Cara Mengemudikan Pelanggan di Xero

Selamat datang ke kursus latihan Fit Small Business Xero! Dalam pelajaran ini, kita akan membincangkan bagaimana untuk menyerahkan pelanggan di Xero.

Anda boleh mengikuti pada akaun Xero anda sendiri. Sekiranya anda belum memilikinya, klik di sini untuk mendaftar untuk percubaan 30 hari percuma dan ikuti di bawah.

Untuk menyelesaikan pelajaran ini, anda boleh menonton video di bawah, membaca arahan langkah demi langkah, atau buat kedua-duanya. Mari kita mulakan!

Bagi sesetengah pemilik perniagaan kecil, Xero akan menyediakan alat yang cukup untuk mengendalikan buku mereka dengan sendirinya. Tetapi, bagi ramai, masuk akal untuk menggunakan Xero bersamaan dengan akauntan perniagaan kecil yang berpengalaman yang juga pakar Xero, seperti yang di Bookkeeper360.

Penjaga buku360 boleh mengendalikan simpan kira bulanan anda, gaji, kertas kerja pekerja baru, cukai, dan banyak lagi. Rancangan asas bermula pada $ 249 / bulan. Dapatkan konsultasi pertama anda percuma.

Lawati penjaga buku360

Mengapa Penting kepada Pelanggan Invois?

Salah satu aspek yang paling mencabar dalam menjalankan perniagaan adalah keupayaan untuk menjejaki pendapatan dan perbelanjaan anda. Keuntungan utama untuk Xero adalah keupayaan untuk membuat invois profesional. Selain mendapat bayaran lebih cepat, ini menjadikannya lebih mudah untuk melihat siapa yang membayarkan anda dan yang tidak.

Berikut adalah beberapa manfaat lain untuk membuat invois di Xero:

• Pelanggan boleh membayar melalui kad kredit atau ACH secara langsung pada invois.
• Ia menyediakan pelanggan anda dengan butir-butir produk dan / atau perkhidmatan yang mereka beli pada dokumen yang diformat secara profesional. Di dalam Cara Penyediaan Invois pelajaran, kami menunjukkan kepada anda cara menyesuaikan invois anda dengan memilih tema penjenamaan (templat) dan menambah logo syarikat anda.
• Anda boleh menetapkan akaun yang anda mahu menjejaki pendapatan apabila anda membuat invois supaya Xero boleh melakukan perakaunan untuk anda di latar belakang.
• Baki penerimaan akaun anda sentiasa terkini.

Dalam pelajaran ini, kami akan melalui langkah-langkah untuk menyerahkan pelanggan; ini termasuk cara mengubah suai invois, bagaimana untuk menyerahkan sekumpulan pelanggan untuk produk / perkhidmatan yang sama dan cara membuat invois yang berulang untuk pelanggan yang anda bil secara berkala (iaitu bulanan, suku tahunan.)

Di bawah adalah invois sampel yang dibuat untuk sebuah syarikat rekaan, Acme Web Pros Plus.

Invois dibuat dalam Xero. Jika anda menyambungkan perkhidmatan pembayaran, pelanggan anda akan melihat butang Bayar Sekarang yang boleh mereka klik untuk membayar dalam talian.

Bagaimanakah Saya Menjual Pelanggan?

Ikuti langkah di bawah untuk membuat invois di Xero.

Langkah 1 - Dari menu Akaun, pilih Jualan seperti ditunjukkan di bawah.

Langkah 2 - Klik anak panah lungsur dan pilih Invois seperti yang ditunjukkan di bawah.

Langkah 3 - Bidang yang perlu diselesaikan ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah, bersama penjelasan ringkas.

Maklumat yang diperlukan untuk membuat invois di Xero.

1. Kepada: Dari dropdown, pilih pelanggan yang ingin anda bayar. Sekiranya pelanggan tidak wujud, Xero akan menambah pelanggan baru ke senarai kenalan anda.
2. Tarikh: Pilih tarikh invois yang sesuai.
3. Tarikh Gagal: Tarikh jatuh tempo akan secara automatik didiami berdasarkan tarikh luput lalai yang ditetapkan di dalam Cara Penyediaan Invois pelajaran. Walau bagaimanapun, jika anda perlu menukar tarikh matang, anda boleh melakukannya secara langsung dalam bidang ini.
4. Invois #: Medan ini secara automatik akan mengisi dengan nombor invois sedia ada seterusnya untuk mengelakkan nombor duplikat. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara menyesuaikan nombor invois bermula, lihat pelajaran kami Cara Penyediaan Invois .
5. Rujukan: Jika berkenaan, anda boleh memasukkan maklumat tambahan mengenai jualan seperti nombor pesanan pembelian.
6. Melampirkan fail: Jika anda mempunyai kontrak yang ditandatangani, gambar atau dokumen lain yang anda ingin lampirkan pada invois ini, anda boleh melampirkannya di sini dan menjadikannya tersedia untuk tujuan dalaman sahaja, untuk pelanggan melihat atau kedua-duanya.
7. Penjenamaan: Bidang ini secara automatik akan mengisi dengan tema penjenamaan (templat) yang dipilih semasa membuat invois. Sekiranya anda ingin menggunakan tema penjenamaan yang berbeza, pilih saja yang sesuai dari drop-down.
8. Perkara: Sekiranya anda membuat pengebilan untuk item yang sering anda gunakan, pilih dari dropdown dan Xero secara automatik akan mengisi medan selebihnya. Jika produk / perkhidmatan belum ditetapkan sebagai item, anda boleh menaipnya dalam bidang ini dan Xero akan menambahkannya ke senarai item.
9. Penerangan: Anda boleh meninggalkan penerangan ini yang secara automatik diisi berdasarkan pemilihan item anda atau anda boleh menyesuaikan penerangan secara langsung pada invois.
10. Qty: Jika berkenaan, anda boleh memasukkan kuantiti yang sesuai untuk produk yang dijual.
11. Harga seunit: Medan ini akan secara automatik didiami berdasarkan item yang telah dipilih; namun jika harga berbeza daripada lalai, anda boleh menyesuaikannya di sini.
12. Cakera%: Jika anda menetapkan pelanggan sehingga secara automatik menerima diskaun, bidang ini secara automatik akan mengisi untuk anda; jika anda tidak boleh memasukkan kadar diskaun dalam bidang ini sehingga 2 tempat perpuluhan, tanpa tanda peratus.
13. Akaun: Medan ini akan secara automatik didiami berdasarkan item yang telah dipilih; Walau bagaimanapun, dari menu tarik turun, anda boleh memilih akaun yang berbeza jika diperlukan. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara menambah, mengubah suai dan memadamkan akaun, lihat kami Bagaimana Membuat Carta Akaun pelajaran.
14. Kadar cukai: Medan ini akan secara automatik didiami berdasarkan item yang telah dipilih; Walau bagaimanapun, anda boleh memilih kadar cukai yang berbeza dari jatuh turun jika anda perlu. Semak pelajaran kadar cukai jualan untuk mengetahui lebih lanjut.
15. Kategori Penjejakan (iaitu Rantau): Dalam invois mengatur pelajaran, kami membincangkan cara menjejaki bidang perniagaan lain seperti lokasi, jabatan, dan wilayah.
16. Jumlah: Xero secara automatik akan mengira jumlah dengan mengalikan kuantiti dengan medan harga unit.Nota: Jika anda perlu membiayai pelanggan dalam mata wang asli mereka, anda boleh melakukannya. Pastikan anda menghidupkan pelbagai mata wang ciri untuk mempunyai pilihan ini muncul apabila membuat invois pelanggan.
17. Tambah barisan baru: Jika perlu, anda boleh menambah baris tambahan kepada invois dengan mengklik menambah baris baru.

Langkah 4 - Setelah selesai menyelesaikan semua bidang, Anda dapat mengeklik tombol "Simpan" atau "Luluskan". Di bawah ini adalah tangkapan skrin bersama dengan pelbagai pilihan menyimpan yang anda boleh pilih.

1. Menyimpan sebagai draf - Pilihan ini akan menyimpan invois anda dan membolehkan anda menutup skrin ini.
2. Simpan (terus menyunting) - Pilihan ini akan membolehkan anda menyimpan invois anda sebelum anda selesai dengan invois. Anda boleh menyimpan secara berkala supaya anda tidak kehilangan sebarang maklumat.
3. Simpan & tambahkan lagi - Pilihan ini akan menyimpan invois anda sebagai draf dan membuka invois kosong baru untuk anda selesaikan.

Langkah 5 - Di bawah ini adalah tangkapan skrin bersama dengan pelbagai pilihan yang boleh anda pilih.

1. Terima - Pilihan ini akan menyimpan invois anda dan anda boleh menghantarnya melalui e-mel kepada pelanggan anda.
2. Luluskan & tambahkan lagi - Pilihan ini akan menyimpan invois anda sebagai diluluskan dan ia akan membuka skrin invois baru untuk anda membuat invois lain. Ciri ini membolehkan anda membuat invois lebih cepat kerana anda tidak perlu menutup skrin untuk membuat yang seterusnya.
3. Luluskan & lihat seterusnya - Pilihan ini membolehkan anda meluluskan invois dan kemudian melihat sebarang invois yang mungkin menunggu kelulusan anda. Di dalam Bagaimana Menjemput Pengguna ke Xero, kami membincangkan cara memberi kebenaran kepada pengguna untuk meluluskan invois.
4. Luluskan & cetak - Pilihan ini akan meluluskan invois dan membenarkan anda mencetak invois.

Langkah 6 - Setelah meluluskan invois anda, anda boleh menghantar e-mel kepada pelanggan anda. Dari papan pemuka Invoice, klik butang "E-mel" seperti yang ditunjukkan di bawah.

Langkah 7 - Berikut hendaklah dipaparkan pada skrin anda. Di bawah ini anda akan menemui penerangan ringkas mengenai maklumat yang perlu disertakan dalam setiap bahagian.

Kirimkan Invois kepada Pelanggan dari Xero

1. Kepada: Sertakan alamat e-mel orang yang harus menerima invois. Seperti yang ditunjukkan, anda boleh memasukkan lebih daripada satu orang hanya pastikan anda meletakkan koma (,) atau titik koma (;) di antara setiap alamat e-mel.
2. Subjek: Xero secara automatik akan membuat subjek yang termasuk nombor invois dan nama syarikat anda; Walau bagaimanapun, anda membuat perubahan seperti yang anda lihat patut.
3. Mesej: Ini adalah pemesejan standard yang pelanggan anda akan terima bersama dengan invois. Bahagian ini disesuaikan supaya berasa bebas untuk memperibadikannya.
4. Berikut adalah empat pilihan dalam bahagian ini:
   1. Sertakan fail sebagai lampiran - Jika anda telah melampirkan fail ke invois ini dan anda ingin berkongsi fail tersebut dengan pelanggan anda, letakkan tanda semak dalam kotak ini; jika tidak, kosongkan jika lampiran fail adalah untuk penggunaan dalaman sahaja.
   2. Masukkan lampiran PDF - Jika anda ingin melampirkan versi PDF invois supaya pelanggan anda boleh memuat turun dan menyimpannya ke komputer mereka, letakkan tanda semak dalam kotak ini.
   3. Tandakan sebagai dihantar - Dengan memilih pilihan ini, Xero akan menandakan invois ini seperti yang dihantar kepada pelanggan anda. Ini akan membantu anda mengesan status invois.
   4. Hantar saya satu salinan - Dengan memilih pilihan ini, anda akan menerima satu salinan e-mel yang akan dihantar kepada pelanggan anda.
5. Hantar: Sebaik sahaja anda telah membuat semua perubahan anda, klik butang ini untuk menghantar invois kepada pelanggan anda.

Nota: Salah satu ciri yang menjadikan Xero menonjol dari pesaingnya ialah Xero ke Xero. Jika anda mempunyai pelanggan atau pembekal yang juga menggunakan Xero, anda boleh menghantar dan menerima invois dengan mudah tanpa menghantar e-mel kepada mereka. Berikut adalah arahan langkah demi langkah bagaimana untuk menghantar invois kepada pengguna Xero yang lain.

Cara Ubah Suai Invois

Sekiranya anda perlu membuat perubahan pada invois sedia ada, anda boleh melakukannya dengan mudah; ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1 - Kembali ke Invois dengan memilih Akaun dan kemudian Jualan seperti yang ditunjukkan di bawah.

Langkah 2 - Anda perlu melihat papan pemuka invois sama seperti yang di bawah. Penerangan ringkas mengenai maklumat yang anda lihat di sini adalah di bawah.

Papan Pemuka Invois dalam Xero

Invois akan jatuh ke dalam satu daripada empat kumpulan; draf, menunggu kelulusan, menunggu pembayaran atau tertunggak.

1. Draf - Ini adalah invois yang telah anda buat tetapi anda tidak meluluskannya atau mengemukakannya untuk kelulusan. Nota: Invois dalam kumpulan ini tidak memberi kesan kepada penyata kewangan anda.
2. Menunggu Kelulusan - Ini adalah invois yang telah diserahkan untuk kelulusan, tetapi belum diluluskan. Nota: Invois dalam kumpulan ini tidak menjejaskan penyata kewangan.
3. Menunggu Pembayaran - Invois dalam kumpulan ini telah dihantar kepada pelanggan tetapi belum dibayar lagi. Nota: Invois dalam kumpulan ini mempengaruhi penyata kewangan.
4. Terlampau - Ini adalah invois yang telah dihantar kepada pelanggan dan mereka belum dibayar pada tarikh jatuh tempo yang membuat mereka terlambat / masa lalu. Di dalam Cara Buat Laporan Penuaan Terima Akaun , Saya akan berkongsi beberapa petua dengan anda tentang bagaimana untuk tetap berada di atas baki akaun yang boleh diterima.
5. Wang masuk - Anda boleh mengklik pada bar untuk melihat jumlah pelanggan dan dolar untuk setiap bahagian graf bar. Anda juga boleh mengklik bar pada grafik dan ia akan memaparkan invois yang membuat jumlah masuk.
6. Pelanggan yang paling terhutang - Senarai ini boleh berguna untuk membantu anda membuat susulan dengan pelanggan yang telah melepasi baki yang sepatutnya. Perhatikan tiga pelanggan pertama yang disenaraikan mempunyai keseimbangan merah ke kanan. Dalam contoh ini, ketiga-tiga pelanggan membuat baki tertunggak sebanyak $ 11,270 yang ditunjukkan di atas. Anda boleh mengklik setiap jumlah untuk melihat butiran setiap invois tertunggak. Anda juga boleh menghantar peringatan mesra kepada pelanggan (jika anda belum melakukannya). Kami akan membincangkan bagaimana untuk menyediakan peringatan automatik tidak lama lagi.

Langkah 3 - Klik pada kumpulan bahawa invois anda jatuh dan skrin berikut akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Klik di mana sahaja di baris untuk invois yang anda mahu pilih dan ia akan dipaparkan di skrin anda.

Langkah 4 - Invois anda hendaklah dipaparkan di skrin. Pilih butang "Pilihan Invois" seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Pilihan Pengubahsuaian Invois dalam Xero

Terdapat lapan modifikasi yang terdapat di skrin ini. Di bawah ini adalah penerangan ringkas mengenai apa yang dilakukan oleh setiap orang dan bila anda menggunakannya.

1. Pembayaran Dalam Talian - Pilih pilihan ini untuk menambah perkhidmatan pembayaran kepada invois anda yang akan membolehkan pelanggan membuat pembayaran dalam talian. Untuk mengetahui cara menyediakan perkhidmatan pembayaran, periksa kami Cara Menyesuaikan Invois pelajaran.
2. Ulang - Xero membolehkan anda membuat transaksi berulang seperti invois dan bil. Contohnya, jika anda mempunyai pelanggan yang anda bil $ 100 secara bulanan, anda boleh menyediakan invois sebagai invois yang berulang di Xero supaya ia secara automatik akan dibuat untuk anda dan diemail ke pelanggan! Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut mengenai urus niaga berulang di sini.
3. Tidak sah - Jika atas sebab tertentu anda ingin menyingkirkan invois yang telah dibuat sebelum ini, anda secara umumnya boleh memadamnya selagi ia draf atau menunggu kelulusan; Walau bagaimanapun jika invois sedang menunggu pembayaran atau telah dibayar maka anda perlu membatalkannya. Nota: Anda perlu mengalih keluar pembayaran dan kredit yang digunakan sebelum anda boleh membatalkan invois.
4. Salin ke - Anda boleh membuat invois baru, quote, pesanan pembelian atau bil dari invois sedia ada. Cuma klik butang "salinan ke", pilih borang yang anda ingin buat dan masukkan nama pelanggan / pembekal kenalan.
5. Edit - Pilih butang "edit" untuk membuat perubahan kepada kuantiti, keterangan atau maklumat lain dan kemudian simpan perubahan anda.
6. Tambah Nota Kredit - Jika pelanggan mempunyai nota kredit tertunggak yang anda ingin memohon kepada invois, klik butang ini dan pilih nota kredit yang sesuai untuk memohon.
7. Kongsi Invois - Anda boleh berkongsi pautan ke invois yang sama Menunggu Pembayaran atau dalam a dibayar status. Klik butang ini untuk melihat URL yang anda boleh salin dan tampal ke dalam e-mel untuk dihantar kepada pelanggan anda.
8. Hidupkan peringatan Invois - Xero menjadikannya sangat mudah untuk menguruskan akaun-akaun yang belum terima dengan ciri peringatan invois automatik. Dalam cara bagaimana Cara Menyediakan Invois pelajaran, kami menunjukkan kepada anda bagaimana untuk menghidupkan peringatan pembayaran kepada pelanggan anda supaya mereka menerima pemberitahuan beberapa hari sebelum invois adalah perlu dan / atau selepas tarikh jatuh tempo. Ciri-ciri yang ditunjukkan di atas membolehkan anda matikan peringatan automatik untuk invois jika perlu.

Bagaimanakah Saya Menjual Kumpulan Kenalan Pelanggan?

Xero membolehkan anda mengumpul kenalan pelanggan anda yang mempunyai sesuatu yang sama. Contohnya, anda boleh mengelompokkan pelanggan yang anda hantar invois yang sama kepada.

Contoh:
Acme Web Pros Plus ingin mencipta invois untuk sekumpulan pelanggan yang dibilkan 300.00 setiap suku tahun untuk perkhidmatan pemasaran digital.

Ikuti langkah ini untuk menyerahkan kumpulan kenalan pelanggan.

Langkah 1 - Pilih Akaun dan Jualan seperti yang ditunjukkan di bawah.

Langkah 2 - Klik pada butang Baru dan pilih kumpulan kenalan yang ingin anda invois seperti ditunjukkan di bawah.

Langkah 3 - Templat Invois harus dipaparkan. Lengkapkan semua medan yang diperlukan dan kemudian klik butang "Cipta draf invois" seperti yang ditunjukkan di bawah.

Mengulangi Template Invois di Xero

Langkah 4 - Dalam contoh ini, 3 invois dibuat seperti ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Pada ketika ini, anda boleh meluluskan invois dan menghantar e-mel kepada pelanggan anda.

Wrap Up

Itu membungkus seksyen tentang bagaimana untuk menyerahkan pelanggan. Pelajaran seterusnya dalam Kursus Latihan Xero kami adalah bagaimana untuk mencipta nota kredit. Dalam pelajaran ini, kami akan memandu anda melalui cara untuk mengeluarkan kredit kepada pelanggan untuk kelebihan pembayaran atau produk yang rosak. Untuk mengakses pelajaran ini atau mana-mana yang lain dalam siri ini, klik di sini. Untuk percubaan 30 hari percuma Xero, klik pautan di bawah.

? Pelajaran 3.1

Percubaan 30 hari percuma

Pelajaran 3.3?