Cara Menyediakan Pelanggan di Xero

Selamat datang ke kursus latihan Fit Small Business Xero! Dalam pelajaran ini, kami akan membincangkan bagaimana untuk menubuhkan pelanggan di Xero.

Anda boleh mengikuti pada akaun Xero anda sendiri. Sekiranya anda belum ada, klik di sini untuk mendaftar untuk percubaan 30 hari percuma. Fit Small Business pembaca juga menerima 50% dari tiga bulan pertama mereka jika mereka memutuskan untuk melanggan.

Untuk menyelesaikan pelajaran ini, anda boleh menonton video di bawah, membaca arahan langkah demi langkah, atau buat kedua-duanya. Mari kita mulakan!

Bagi sesetengah pemilik perniagaan kecil, Xero akan menyediakan alat yang cukup untuk mengendalikan buku mereka dengan sendirinya. Tetapi, bagi ramai, masuk akal untuk menggunakan Xero bersamaan dengan akauntan perniagaan kecil yang berpengalaman yang juga pakar Xero, seperti yang di Bookkeeper360.

Penjaga buku360 boleh mengendalikan simpan kira bulanan anda, gaji, kertas kerja pekerja baru, cukai, dan banyak lagi. Rancangan asas bermula pada $ 249 / bulan. Dapatkan konsultasi pertama anda percuma.

Lawati penjaga buku360

Kenapa Penting untuk Menyediakan Kenalan Pelanggan

Jika anda menukar dari perisian perakaunan lain ke Xero, maka anda tahu berapa banyak masa yang dapat anda simpan dengan mempunyai akses kepada butiran hubungan pelanggan anda seperti orang hubungan, alamat e-mel dan nombor telefon di satu tempat.

Selain daripada butiran kenalan, anda boleh menetapkan syarat pembayaran tersuai (iaitu Net 30) dan kadar cukai jualan khusus jika tetapan lalai anda tidak berlaku kepada pelanggan tertentu. Xero juga mempunyai beberapa alat sorting yang dinamakan "senarai pintar dan" kumpulan "yang boleh membantu anda menjimatkan masa apabila pelanggan membuat invois atau menyediakan kempen pemasaran e-mel. Kami akan berbual lebih lanjut mengenai kedua-dua ini nanti.

Dalam pelajaran ini, kami akan memberi tumpuan kepada cara untuk menyediakan hubungan pelanggan secara manual. Walau bagaimanapun, jika anda mempunyai senarai pelanggan yang sedia ada yang ingin anda import ke Xero, sila periksa bagaimana Cara Import Pelanggan. Sebaik sahaja anda telah mengimport senarai pelanggan anda, anda boleh kembali kepada pelajaran ini untuk mengetahui cara mengubah maklumat pelanggan anda.

Cara Tambah Hubungan Pelanggan

Di Xero, sesiapa yang membayar wang anda dianggap sebagai "pelanggan". Siapa pun yang anda bayar untuk dianggap sebagai "pembekal." Berdasarkan jenis urus niaga (iaitu invois, rang undang-undang, nota kredit), Xero secara automatik akan mengumpulkan kenalan anda sebagai pelanggan, pembekal atau kedua-duanya. Sebagai contoh, jika anda membeli produk atau perkhidmatan dan menjual produk dan perkhidmatan kepada syarikat yang sama, mereka akan ditubuhkan sebagai pembekal dan kenalan pelanggan di Xero.

Walaupun pelanggan dan pembekal ditambahkan di bawah menu yang sama, terdapat bidang yang berbeza yang perlu anda tumpukan untuk setiap. Sekiranya anda ingin menambah pembekal, kami tutup di sini.

Untuk menambah kenalan pelanggan, ikuti langkah-langkah di bawah.

Langkah 1

Skrin ini dipecah menjadi 2 bahagian: maklumat hubungan dan maklumat kewangan. Kami akan menutup info kenalan terlebih dahulu. Dalam tangkapan skrin di bawah, kami telah menyerlahkan medan maklumat hubungan utama untuk disiapkan untuk pelanggan anda bersama-sama dengan penerangan ringkas setiap.

Maklumat Hubungan Xero - Masukkan butiran kenalan untuk pelanggan dalam skrin ini.

1. Nama Kenalan - Masukkan nama pelanggan anda dalam bidang ini.
2. Nombor akaun - Jika anda memberikan nombor unik kepada setiap pelanggan untuk mengenal pasti mereka, masukkan maklumat tersebut dalam bidang ini. Nombor ini boleh menjadi abjad angka.
3. Orang utama - Masukkan nama dan alamat e-mel kenalan utama anda dalam bidang ini. Sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu kenalan, klik "Tambah orang lain" pautan terus di bawah medan ini untuk menambah kenalan tambahan.
4. Telefon / Fax / Mobile - Masukkan nombor telefon, nombor faks dan nombor telefon bimbit untuk pelanggan anda dalam bidang ini.
5. Nama Skype / Nombor - Masukkan id skype pelanggan anda. Ini sangat sesuai jika anda bercadang untuk berkomunikasi dengan pelanggan anda melalui Skype.
6. Laman web - Masukkan maklumat tapak web pelanggan dalam bidang ini, jika berkenaan.
7. Alamat pos - Masukkan alamat surat yang mana pelanggan ingin menerima invois dan surat-menyurat lain dari anda.
8. Alamat Jalan - Masukkan alamat fizikal di mana pelanggan berada. Maklumat ini penting ketika menghitung cukai jualan. Di dalam Bagaimana Menyediakan Cukai Jualan pelajaran, kita membincangkan bagaimana untuk menyiapkan cukai jualan dengan betul.

Catatan: Walaupun ia mungkin memakan masa untuk memasukkan maklumat ini sekarang, penting untuk mengetepikan masa untuk melakukan ini kerana data ini akan digunakan untuk template e-mel, laporan, apa-apa aplikasi yang anda tambah dari pasaran dan pelbagai tugas lain .

Langkah 4 - Butiran Kewangan Lengkap

Di Xero, skrin persediaan untuk pelanggan dan pembekal adalah sama. Untuk tujuan pelajaran ini, kami hanya akan memberi tumpuan kepada bidang yang berkaitan dengan pelanggan sahaja. Bidang yang berkaitan dengan pembekal akan dibincangkan dalam pelajaran yang akan datang, Cara Menyediakan Pembekal .

Dalam screenshot di bawah, kami telah menyerlahkan bidang butiran kewangan untuk disiapkan untuk pelanggan anda bersama-sama dengan penerangan ringkas setiap.

Catatan: Sebarang maklumat yang anda masukkan di sini akan menjadi tetapan lalai untuk pelanggan anda. Walau bagaimanapun, anda boleh menimpa mereka jika diperlukan apabila anda membuat invois, sebut harga, atau nota kredit untuk pelanggan anda.

1. Tetapan Jualan - Dari menu lungsur turun, anda boleh memilih dari salah satu daripada pilihan cukai berikut:
   1. Termasuk cukai - Pilihan ini akan termasuk cukai bagi setiap item yang boleh dikenakan cukai pada invois dan nota kredit yang anda buat untuk pelanggan.
   2. Cukai eksklusif - Pilihan ini akan menunjukkan cukai secara berasingan pada invois dan nota kredit (atau pesanan pembelian) yang anda buat.
   3. Tiada Cukai - Pilih pilihan ini jika anda berada tidak dikehendaki mengecaj cukai jualan pelanggan anda.
2. Akaun lalai - Dari menu lungsur turun, anda boleh menetapkan akaun lalai yang akan digunakan pada semua transaksi jualan yang anda buat untuk pelanggan ini (iaitu, invois, nota kredit). Saya cadangkan anda meninggalkan kosong ini kecuali jika produk atau perkhidmatan yang anda jual kepada pelanggan adalah sama.
3. Kategori Penjejakan lalai - Xero membolehkan anda membuat persediaan kategori penjejakan yang akan membolehkan anda melihat bagaimana bidang perniagaan yang berlainan (iaitu jabatan, lokasi atau wilayah). Dari menu lungsur turun, anda boleh menetapkan kategori penjejakan lalai untuk kenalan pelanggan; dalam tangkapan skrin di atas rantau telah ditetapkan sebagai kategori penjejakan.
4. Cukai - Secara amnya, anda perlu menyimpan nombor ID cukai pembekal anda (dan bukan pelanggan anda) pada fail untuk 1099 pelaporan. Walau bagaimanapun, jika atas sebab tertentu anda perlu mengekalkan EIN pelanggan atau nombor keselamatan sosial pada fail, anda boleh memasukkan maklumat tersebut dalam bidang ini. Jika tidak, anda boleh membiarkannya kosong.
5. Cukai Jualan - Dari penurunan harga, pilih kadar cukai yang sesuai untuk pelanggan. Jika anda belum menetapkan kadar cukai jualan, pergi ke Bagaimana Menyediakan Cukai Jualan pelajaran untuk belajar cara mengesan dan menguruskan cukai jualan. Sekiranya cukai jualan tidak terpakai, pilih kadar lalai (Cukai Jualan 0%).
6. Diskaun jualan% - Sekiranya pelanggan perlu menerima diskaun untuk semua yang mereka beli, anda boleh memasukkan diskaun dalam bidang ini untuk memastikan ia digunakan untuk setiap transaksi yang dibuat untuk pelanggan.
7. Tarikh Dikehendaki Invois - Di dalam Cara Menyediakan Pertubuhan dan Kewangan pelajaran, kami menyediakan tarikh akhir lalai untuk semua invois. Sekiranya anda mempunyai syarat pembayaran khas untuk pelanggan yang berbeza dari segi pembayaran lalai, maka anda perlu menetapkan terma pembayaran di sini untuk menimpa istilah pembayaran lalai. Untuk melakukan ini, anda boleh memilih dari 4 pilihan berikut:

• • XX hari (atau hari) bulan berikutnya
  • XX hari (atau hari) selepas tarikh rang undang-undang
  • XX hari (atau hari) selepas akhir bulan bil
  • XX hari (atau hari) bulan semasa

1. Xero Key Network (Dikenali sebagai Xero to Xero) - Ini adalah kunci rangkaian unik dan peribadi yang diberikan kepada setiap organisasi. Dengan memasukkan kunci rangkaian Xero untuk pelanggan, anda akan dapat menghantar (dan menerima) invois dan bil langsung ke akaun Xero anda. Anda boleh mendapatkan arahan langkah demi langkah tentang cara menghantar jemputan Xero Network kepada pengguna Xero yang lain di sini.

Bagaimana untuk Mengedit Kenalan Pelanggan

Sebaik sahaja anda telah menambah kenalan pelanggan baru, anda boleh membuat perubahan kepada maklumat kenalan dan kewangan pada bila-bila masa. Ikuti langkah ini untuk mengedit kenalan pelanggan yang sedia ada.

Langkah 1 - Navigasi ke Semua Kenalan

Daripada kenalan menu, pilih semua kenalan dan skrin berikut akan dipaparkan. Di skrin ini, anda dapat melihat butiran hubungan pelanggan dalam dua lajur pertama. Dua lajur terakhir akan menunjukkan baki akaun semasa anda (anda berhutang) dan baki akaun semasa anda (mereka berhutang).

Xero All Dashboard Kenalan - Ini adalah senarai pelanggan dan pembekal bersama dengan baki A / P dan A / R semasa dalam skrin ini.

Langkah 2 - Pilih pelanggan untuk diedit

Dari senarai pelanggan, klik pada pelanggan yang ingin anda ubah seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Langkah 3 - Kemas kini maklumat pelanggan

Dari skrin ini, anda boleh dengan mudah melihat semua maklumat kenalan dan kewangan dalam satu skrin. Pilih "Edit"Seperti yang ditunjukkan di bawah, buat perubahan yang diperlukan dan simpan kerja anda.

Xero Contact Contact Edit - Buat apa-apa perubahan kepada hubungan dan maklumat kewangan untuk pelanggan.

Cara Mengemaskini dan Memulihkan Kenalan Pelanggan

Sebaik sahaja anda menyediakan kenalan di Xero, anda tidak boleh memadamkannya. Walau bagaimanapun, anda boleh mengarkibkan pelanggan yang anda tidak lagi merancang untuk menjalankan perniagaan. Apabila anda mengarkibkan pelanggan, anda masih dapat melihat pelanggan dan sebarang transaksi yang telah dibuat; Walau bagaimanapun, anda tidak akan dapat membuat sebarang urus niaga baru untuk pelanggan tersebut.

Berita baiknya ialah jika anda memutuskan untuk meneruskan perniagaan dengan pelanggan, anda dapat dengan mudah memulihkan hubungan pelanggan agar dapat digunakan lagi. Mari berjalan melalui langkah-langkah untuk mengarkibkan hubungan pelanggan dan kemudian kami juga akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk memulihkan kenalan pelanggan yang sebelum ini diarkibkan.

Arkib Hubungan Pelanggan

Ikuti langkah di bawah untuk mengarkibkan kenalan pelanggan.

Langkah 1 - Pilih pelanggan untuk Arkib

Dari senarai pelanggan, letakkan tanda semak di dalam kotak di sebelah kiri pelanggan yang ingin anda arkib seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Langkah 2 - Pilih Arkib

Klik pada Pilihan dan kemudian Arkib seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Xero Archive a Customer - pelanggan arkib yang anda tidak lagi menjalankan perniagaan.

Langkah 3 - Sahkan bahawa anda ingin mengarkibkan hubungan pelanggan.

Seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah, klik pada Arkib butang untuk meneruskan atau klik membatalkan jika anda telah mengubah fikiran anda.

Pulihkan Kenalan Pelanggan

Ikuti langkah-langkah di bawah untuk memulihkan kenalan pelanggan yang sebelum ini diarkibkan.

Langkah 1 - Navigasi ke Kumpulan Arkib

Dari menu senarai kenalan, anda akan melihat kumpulan yang bertajuk Diarkibkan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah. Klik pada kumpulan itu untuk memaparkan kenalan yang telah diarkibkan.

Langkah 2 - Pilih kenalan pelanggan untuk memulihkan

Dari senarai pelanggan, klik pada pelanggan yang ingin anda pulihkan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Langkah 3 - Pilih Simpan semula

Klik Pulihkan butang di sudut kanan atas seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Xero Restore Customer - memulihkan pelanggan yang sebelum ini diarkibkan.

Langkah 4 - Sahkan Pemulihan

Skrin berikut akan muncul. Anda boleh klik memulihkan untuk meneruskan atau membatalkan jika anda memutuskan untuk tidak memulihkan kenalan pelanggan.

Senarai Pintar dan Kumpulan

Selepas anda menyimpan semua pelanggan anda ke Xero, anda boleh menyusunnya menggunakan senarai dan kumpulan pintar. Antara manfaat lain, ini membolehkan anda:

1. Dapatkan wawasan tentang produk atau perkhidmatan tambahan yang boleh anda tawarkan kepada pelanggan anda
2. Tinggal di atas invois dan pembayaran pelanggan yang cemerlang
3. Buat senarai pelanggan yang tinggal berdekatan
4. Segmen pelanggan anda untuk promosi pemasaran

Mari lihat bagaimana senarai pintar dan kumpulan dapat membantu anda memanfaatkan sepenuhnya maklumat kenalan pelanggan anda.

Senarai Pintar

Senarai pintar dibuat dengan memilih kriteria untuk menapis kenalan anda dan menambah secara automatik ke senarai. Sebagai contoh, anda boleh membuat penapis berdasarkan item inventori yang dibeli, invois pelanggan yang cemerlang atau lokasi geografi pelanggan anda. Berikut adalah carian yang telah disediakan di Xero; atau anda boleh buat sendiri.

• Pelanggan yang telah membeli item inventori.
• Pelanggan yang mempunyai invois tertunggak selama lebih daripada 30 hari.
• Pelanggan yang telah menerima invois lewat selama lebih daripada 7 hari.
• Pelanggan yang telah membayar anda pada tahun lepas.

Contoh: Katakan syarikat fiktif kami, Acme Web Pros Plus ingin mengetahui pelanggan mana yang mereka telah mendapat konsultasi awal dalam tempoh 30 hari yang lalu. Mereka boleh menjalankan pelanggan yang telah membeli item inventori cari dan pilih konsultasi reka bentuk awal sebagai item inventori. Hasil carian ini boleh dieksport ke program pemasaran e-mel anda untuk menghantar e-mel promosi khusus. Xero membolehkan anda mengeksport hubungan terus ke Contact Constant atau program pemasaran e-mel lain menggunakan fail .csv.

Untuk mengakses Senarai Pintar, ikuti langkah-langkah di bawah.

Langkah 1 - Arahkan ke Kenalan.

Daripada Kenalan menu, pilih Pelanggan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Langkah 2 - Cari Senarai Pintar

Di sebelah kiri senarai kenalan, anda akan melihat Senarai Pintar seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah. Anda boleh memilih salah satu dari empat carian yang dibahas sebelum ini atau klik pautan Baru untuk membuat sendiri.

Menu Daftar Pintar Xero - Buat senarai pintar untuk kempen pemasaran e-mel dan tindak lanjut pelanggan.

Langkah 3 - Hasil Carian Eksport

Dalam tangkapan skrin di bawah, kami telah menjalankan carian "telah membeli item". Anda akan menemui penerangan ringkas setiap bahagian di bawah.

1. Kriteria carian - Untuk meneruskan dengan contoh terdahulu kami, dalam bahagian ini, kami telah menetapkan syarat kami untuk carian ini kepada semua pelanggan yang telah membeli tapak web. Oleh kerana kami telah menyediakan laman web sebagai item inventori, kami dapat menjejaki jualan laman web kami di Xero. Dalam menyediakan produk dan perkhidmatan kami, kami membincangkan betapa pentingnya menyediakan item inventori dan kami menunjukkan kepada anda bagaimana untuk melakukannya.
2. Keputusan Carian - Sebanyak 3 pelanggan telah membeli sebuah laman web dari Acme Pros Plus.
3. Pilihan eksport - Seperti yang dibincangkan, anda boleh mengeksport hasil ini ke fail CSV atau terus ke Kenalan Tetap. Walaupun Hubungan berterusan adalah integrasi pra-pasang, anda juga boleh menyemak Xero App Marketplace, yang menawarkan 500 integrasi tambahan dengan pelbagai perisian perniagaan.

Kumpulan

Walaupun SmartLists digunakan untuk membuat senarai pelanggan yang disasarkan yang boleh anda eksport dari Xero, Kumpulan menawarkan cara untuk mengatur hubungan pelanggan dan pembekal dalam Xero. Sebagai contoh, anda boleh membuat kumpulan untuk pelanggan yang berada dalam kitaran bil bulanan. Sekiranya pelanggan ini juga dibilkan dengan jumlah yang sama maka anda juga boleh membuat invois untuk setiap kenalan dalam satu kumpulan.

Langkah 1 - Navigasi ke Kumpulan

Di sebelah kiri senarai kenalan, anda akan melihat Kumpulan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah. Anda boleh membuat kumpulan baru dengan mengklik pada Baru pautan.

Menu Kumpulan Xero - buat kumpulan untuk pelanggan yang mempunyai sesuatu yang sama.

Langkah 2 - Buat kumpulan kenalan baru

Masukkan nama kumpulan dan kemudian klik "Simpan" butang seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Langkah 2 - Tambah kenalan pelanggan ke kumpulan

Dalam skrin hubungan pelanggan, letakkan tanda semak dalam kotak di sebelah kiri setiap pelanggan yang anda mahu tambah ke kumpulan baru; klik dropdown di sebelah pilihan dan pilih Tambah ke Kumpulan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

CATATAN: Anda juga boleh menambah kenalan dari senarai pintar ke kumpulan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah:

Wrap Up

Itu membungkus seksyen tentang bagaimana untuk menubuhkan pelanggan. Pelajaran seterusnya dalam Kursus Latihan Xero kami adalah bagaimana untuk menyediakan pembekal. Dalam pelajaran ini, kami akan membimbing anda bagaimana untuk menyediakan maklumat hubungan dan pembayaran untuk pembekal. Untuk mengakses pelajaran ini atau mana-mana yang lain dalam siri ini, klik di sini. Untuk percubaan 30 hari percuma Xero, klik butang di bawah.

? Pelajaran 1.8

Percubaan 30 hari percuma

Pelajaran 1.10?