Borang laporan perbelanjaan pekerja memudahkan pekerja dibayar balik untuk perbelanjaan berkaitan perniagaan yang dikenakan, dan polisi perbelanjaan pekerja memberi anda kawalan ke atas perbelanjaan apa yang dibenarkan. Laporan ini digunakan oleh pekerja untuk perbelanjaan terperinci dan butiran dasar yang layak untuk pembayaran balik, bagaimana ia dibayar balik dan bila.
Cara mudah untuk mengurus perbelanjaan pekerja dan perbelanjaan trek adalah dengan kad kredit perniagaan prabayar seperti yang ditawarkan oleh Bento untuk perniagaan. Anda boleh menambah dana ke setiap kad dan mengawal di mana, kapan, dan bagaimana setiap pekerja menggunakan kad mereka. Dan, Bento mengintegrasikan secara langsung dengan perisian perakaunan utama (seperti QuickBooks Online), membuat pelacakan perbelanjaan untuk setiap kad mudah. Ambil Bento untuk menjalankan ujian percuma selama 60 hari dengan dua kad percuma dan yuran persediaan yang dibebaskan.
Lawati Bento
Template Borang Laporan Pekerja Perbelanjaan Percuma
Kami mengesyorkan agar anda menggunakan borang ini dalam Excel atau Google Sheets untuk pengiraan yang mudah.
Berikut adalah empat langkah untuk membuat laporan dan dasar perbelanjaan.
1. Tentukan Apa Jenis Perbelanjaan Boleh Dibayar
Walaupun templat dasar perbelanjaan kami agak asas, jika anda mempunyai tenaga kerja muda atau jika pekerja anda mengembara atau menghiburkan pelanggan dengan kerap, anda mungkin mahu menjadi lebih khusus mengenai perbelanjaan yang diluluskan. Anda juga boleh menetapkan had per diem atau harian perbelanjaan pekerja, biasanya $ 50 hingga $ 150 sehari untuk makan dan penginapan untuk pekerja yang sedang dalam perjalanan.
Perbelanjaan yang diluluskan
Semua syarikat perlu mengambil kira perbatuan dan perbelanjaan yang diluluskan IRS yang lain. Sesetengah syarikat menyediakan pelbagai jenis perbelanjaan yang boleh diterima, seperti makanan semasa perjalanan. Kebanyakan perniagaan mengehadkan jenis perbelanjaan yang diluluskan untuk apa yang IRS akan dibenarkan, seperti makanan yang boleh dibayar balik semasa panggilan jualan atau sewa kereta semasa perjalanan perniagaan. Berikut adalah maklumat dari IRS mengenai perbelanjaan perjalanan yang boleh ditolak.
Contoh Ranges untuk Perbelanjaan Perjalanan Perniagaan
| Rendah | Tinggi | |
|---|---|---|
| Sarapan pagi | $5 | $12 |
| Makan tengah hari | $7.50 | $15 |
| Makan malam | $12 | $25 |
| Hotel | $60 | $120 |
| Kereta sewa | $35 | $60 |
Walau bagaimanapun, yang lain termasuk perbelanjaan nontravel yang mungkin digunakan oleh seorang pengurus untuk merasakan pekerja, seperti membayar balik penyelia untuk menganjurkan pesta pizza atau membayar pentadbir anda kembali untuk membeli donat pejabat untuk mengalu-alukan pekerja baru.
Perbelanjaan yang tidak diluluskan
Sesetengah syarikat juga memilih untuk menyampaikan contoh-contoh perbelanjaan yang tidak diluluskan. Ini yang paling biasa termasuk alkohol, tetapi ia juga boleh memasukkan perkara-perkara seperti kelas perkhidmatan. Sebagai contoh, anda mungkin ingin membayar balik kakitangan perjalanan untuk tiket penerbangan atau kelas tambang kelas perniagaan, tetapi bukan tiket penerbangan kelas pertama.
Ramai syarikat merasakan bahawa sekiranya seorang pekerja mahukan segelas wain dengan makan malam, ia sepatutnya diberikan kepada mereka sementara yang lain hanya menetapkan had harian atau had makan tanpa meletakkan sekatan ke atas jenis perbelanjaan.
Perbelanjaan yang Memerlukan Penyediaan Pra
Sesetengah perniagaan memerlukan semua perbelanjaan untuk diluluskan terlebih dahulu. Bagaimanapun, yang lebih kerap berlaku adalah untuk menyediakan garis panduan kepada pekerja mengenai jenis perbelanjaan yang memerlukan pra-kelulusan. Sebagai contoh, pasukan jualan anda mungkin tidak memerlukan OK untuk membeli gas untuk perjalanan jualan dalam kenderaan syarikat. Tetapi, anda mungkin mahu mereka mendapatkan kelulusan anda sebelum mereka menempah penerbangan luar bandar untuk mesyuarat pelanggan.
Fikirkan dan kemudian nyatakan jenis perbelanjaan dan / atau amaun dolar yang anda perlukan pekerja anda untuk mendapatkan kelulusan sebelum membelanjakan wang dan mengemukakan perbelanjaan. Anda juga boleh membina nota ke dalam laporan perbelanjaan anda untuk mengingatkan pekerja mengenai had atau bayaran balik pra-program seperti jarak tempuh.
2. Tentukan Apa Garis Panduan Laporan Perbelanjaan Anda
Jika anda menulis dasar pelaporan perbelanjaan anda sendiri atau, jika anda ingin menyesuaikan template kami, pastikan untuk menjawab soalan-soalan berikut:
Bagaimanakah Pekerja Dapat Diluluskan?
Adakah pekerja anda perlu bertanya sebelum membeli sesuatu atau adakah anda mempercayai mereka untuk membuat keputusan itu sendiri? Sekiranya terdapat had, seperti apa-apa perbelanjaan sebanyak $ 50 atau lebih, yang memerlukan kelulusan? Ini boleh menjadi dasar yang baik jika anda mempunyai ahli-ahli pasukan yang membeli peralatan seperti lukisan dan peralatan pembaikan rumah, yang boleh menjanjikan bayaran yang agak besar.
Siapa Mereka Adakah Mengeluarkan Laporan Perbelanjaan?
Adakah mereka melaporkan perbelanjaan kepada anda, penyelia, sumber manusia (HR) atau pembekal gaji anda? Siapa yang akan memungut laporan perbelanjaan? Berapa kerap? Kami mengesyorkan mempunyai satu titik hubungan untuk menjejaki perbelanjaan pekerja yang dapat dikembalikan untuk mengurangkan sebarang kekacauan. Orang itu juga boleh memastikan bahawa perbelanjaan diperuntukkan dengan betul ke pusat kos yang betul dalam sistem perakaunan anda.
Apa yang Mereka Perlu Menyediakan untuk Mendapatkan Balik?
Selain mengisi borang laporan perbelanjaan, apa lagi yang mereka perlukan? Penerimaan asal? Gambar resit? Tarikh, masa dan nama pelanggan / sebab untuk perbelanjaan? Ini biasanya merupakan seksyen dasar pelaporan perbelanjaan anda yang perlu setakat mungkin untuk mengelakkan masalah. Berdasarkan mana-mana templat pelaporan perbelanjaan yang anda gunakan, anda mungkin mahu menambah lajur untuk mengesan nama pelanggan dan alasan. Sebenarnya, sesetengah syarikat pergi setakat menghendaki setiap pekerja untuk memberi setiap perbelanjaan ke pusat kos untuk memudahkan pasukan perakaunan melakukan kemasukan data.
Apakah Rangka Masa untuk Penggantian?
Berapa kerapkah anda ingin membayar balik pekerja? Apa hari bulan atau tarikh sekiranya mereka menyerahkan laporan perbelanjaan dengan dan melakukan perbelanjaan yang tamat tempoh? Setiap bulan atau setiap suku tahun adalah amalan yang paling biasa untuk pembayaran balik, dengan garis masa penyerahan perbelanjaan menjadi sekurang-kurangnya lima hingga 10 hari sebelum kitaran gaji seterusnya. Sekiranya perbelanjaan dilaporkan terlambat, mereka boleh dibayar balik tempoh bayar berikut.
Anda juga mungkin mahu belanja dihidupkan oleh tarikh suku akhir dan akhir tahun untuk memastikan sistem perakaunan anda tepat.
Templat Dasar Perbelanjaan Pekerja Percuma
Anda juga boleh mengakses template ini di sini sebagai Dokumen Word dan di sini sebagai PDF.
3. Memutuskan Cara Terbaik Mengekohkan Perbelanjaan Pekerja
Amalan yang paling biasa untuk mendokumenkan perbelanjaan pekerja ialah dengan menggunakan borang laporan perbelanjaan, seperti template kami di atas. Kami juga menyediakan borang tambahan dalam templat pelaporan perbelanjaan percuma kami.
Sebagai alternatif, anda boleh menggunakan perisian HR yang mempunyai pilihan pelaporan perbelanjaan yang dibina, seperti Orang Zoho, atau aplikasi yang direka untuk pengurusan laporan perbelanjaan seperti Divvy. Perisian ini boleh membantu anda untuk mengatur laporan perbelanjaan anda dengan cara yang lebih logik kerana semua rekod disimpan secara elektronik dan dianjurkan oleh nama pekerja serta mempunyai ciri kelulusan automatik.
Cuba Zoho People
Kaedah yang mana yang anda gunakan, anda mesti mengesan jumlah perbelanjaan pekerja dan pastikan ia sesuai. Kadang-kadang, anda mungkin mendapati pekerja mengeluarkan barang-barang yang lebih baik bagi anda untuk membeli secara massal seperti bekalan dan peralatan.
Kami mengesyorkan supaya templat bentuk perbelanjaan anda dalam pemacu bersama syarikat anda; atau meninggalkan salinan dalam folder yang ditetapkan yang semua orang mempunyai akses kepada, untuk kegunaan mudah.
4. Dokumen dan Pelaksanaan Dasar Perbelanjaan Pekerja Anda
Kami mengesyorkan bahawa anda mempunyai akauntan anda atau profesional HR menyemak semula dasar pelaporan perbelanjaan anda sebelum anda mengedarkannya kepada pekerja. Kemudian, sebaik sahaja anda telah menamatkan dasar anda dan borang yang disertakan, pastikan semua pekerja mendapat salinan polisi dan fahami, contohnya, mengadakan mesyuarat persidangan atau panggilan persidangan video secara menyeluruh.
Jika anda ingin lebih teliti, tandakan setiap pekerja dan tarikh salinan dasar perbelanjaan, dan dokumen ini dalam fail kakitangan mereka - elektronik atau kertas adalah baik-baik saja. Sekiranya anda mempunyai buku panduan pekerja, dasar perbelanjaan juga harus ditambah di sana.
Soalan Lazim (Soalan Lazim)
Soalan wang sering mengelirukan; ini benar terutamanya jika anda adalah orang yang memegang tali dompet dan ia adalah pekerja anda yang membelanjakan wang itu. Berikut adalah laporan perbelanjaan biasa yang ditanya oleh majikan dan cara menyelesaikannya.
Bagaimana saya boleh menghalang pekerja daripada memalsukan laporan perbelanjaan?
Anda tidak mahu berfikir seseorang di dalam pasukan anda akan mencuri atau membahayakan perniagaan anda, tetapi jika anda memberitahu anda bahawa seseorang dalam jualan mungkin terlalu banyak membelanjakannya, ia mungkin patut dipertimbangkan.
Pertama, anda perlu menyemak semua laporan perbelanjaan. Lihat bukti secara keseluruhan. Pertimbangkan aliran laporan perbelanjaan pekerja sepanjang masa mereka di syarikat. Sekiranya mungkin, dapatkan orang luar melihat corak seperti akauntan anda, peguam atau profesional HR. Apa yang mereka lihat? Sekiranya anda mendapati perbelanjaan yang terlalu banyak atau tidak sesuai, anda mungkin perlu mengatasinya dengan pekerja.
Bagaimanakah saya Menghadapi Pekerja yang Menghidupkan Laporan Belanja Bogus?
Jika anda mempunyai bukti bahawa pekerja mencuri atau memalsukan laporan, anda perlu menginjak dengan teliti. Anda akan mahu dokumentasi kedap udara mengenai apa yang sedang berlaku. Kemudian, anda perlu memutuskan apa yang anda mahu lakukan. Adakah ini kesalahan peluru? Betapa buruknya? Sekiranya pekerja hanya membayar balik? Apa yang anda mahu keluar dari ini?
Sebaik sahaja anda tahu apa yang anda mahu berlaku, anda akan ingin menghadapi pekerja dengan pihak lain yang hadir sebagai saksi. Terangkan kepada pekerja tentang apa yang anda telah temui dan salinan salinan rekod yang anda fikir palsu, jadi simpan asal dalam fail anda. Jika anda mahu, anda boleh mendengar pihak pekerja dan memberikan bimbingan dan / atau disiplin. Sebagai alternatif, anda boleh menamatkan pekerja dalam perbualan yang sama. Anda boleh mengetahui lebih lanjut mengenai apa yang anda perlukan untuk penamatan di sini.
Bagaimanakah saya Boleh Dapatkan Pekerja Saya untuk Mengubah Laporan Perbelanjaan mereka pada Masa?
Ini mungkin masalah yang paling biasa apabila anda mempunyai dasar laporan perbelanjaan. Pasukan jualan sentiasa terlambat tetapi mahu dibayar balik. Pasukan pemasaran lupa untuk memasukkan resit, dan perakaunan, HR atau anda kemudian gila cuba memikirkan semuanya.
Kami mengesyorkan anda mendokumen dan melekat pada dasar anda. Ini penting untuk memastikan pekerja diganti dengan sewajarnya, dan anda tidak tergesa-gesa. Pastikan anda menggariskan dasar perbelanjaan anda dengan jelas dan menegaskan bahawa jika orang tidak menghantar perbelanjaan mereka dalam format dan jangka masa yang betul, mereka tidak akan dibayar balik atau perlu menunggu sehingga tempoh bayar berikutnya. Mungkin menasihati mereka untuk menetapkan peringatan kalendar dua hari sebelum tarikh akhir untuk menyelesaikan laporan perbelanjaan mereka dan meninggalkan satu jam untuk menyelesaikannya.
Satu lagi penyelesaian adalah menggunakan kad kredit prabayar Bento. Laporan perbelanjaan pekerja Anda untuk kad prabayar mereka dijejaki secara automatik, dan maklumat tersebut dapat diintegrasikan ke dalam perisian perakaunan Anda, baik langsung, seperti QuickBooks Online, atau melalui file CSV. Cuba Bento percuma selama 60 hari, dan dapatkan yuran persediaan anda dikecualikan dan dua kad pertama anda percuma.
Lawati Bento
Bagaimanakah saya Dapatkan Pengurus Sedia Ada untuk Mengadaptasi Dasar Laporan Perbelanjaan Baru?
Sekiranya dasar perbelanjaan anda adalah tambahan baru, anda mungkin perlu berurusan dengan orang yang merasakan mereka berada di atas dasar atau boleh melakukan perkara-perkara seperti yang mereka ada. Ini adalah masalah yang biasa apabila anda mempunyai pekerja yang telah bersama dengan syarikat anda untuk masa yang lama, atau apabila anda melaksanakan dasar pelaporan perbelanjaan yang lebih formal daripada yang anda miliki pada masa lalu.
Sama seperti bentuk yang tidak dihidupkan tepat pada masanya, anda akan mahu berpegang pada dasar baru anda, termasuk borang dan tempoh masa. Pemimpin harus memimpin dengan contoh, dan ini adalah perbelanjaan dan pembayaran balik yang mudah. Sekiranya seorang pengurus atau pemimpin mempunyai masalah besar dengan dasar baru, bendera merah sedikit akan mula menonjol di kepala bahawa orang ini mungkin tidak sesuai jangka panjang untuk perniagaan anda.
Bolehkah saya Menggunakan Tunai Kecil Daripada Menguruskan Proses Pelaporan Perbelanjaan?
Sesetengah perniagaan membuat mudah dengan pekerja dengan menggunakan dana tunai kecil untuk perbelanjaan kecil seperti yang $ 50 atau kurang. Contohnya, jika penyambut tetamu anda perlu membeli pengeposan untuk menghantar pakej klien, dia boleh menghidupkan resit itu ke dalam wang tunai kecil dan mendapat bayaran balik tanpa melalui proses pelaporan perbelanjaan rasmi. Walau bagaimanapun, lebih baik sekiranya dana tunai kecil, sama dengan laporan perbelanjaan, memerlukan beberapa bentuk dokumentasi seperti tandatangan, amaun dan tujuan perbelanjaan.
Bolehkah saya Menyederhanakan Perbelanjaan Pekerja dengan Mempunyai Mereka Menggunakan Kad Kredit Syarikat Saya?
Sesetengah majikan hanya memberi pekerja kad kredit perniagaan mereka untuk digunakan untuk pembelian. Ini menjimatkan kesulitan untuk menghabiskan wang mereka sendiri dan perlu meminta pembayaran balik. Menggunakan kad kredit perniagaan anda mungkin pilihan jika pembelian jarang berlaku, atau anda mempunyai tenaga kerja kecil.
Walau bagaimanapun, apabila asas pekerja anda bertambah, anda perlu kawalan yang lebih baik ke atas perbelanjaan pekerja anda dan tidak mahu mengesan caj kad kredit untuk mengetahui siapa yang membuatnya dan apa yang mereka buat.
Garisan bawah
Dasar perbelanjaan laporan pekerja dan bentuk laporan perbelanjaan pekerja adalah mudah untuk diwujudkan dan dilaksanakan. Anda boleh menggunakan template kami di atas. Ini akan memberi anda gambaran tentang perbelanjaan pekerja anda dan akan memberikan anda rekod berharga supaya anda boleh belajar, contohnya, jika seorang pelanggan mungkin lebih mahal daripada yang bernilai. Ia boleh memberi anda lebih banyak maklumat tentang perniagaan anda daripada yang anda fikirkan.
Sekiranya anda ingin cara mudah untuk mengawal perbelanjaan pekerja dan perbelanjaan trek dengan mudah, lihat Bento for Business. Kad kredit prabayar membolehkan anda mengawal di mana, bila dan berapa jumlah pekerja yang dibelanjakan. Selain itu, anda boleh menghasilkan laporan untuk setiap kad pekerja dalam beberapa saat dan menghantar laporan tersebut ke dalam perisian perakaunan anda, memudahkan keseluruhan proses simpan kira. Cuba Bento keluar selama 60 hari, dan dapatkan yuran persediaan anda dikecualikan dan dua kad pertama percuma.
Lawati Bento
