Cara Menyediakan Pembekal di Xero

Selamat datang ke kursus latihan Fit Small Business Xero! Dalam pelajaran ini, kita akan membincangkan cara untuk menyediakan pembekal di Xero.

Anda boleh mengikuti pada akaun Xero anda sendiri. Sekiranya anda belum memilikinya, klik di sini untuk mendaftar untuk percubaan 30 hari percuma dan ikuti di bawah.

Untuk menyelesaikan pelajaran ini, anda boleh menonton video di bawah, membaca arahan langkah demi langkah, atau buat kedua-duanya. Mari kita mulakan!

Bagi sesetengah pemilik perniagaan kecil, Xero akan menyediakan alat yang cukup untuk mengendalikan buku mereka dengan sendirinya. Tetapi, bagi ramai, masuk akal untuk menggunakan Xero bersamaan dengan akauntan perniagaan kecil yang berpengalaman yang juga pakar Xero, seperti yang di Bookkeeper360.

Penjaga buku360 boleh mengendalikan simpan kira bulanan anda, gaji, kertas kerja pekerja baru, cukai, dan banyak lagi. Rancangan asas bermula pada $ 249 / bulan. Dapatkan konsultasi pertama anda percuma.

Lawati penjaga buku360

Kenapa Penting untuk Mengadakan Kenalan Pembekal

Jika anda menukar dari perisian perakaunan lain ke Xero, maka anda tahu jumlah masa yang boleh disimpan dengan mempunyai akses kepada butiran hubungan pembekal anda seperti email, telefon dan alamat semua dalam satu tempat.

Selain daripada butiran hubungan, anda boleh menetapkan syarat pembayaran tersuai (iaitu 15 Bersih) untuk pembekal yang anda telah berunding dengan istilah istimewa. Di samping itu, terdapat ciri hebat yang membolehkan anda mengumpulkan beberapa bil ke dalam fail elektronik dan memuat naiknya untuk pembayaran melalui perbankan dalam talian atau perkhidmatan pembayaran lain; ini dipanggil ciri pembayaran batch, yang akan dibincangkan dengan lebih terperinci nanti.

Dalam pelajaran ini, kami akan memberi tumpuan kepada cara untuk menyediakan kenalan pembekal secara manual. Walau bagaimanapun, jika anda mempunyai senarai pembekal yang sedia ada yang anda ingin impor ke Xero kemudian menuju ke pelajaran kami Cara Import Pelanggan dan Pembekal ke Xero. Sebaik sahaja anda telah mengimport senarai pembekal anda, pastikan anda kembali kepada pelajaran ini untuk mengetahui cara mengubah maklumat pembekal anda.

Cara Tambah Kenalan Pembekal

Di Xero, sesiapa yang anda bayar untuk wang dianggap sebagai "pembekal" kenalan. Sesiapa yang membayar wang anda dianggap sebagai "pelanggan". Apabila menambah kenalan baru, langkah-langkah untuk menambah pembekal dan pelanggan adalah hampir sama, walaupun masing-masing mempunyai bidang yang berbeza, anda perlu memberi tumpuan. Sekiranya anda mahu menambah pelanggan, kami tutup di sini.

Sebaik sahaja anda telah menambah kenalan baru, anda akan mendapati ia disenaraikan di dalam Semua Kenalan kumpulan. Berdasarkan jenis urus niaga (iaitu invois, bil, nota kredit), Xero secara automatik akan menyatukan hubungan anda sebagai pelanggan, pembekal atau kedua-duanya. Sebagai contoh, jika anda membeli produk atau perkhidmatan dan menjual produk dan perkhidmatan kepada syarikat yang sama, mereka akan ditubuhkan sebagai pembekal dan hubungan pelanggan di Xero.

Untuk menambah kenalan pembekal, ikuti langkah-langkah di bawah.

Langkah 1

Skrin berikut dipecahkan antara butiran hubungan dan maklumat kewangan. Kami akan meliputi butiran hubungan terlebih dahulu. Dalam tangkapan skrin di bawah, kami telah menyerlahkan medan maklumat hubungan utama untuk disiapkan untuk pembekal anda bersama-sama dengan penerangan ringkas tentang apa yang perlu disertakan untuk setiap.

Maklumat Hubungan Pembekal - Masukkan alamat utama, e-mel, telefon dan alamat mel untuk semua pembekal.

1. Nama Kenalan - Masukkan nama pembekal anda dalam bidang ini. Pastikan anda memasukkan nama kerana ia sepatutnya muncul pada cek / pembayaran yang anda buat.
2. Nombor akaun - Masukkan nombor akaun anda dengan pembekal, jika berkenaan. Maklumat ini akan muncul pada kiriman wang cek tetapi anda perlu menetapkannya. Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut mengenai cara melakukan perkara ini di sini.
3. Orang utama - Masukkan nama dan alamat e-mel kenalan utama anda. Jika anda mempunyai lebih daripada satu kenalan, anda boleh mengklik Tambah orang lain pautan dan masukkan maklumat mereka juga.
4. Telefon / Fax / Mobile - Masukkan telefon, faks dan nombor telefon bimbit yang anda gunakan untuk menghubungi pembekal anda.
5. Nama Skype / Nombor - Masukkan id skype pembekal anda. Ini adalah cara yang ideal untuk berkomunikasi secara bersemuka dengan pembekal anda.
6. Laman web - Masukkan laman web pembekal dalam bidang ini.
7. Alamat pos - Masukkan alamat pembekal anda untuk alamat di bidang ini. Ini alamat yang akan muncul pada sebarang pembayaran yang anda buat melalui periksa kepada pembekal anda.
8. Alamat Jalan - Masukkan alamat fizikal lokasi pembekal anda dalam bidang ini. Ini akan berguna jika anda perlu mengambil produk yang bertentangan dengan menyampaikannya kepada anda.

Nota: Penting untuk mengetepikan masa untuk memastikan maklumat ini tepat kerana ia akan digunakan untuk template e-mel, laporan, apa-apa aplikasi yang anda tambahkan dari pasaran dan pelbagai tugas lain.

Langkah 4 - Butiran Kewangan Lengkap

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, skrin persediaan untuk pelanggan dan pembekal adalah sama. Dalam pelajaran ini, kami hanya akan memberi tumpuan kepada bidang yang berkaitan dengan pembekal. Di dalam Cara Menyediakan Pelanggan pelajaran, kami membincangkan bidang yang berkaitan dengan penubuhan pelanggan.

Dalam screenshot di bawah, kami telah menyerlahkan bidang untuk disiapkan untuk pembekal anda bersama-sama dengan penerangan ringkas setiap.

Catatan: Sebarang maklumat yang anda masukkan di sini akan menjadi tetapan lalai untuk pembekal anda. Walau bagaimanapun, anda boleh mengatasi mereka jika perlu apabila anda memasuki dan membayar bil yang diterima daripada pembekal anda.

1. Tetapan Pembelian - Dari menu drop down, anda boleh memilih salah satu daripada pilihan cukai berikut:
   • Termasuk cukai - Pilihan ini akan termasuk cukai bagi setiap item yang boleh dikenakan cukai atas pesanan pembelian dan bil yang anda buat untuk pembekal.
   • Cukai eksklusif - Pilih pilihan ini untuk memaparkan cukai secara berasingan pada pesanan pembelian dan bil yang dibuat untuk pembekal.
   • Tiada Cukai - Pilih pilihan ini jika anda tidak perlu membayar cukai jualan.
2. Akaun lalai - Dalam bidang ini, anda boleh menetapkan akaun lalai yang akan digunakan pada semua transaksi pembelian yang anda buat untuk pembekal ini (iaitu pesanan pembelian, tagihan, nota kredit). Saya mengesyorkan supaya anda meninggalkan kosong ini kecuali produk atau perkhidmatan yang anda beli dari pembekal ini selalu sama.
3. Kategori Penjejakan Lalai - Xero membolehkan anda membuat persediaan kategori penjejakan yang akan membolehkan anda melihat bagaimana bidang perniagaan yang berlainan (iaitu jabatan, lokasi atau wilayah). Dari menu lungsur turun, anda boleh menetapkan kategori penjejakan lalai untuk kenalan pelanggan; dalam tangkapan skrin di atas rantau telah ditetapkan sebagai kategori penjejakan.
4. Cukai - Dari dropdown, anda boleh memilih salah satu daripada pilihan berikut:
   • EIN (Nombor Pengenalan Majikan) - Masukkan nombor ID majikan untuk pembekal anda. Jika anda mengupah kontraktor, pastikan anda meminta mereka membekalkan anda dengan Borang W9. Borang ini akan merangkumi nama perniagaan mereka (DBA), alamat surat dan EIN atau SSN mereka. Apabila memasuki EIN, pastikan anda menggunakan format 9 digit yang betul: XX-XXXXXXX.
     1. Catatan: Adalah penting bahawa anda mempunyai EIN atau SSN pada fail bagi mana-mana pembekal yang anda menjalankan perniagaan dengan itu tidak dimasukkan. Pada akhir tahun, anda akan memerlukan maklumat ini untuk menghasilkan borang 1099 untuk sesiapa sahaja yang anda bayar $ 600 atau lebih pada tahun kalendar.
   • SSN (Nombor Keselamatan Sosial) - Masukkan nombor keselamatan sosial pembekal anda jika mereka tidak mempunyai EIN. Apabila memasuki SSN, pastikan anda menggunakan format 9 digit yang betul: XXX-XX-XXXX.
   • ITIN (Nombor ID Pembayar Cukai Individu) - Nombor ini dikeluarkan oleh IRS kepada individu yang tidak mempunyai (dan tidak layak) untuk mendapatkan nombor keselamatan sosial. Ia adalah nombor sembilan digit yang selalu bermula dengan nombor "9" dan mempunyai "7" atau "8" dalam digit keempat (iaitu 9XX-7X-XXXX).
5. Cukai ke atas Pembelian - Jika kadar cukai untuk pembelian yang anda buat dari pembekal ini berbeza dari kadar cukai ingkar, masukkan kadar cukai untuk pembekal ini dalam bidang ini. Jika tidak, tinggalkan kosong dan kadar cukai lalai akan dikenakan.
6. Pembayaran Batch - Jika anda membayar berbilion bil (pembayaran batch) kepada pembekal, anda boleh memasukkan butiran perbankan mereka dalam bidang ini. Ini akan membolehkan anda membuat fail pembayaran elektronik yang boleh anda hantar melalui perbankan dalam talian atau perkhidmatan pembayaran anda yang lain. Pastikan anda memasukkan nombor penghalaan bank dan nombor akaun dalam medan ini bersama dengan nama bank dan jenis akaun bank.
7. Tarikh Ganjaran Bil - Sekiranya istilah pembayaran untuk pembekal ini berbeza dari syarat pembayaran lalai, masukkan syarat pembayaran yang dipersetujui untuk pembekal ini dalam bidang ini. Maklumat ini akan digunakan untuk memaklumkan kepada anda apabila tarikh akhir pembayaran akan datang.
8. Xero Key Network (Dikenali sebagai Xero to Xero) - Jika pembekal anda juga merupakan pengguna Xero, anda boleh memasukkan kekunci rangkaian Xero mereka yang unik di sini. Ini akan membolehkan mereka menghantar bil anda melalui Xero dan membenarkan anda mengemukakan pembayaran dengan cara ini juga. Anda akan menemui arahan langkah demi langkah tentang cara menghantar jemputan Xero Network di sini.

Cara Edit Kenalan Pembekal

Selepas anda menambah kenalan pembekal, anda boleh membuat perubahan kepada maklumat kenalan dan kewangan pada bila-bila masa. Ikuti langkah-langkah ini untuk mengedit kenalan pembekal yang sedia ada.

Langkah 1 - Navigasi ke Semua Kenalan

Dari menu kenalan, pilih semua kenalan dan skrin berikut akan dipaparkan. Di skrin ini, anda boleh melihat butiran hubungan pembekal dalam dua lajur pertama. Dua lajur terakhir akan menunjukkan baki akaun semasa anda (anda berhutang) dan baki akaun semasa anda (mereka berhutang).

Langkah 2 - Pilih Pembekal untuk diedit

Dari senarai pembekal, klik pada pembekal yang ingin anda ubah seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Langkah 3 - Kemas kini Maklumat Pembekal

Dari skrin ini, anda boleh dengan mudah melihat semua maklumat kenalan dan kewangan dalam satu skrin. Pilih "Edit" butang seperti yang ditunjukkan di bawah, buat perubahan yang diperlukan dan simpan kerja anda.

Xero Edit Supplier - Membuat apa-apa pengubahsuaian yang diperlukan kepada pembekal yang sedia ada.

Cara Menyimpan dan Memulihkan Kenalan Pembekal

Sama dengan kenalan pelanggan, sebaik sahaja anda menyediakan kenalan pembekal, anda tidak boleh memadamkannya. Walau bagaimanapun, anda boleh mengarkibkan pembekal yang anda tidak lagi menjalankan perniagaan. Apabila anda mengarkib pembekal, anda akan dapat melihat butiran hubungan dan sebarang transaksi yang telah dibuat; namun anda tidak akan dapat membuat sebarang transaksi baru.

Jika anda memutuskan untuk mula membeli dari pembekal lagi, anda boleh dengan mudah memulihkan pembekal supaya anda boleh mula membuat transaksi baru lagi. Seterusnya, kami akan melalui langkah-langkah untuk mengarkibkan pembekal dan kemudian saya akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk memulihkannya.

Hubungi Pembekal Arkib

Ikuti langkah di bawah untuk mengarkibkan kenalan pembekal.

Langkah 1 - Pilih pembekal untuk Arkib

Dari senarai pembekal, letakkan tanda semak di dalam kotak di sebelah kiri pembekal yang anda mahu arsip seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Langkah 2 - Pilih Arkib

Klik pada Pilihan dan kemudian Arkib seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Xero Archive Ciri Kenalan

Langkah 3 - Sahkan bahawa anda ingin mengarkibkan kenalan pembekal.

Seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah, klik pada "Arkib" butang untuk meneruskan atau klik membatalkan jika anda memutuskan untuk tidak meneruskan.

Pulihkan Kenalan Pembekal

Ikuti langkah-langkah di bawah untuk memulihkan kenalan pembekal yang sebelum ini diarkibkan.

Langkah 1 - Navigasi ke Kumpulan Arkib

Dari menu senarai kenalan, anda akan melihat kumpulan yang bertajuk Diarkibkan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah. Klik pada kumpulan itu untuk memaparkan semua kenalan yang telah diarkibkan.

Langkah 2 - Pilih Kenalan Pembekal untuk Memulihkan

Dari senarai pembekal, pilih pembekal yang ingin anda pulihkan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Langkah 3 - Pilih Simpan semula

Klik butang Simpan semula di sudut kanan atas seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

Langkah 4 - Sahkan Pemulihan

Skrin berikut akan muncul. Anda boleh mengklik pemulihan untuk meneruskan atau membatalkan jika anda memutuskan untuk tidak memulihkan pembekal.

Wrap Up

Itu membungkus seksyen tentang cara untuk menyediakan pembekal. Pelajaran seterusnya dalam Kursus Latihan Xero kami adalah bagaimana untuk mengimport pelanggan dan pembekal. Dalam pelajaran ini, kami akan membimbing anda untuk mengimport pelanggan dan pembekal anda yang sedia ada dari perisian perakaunan yang lain. Untuk mengakses pelajaran ini atau mana-mana yang lain dalam siri ini, klik di sini. Untuk percubaan 30 hari percuma Xero, klik butang di bawah.

? Pelajaran 1.9

Percubaan 30 hari percuma

Pelajaran 1.11?