Selamat datang ke kursus latihan Fit Small Business Xero! Dalam pelajaran ini, kita akan membincangkan cara membuat rang undang-undang di Xero.
Anda boleh mengikuti pada akaun Xero anda sendiri. Sekiranya anda belum memilikinya, klik di sini untuk mendaftar untuk percubaan 30 hari percuma dan ikuti di bawah.
Untuk menyelesaikan pelajaran ini, anda boleh menonton video di bawah, membaca arahan langkah demi langkah, atau buat kedua-duanya. Mari kita mulakan!
Bagi sesetengah pemilik perniagaan kecil, Xero akan menyediakan alat yang cukup untuk mengendalikan buku mereka dengan sendirinya. Tetapi, bagi ramai, masuk akal untuk menggunakan Xero bersamaan dengan akauntan perniagaan kecil yang berpengalaman yang juga pakar Xero, seperti yang di Bookkeeper360.
Penjaga buku360 boleh mengendalikan simpan kira bulanan anda, gaji, kertas kerja pekerja baru, cukai, dan banyak lagi. Rancangan asas bermula pada $ 249 / bulan. Dapatkan konsultasi pertama anda percuma.
Lawati penjaga buku360
Kenapa Penting untuk Membuat Rang Undang-Undang di Xero?
Walaupun kebanyakan pemilik perniagaan memilih untuk menjejaki wang yang pelanggan mereka berhutang (dikenali sebagai akaun yang boleh diterima), ia sama pentingnya untuk menjejaki apa yang anda terima pembekal (dikenali sebagai akaun yang perlu dibayar). Xero memudahkan untuk mengesan semua bil anda supaya anda dapat membayar pembekal anda tepat pada waktunya.
Berikut adalah beberapa manfaat untuk menguruskan bil anda di Xero:
- Anda boleh merakam pembayaran melalui cek, ACH atau kad kredit. Bayaran batch juga tersedia jika anda perlu membayar pembeli berbilion bil. Kami akan membincangkan bagaimana pembayaran batch berfungsi dalam pelajaran seterusnya.
- Anda boleh menetapkan syarat pembayaran supaya Xero akan menjana peringatan sebaik sahaja rang undang-undang akan datang.
- Apabila anda membuat rang undang-undang, anda boleh menetapkan akaun yang anda mahu menjejaki perbelanjaan supaya Xero boleh melakukan perakaunan untuk anda di latar belakang.
- Baki hutang akaun anda sentiasa terkini.
Dalam pelajaran ini, kami berjalan melalui langkah-langkah untuk membuat rang undang-undang, cara mengubah suai rang undang-undang yang telah dimasukkan sebelum ini, dan cara membuat rang undang-undang berulang bagi item-item yang anda bayar secara berkala (iaitu bulanan, suku tahunan). Kami juga akan menunjukkan kepada anda bagaimana ciri-ciri fail sampingan yang boleh membantu anda memasukkan bil dengan lebih cepat dan mengurusnya dengan lebih berkesan.
Di bawah ini adalah bil sampel yang dibuat untuk sebuah syarikat rekaan, Acme Web Pros Plus:
Contoh Rang Undang-undang yang dibuat di Xero
Bagaimanakah saya Buat Rang Undang-Undang?
Langkah 1 - Dari menu Akaun, pilih Pembelian seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Langkah 2 - Klik butang "Baru" dan pilih Bill seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Navigate to Create Bill in Xero
Langkah 3 - Bidang yang perlu diselesaikan ditunjukkan di bawah, bersama dengan penjelasan ringkas.
Info lengkap untuk membuat bil baru di Xero
- Dari - Pilih pembekal dari lungsur turun. Jika anda belum menubuhkan pembekal di Xero, pilih saja + Kenalan baru dari dropdown. Dalam cara membina pelajaran pembekal, kami membimbing anda melalui langkah demi langkah ini.
- Tarikh - Masukkan Invois (Tarikh Rang Undang-Undang) yang terdapat pada rang undang-undang yang diterima daripada pembekal.
- Tarikh Gagal - Jika anda menetapkan istilah pembayaran lalai, medan ini akan secara automatik mengisi. Walau bagaimanapun, jika anda tidak, anda boleh memasukkan tarikh akhir yang muncul pada bil dalam medan ini. Pastikan untuk menyemak Cara Menyesuaikan Invois untuk mengetahui bagaimana untuk menetapkan syarat pembayaran lalai untuk pembekal.
- Rujukan - Bidang ini pilihan . Anda boleh memasukkan sebarang info tambahan yang anda ingin jejak dalam bidang ini.
- Melampirkan fail - Anda boleh melampirkan mana-mana dokumen sokongan dan salinan bil ke urus niaga ini di Xero. Hanya imbas dokumen ke komputer anda dan klik butang ini untuk melampirkannya.
- Perkara - Jika anda telah dibilkan untuk item teras yang anda beli, anda boleh memilihnya dari lungsur dalam medan ini. Walau bagaimanapun, jika anda tidak menetapkan item sebelum ini, anda boleh melakukannya dengan memilih "+ Item Baru"Dari penurunan harga.
- Penerangan - Bidang ini akan auto mengisi berdasarkan item yang anda pilih. Sekiranya anda tidak memilih item, maka taipkan penerangan yang muncul pada bil pembekal.
- Qty - Masukkan kuantiti item yang dibeli. Nota: Untuk perkhidmatan, masukkan "1" dalam medan ini seperti yang ditunjukkan dalam petikan di atas.
- Harga seunit - Medan ini akan auto-populasikan berdasarkan item yang anda pilih. Jika anda tidak memilih item, masukkan harga unit yang muncul pada bil pembekal.
- Akaun - Pilih akaun yang anda mahu mengkategorikan pembelian ini dari senarai jatuh. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang akaun, lihat Cara Menyediakan Carta Akaun tutorial.
- Wilayah - Anda boleh menghidupkan kategori penjejakan untuk menjejaki bidang lain perniagaan anda seperti lokasi, jabatan atau wilayah. Pilih kategori yang sesuai dari lungsur turun.
- Cukai - Medan ini akan secara automatik didiami berdasarkan item yang telah dipilih; Walau bagaimanapun, anda boleh memilih kadar cukai yang berbeza dari jatuh turun jika anda perlu. Semak pelajaran kadar cukai jualan untuk mengetahui lebih lanjut.
- Jumlah - Xero secara automatik akan melipatgandakan jumlah kuantiti kadar untuk mengira jumlah. Nota: Jika anda perlu membayar pembekal dalam mata wang lain, periksa bagaimana menubuhkan pelbagai mata wang tutorial untuk mempelajari cara membayar bil dalam mata wang asing.
- Berikan perbelanjaan kepada pelanggan - Sekiranya pembelian telah dibuat bagi pihak pelanggan, anda boleh memilih pelanggan di sini agar Xero boleh mengingatkan anda untuk membelikan pelanggan kembali apabila anda membuat invois yang seterusnya.
- Simpan - Anda boleh menyimpan rang undang-undang atau meluluskannya. Berikut adalah penerangan ringkas tentang pelbagai pilihan menyimpan.
- Menyimpan sebagai draf - Pilihan ini akan menjimatkan bil dan membolehkan anda menutup skrin ini.
- Simpan (terus menyunting) - Pilihan ini akan membolehkan anda menyimpan bil secara berkala supaya anda tidak kehilangan sebarang maklumat jika anda perlu kembali dan menyelesaikannya kemudian.
- Simpan & tambahkan lagi - Pilihan ini akan menyimpan bil sebagai draf dan membuka bil kosong baru untuk anda selesai.
Langkah 4 - Di bawah ini adalah tangkapan skrin bersama dengan pelbagai pilihan yang boleh anda pilih.
- Terima - Opsyen ini akan menjimatkan bil anda, dan anda boleh meneruskan untuk membayarnya melalui cek atau dalam talian dengan bank atau institusi kewangan anda.
- Luluskan & tambahkan lagi - Pilihan ini akan menjimatkan bil yang diluluskan dan ia akan membuka skrin bil baharu untuk anda membuat tagihan lain. Ciri ini membolehkan anda memasukkan timbunan bil dengan cepat kerana anda tidak perlu menutup skrin untuk membuat yang seterusnya. Untuk menjimatkan lebih banyak masa, semak Bagaimana Mengimport Bil tutorial untuk belajar cara mengimport bil dari fail Excel atau csv ke Xero.
- Luluskan & lihat seterusnya - Pilihan ini membolehkan anda meluluskan rang undang-undang dan kemudian melihat sebarang bil yang mungkin menunggu kelulusan anda. Di dalam Bagaimana Menjemput Pengguna ke Xero , kami membincangkan cara memberi pengguna kebenaran untuk meluluskan bil.
- Luluskan & cetak - Pilihan ini akan meluluskan rang undang-undang dan membolehkan anda mencetaknya.
Cara Ubah Suai Bil
Langkah 1 - Kembali ke Bills dengan memilih Akaun dan Pembelian seperti yang ditunjukkan di bawah.
Langkah 2 - Tangkapan papan pemuka Bills bersama dengan penerangan ringkas setiap bahagian disediakan di bawah.
Papan Pemuka Bajet di Xero
- Draf - Ini adalah bil yang telah anda buat tetapi anda tidak meluluskannya atau mengemukakannya untuk kelulusan. Nota: Bil dalam status draf tidak memberi kesan kepada penyata kewangan anda.
- Kelulusan Menanti - Bil yang telah dikemukakan untuk kelulusan, tetapi masih belum diluluskan. Nota: Bil dalam kumpulan ini tidak menjejaskan penyata kewangan.
- Menunggu Pembayaran - Bil dalam kumpulan ini telah dimasukkan ke dalam Xero tetapi tidak dibayar. Nota: Bil dalam kumpulan ini mempengaruhi penyata kewangan.
- Terlampau - Ini adalah bil-bil yang tidak dibayar pada tarikh matang mereka. Di dalam Bagaimana Membuat Laporan Penuaan yang Dibayar Akaun , kami akan berkongsi beberapa petua mengenai bagaimana untuk tetap berada di atas baki hutang akaun anda.
- Dikenakan / Dibayar - Berdasarkan legenda Dalam tangkapan skrin di atas, bar biru mewakili invois yang sepatutnya dan bar hijau mewakili invois yang telah dibayar.
- Tarikh - Tatal ke kanan atau kiri untuk melihat jumlah bil yang akan datang dan bil yang telah anda bayar.
Langkah 3 - Klik pada kategori (draf, menunggu kelulusan, menunggu pembayaran, tertunggak) yang termasuk rang undang-undang yang anda ingin buat perubahan.
Langkah 4 - Rang undang-undang harus dipaparkan di skrin seperti yang ditunjukkan di bawah.
Cara Edit Rang Undang-Undang di Xero
Anda boleh membuat apa-apa perubahan yang anda perlukan dan simpan / meluluskan mereka sebaik sahaja anda selesai. Nota: Anda tidak boleh membuat sebarang perubahan kepada bil yang telah dibayar sebahagian atau sepenuhnya. Sekiranya anda perlu membuat pengeditan pada bil yang sebelum ini dibayar, anda perlu mengeluarkan pembayaran terlebih dahulu, mengedit bil dan kemudian memohon semula pembayaran.
Cara Ulangi, Hapuskan atau Salin Bil
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, anda boleh menetapkan bil berulang yang anda bayar secara berkala seperti bulanan, mingguan atau suku tahunan. Anda juga boleh memadam dan menyalin bil.
Mula-mula kita akan membincangkan cara membuat rang undang-undang yang berulang dan kemudian kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk memadam dan menyalin bil.
Langkah 1 - Ikuti langkah-langkah di bahagian sebelumnya untuk memaparkan bil.
Langkah 2 - Pilih butang "Bil Pilihan" seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Navigasi ke Ulang, Padam atau Salin Rang Undang-Undang di Xero.
A. Rang Undang-Undang Mengulangi - Di bawah adalah tangkapan skrin bersama dengan maklumat yang perlu anda sediakan untuk menyediakan bil yang berulang.
Buat Rang Undang-Undang Berulang di Xero.
- Ulangi transaksi setiap - Dari dropdown, pilih bulan (s) atau minggu dan sertakan nombor dalam kotak di sebelah kiri medan ini.
- Tarikh Bil - Tunjukkan tarikh rang undang-undang pertama yang akan dibuat dan kemudian Xero akan menambah tarikh rang undang-undang untuk semua bil yang akan dibuat.
- Tarikh Gagal - Tunjukkan tarikh akhir bagi rang undang-undang; jika tidak, medan ini akan memaksimumkan tarikh jatuh tempo yang ditetapkan di dalam Cara Menyesuaikan Pelajaran Invois.
- Tarikh tamat - Bidang ini pilihan . Anda boleh menunjukkan apabila anda ingin Xero berhenti membuat rang undang-undang berulang. Nota: Anda boleh membatalkan bil berulang bila-bila masa.
- Simpan sebagai draf / Meluluskan – Tunjukkan sama ada anda mahukan bil yang berulang untuk disimpan sebagai draf atau secara automatik meluluskan sebaik sahaja ia dibuat. Nota: Pilihan di sini akan bergantung kepada kebenaran pengguna anda telah ditubuhkan.
- Rang Undang-Undang Dari - Bidang ini harus merangkumi nama pembekal anda.
- Rujukan - Bidang ini pilihan . Nota: Apa yang anda masukkan dalam medan ini akan muncul pada setiap rang undang-undang yang berulang yang dibuat.
- Penerangan / Qty / Harga Unit / Akaun / Kadar Cukai - Pastikan untuk menyertakan maklumat yang harus digunakan untuk membuat semua bil yang akan dikembalikan pada masa akan datang.
Sebaik sahaja anda telah menyimpan rang undang-undang berulang, anda akan melihat tab baharu yang mengatakan "Mengulangi" dan butiran semua bil yang telah anda tetapkan sebagai mengulang akan muncul seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Senarai Bil Mengulangi di Xero
B. Padamkan Rang Undang-Undang - Secara umum, anda harus tidak dapatkan kebiasaan memadam maklumat daripada program perisian perakaunan anda. Walau bagaimanapun, ada kalanya ia adalah baik untuk berbuat demikian.
Anda boleh memadam rang undang-undang yang belum dibayar. Paparkan bil seperti yang ditunjukkan dalam bahagian Bagaimana Mengubahsuai Bil dan pilih padam dari pilihan rang undang-undang yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di atas. Nota: Sekiranya anda tidak dapat memadamkan tagihan itu kerana telah dibayar, anda harus membatalkannya.
C. Salinan Salinan - Jika anda menerima bil dari pembekal yang hampir sama, anda boleh menyalin rang undang-undang yang telah dimasukkan sebelum ini dan hanya membuat sedikit perubahan yang diperlukan untuk menjimatkan beberapa ketukan kekunci. Ikuti langkah-langkah yang digariskan dalam bahagian Bagaimanakah Mengubah suai Bil untuk memaparkan bil. Pilih salinan dari butang Pilihan Bills seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di atas. Buat apa-apa perubahan yang perlu kepada rang undang-undang dan simpannya.
Bagaimana Fail Side-by Side Boleh Membantu Anda Menguruskan Bil Anda
Salah satu ciri terbaru yang ditawarkan Xero dipanggil fail bersebelahan. Ciri yang sejuk ini membolehkan anda menyimpan salinan bil, invois dan dokumen lain dalam Xero di sebelah transaksi yang berkaitan dengannya. Ini akan membolehkan anda mengakses dokumen-dokumen ini dengan mudah semasa musim cukai, atau dalam kes audit. Untuk menggunakan ciri ini, anda boleh sama ada dokumen e-mel ke Peti Masuk Xero anda atau seret & lepaskan dokumen terus ke dalam peti masuk.
Langkah 1 - Cari Alamat E-mel Xero anda
Dari Papan Pemuka, klik pada ikon fail seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Navigasi ke Peti Masuk Xero anda
Langkah 2 - Alamat e-mel Xero anda akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Sediakan alamat e-mel ini kepada pembekal, pelanggan dan sesiapa sahaja yang menghantar dokumen yang anda ingin lampirkan kepada transaksi.
Hantar Fail ke Alamat E-mel Xero anda supaya ia muncul dalam Peti Masuk dalam Xero.
Nota: Anda juga boleh seret dan lepas dokumen yang disimpan pada komputer anda atau mengambil foto resit dan simpan di sini.
Langkah 3 - Pilih fail untuk membuat urus niaga.
Pilih dokumen di dalam peti masuk Xero anda dengan meletakkan tanda semak di sebelahnya dan kemudian klik pada "Tambah baru"Butang untuk membuat transaksi seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Buat transaksi baru dari fail yang dimuat naik ke Peti Masuk Xero anda.
Langkah 4 - Dalam skrin seterusnya, anda akan melihat pandangan sisi sebelah kiri bil yang telah dimuat naik (di sebelah kiri) dan skrin bil baharu (di sebelah kanan).
Menggunakan paparan sebelah menyebelah, masukkan butiran bil (terletak di sebelah kiri) ke dalam tetingkap bil baru di Xero (di sebelah kanan).
Pandangan sebelah menyeberang ini membolehkan anda dengan mudah memasukkan butiran bil, invois pelanggan, tuntutan perbelanjaan atau menerima / membelanjakan transaksi wang kerana butirannya tepat di hadapan anda. Paling penting, dokumen tersebut secara automatik dilampirkan kepada urus niaga supaya anda boleh mengaksesnya apabila anda perlu.
Wrap Up
Itu membungkus seksyen mengenai cara membuat rang undang-undang. Pelajaran seterusnya dalam Kursus Latihan Xero kami ialah cara membayar bil. Dalam pelajaran ini, kami akan membimbing anda untuk membayar bil-bil yang sebelum ini dimasukkan ke dalam Xero. Untuk mengakses pelajaran ini atau mana-mana yang lain dalam siri ini, klik di sini. Untuk percubaan 30 hari percuma Xero, klik pautan di bawah.
? Pelajaran 4.1
Percubaan 30 hari percuma
Pelajaran 4.3?
