkan hubungan pelapor pekerja semasa (untuk berkongsi dengan kakitangan anda) dan satu yang menunjukkan bagaimana organisasi anda akan distrukturkan apabila anda berkembang / berkembang atau ahli kakitangan meninggalkan.
Versi kedua carta org anda mungkin akan mempunyai kedudukan yang tidak terisi di dalamnya - ruang letak untuk kedudukan yang anda harapkan untuk disewa pada masa akan datang. Berikut adalah contoh yang menunjukkan dua kedudukan yang belum dipenuhi:
Contoh carta org dengan kedudukan yang tidak dibentuk yang dibuat menggunakan versi percuma Pingboard
Manfaat Menggunakan Carta Organisasi Dalam Talian
Salah satu manfaat menggunakan carta organisasi berasaskan awan seperti Pingboard ialah bahawa anda sering boleh menyegerakkannya ke aplikasi yang sedia ada, supaya jika data berubah dalam satu sistem, seperti Google G-Suite, Okta, Direktori Aktif Azure atau ADP, ia akan secara automatik mengemas kini carta organisasi anda, menjimatkan masa anda dan mengurangkan pendua dan kesilapan data pendua.
Contoh penyegerakan dan alat pengimport data yang tersedia di Pingboard
Manfaat lain yang ditawarkan carta organisasi paling dalam talian adalah keupayaan untuk mengimport data anda dari spreadsheet atau dari perisian HR anda, walaupun ini biasanya memerlukan peningkatan ke versi berbayar. Sebagai contoh, Pingboard membolehkan anda mengimport data dari hamparan atau Google, serta HR, manfaat dan perisian gaji seperti ADP, Gusto, Justworks, Zenefits, dan lain-lain.
Garisan bawah
Sebelum membelanjakan masa pejabat yang berharga mewujudkan carta organisasi, tanya diri anda - adakah anda benar-benar memerlukannya? Sekiranya anda mempunyai dua pekerja dan kedua-duanya melaporkan kepada anda, anda mungkin tidak. Tetapi sebaik sahaja anda mula menyewa lebih ramai kakitangan, carta organisasi adalah alat penting.
Kami mengesyorkan anda menyimpan carta organisasi anda pada mulanya. Sebagai contoh, anda boleh membuat carta organisasi percuma pada satu halaman menggunakan Pingboard dan kemudian mengemas kini dengan menambahkan atau memadam kotak, baris, atau teks.
Apa sahaja yang anda pilih, jangan lupa untuk memastikan carta organisasi anda semasa perniagaan anda berkembang - kerja, orang, dan tanggungjawab berubah. Carta organisasi anda mungkin akan meningkatkan kerumitan semasa anda pergi dari tiga pekerja menjadi 15 hingga 50. Oleh itu, simpan yang pertama yang anda tulis di bahagian belakang serbet - anda mungkin melihat kembali dengan nostalgia suatu hari.
Lawati Pingboard
