Penerimaan Akaun (A / R) adalah wang yang terhutang kepada anda oleh pelanggan untuk produk dan / atau perkhidmatan yang telah anda berikan. Penting untuk kekal di atas invois pelanggan anda; Sekiranya anda tidak dapat membawa kepada masalah aliran tunai yang boleh memberi kesan kepada kemampuan anda untuk membayar bil vendor, memenuhi gaji atau kewajiban lain.
Salah satu cara yang paling kos efektif untuk menguruskan akaun anda yang belum terima dan dibayar lebih pantas ialah menggunakan perisian perakaunan, seperti QuickBooks. Dengan QuickBooks, anda boleh menerima pembayaran kad kredit, menyediakan dan menghantar invois, dan menghantar peringatan pembayaran automatik kepada pelanggan. Bermula dengan QuickBooks sekarang dan jimat sehingga 50%.
Lawati QuickBooks
Proses Penerimaan Akaun
Langkah pertama dalam proses A / R adalah membuat invois dan hantar kepada pelanggan anda.Anda akan secara umumnya ingin melakukan ini sebaik sahaja anda menyediakan perkhidmatan yang dipersetujui, atau menghantar pelanggan barang-barang yang diperintahkan.
Langkah kedua dalam proses A / R adalah untuk mengkaji laporan A / R anda mingguan dan menghantar peringatan kepada pelanggan untuk invois yang akan datang. Langkah terakhir adalah untuk memastikan anda dibayar untuk perkhidmatan / produk yang telah anda berikan, dan menandakan buku anda dengan sewajarnya.
Jika anda menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks, proses ini diperkemas daripada menghantar invois dalam talian untuk menjana laporan penuaan A / R. Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan sistem manual seperti Excel atau Word maka ia akan mengambil sedikit masa lagi. Anda boleh menyimpan sehingga 50% dari QuickBooks.
Lawati QuickBooks
Bagaimana Mengurus A / R: Sistem Manual vs. Perisian Perakaunan
Bahagian yang paling penting dalam proses A / R adalah untuk membuat invois tepat pada masanya. Oleh kerana pemilik perniagaan kecil seperti anda memakai topi yang begitu banyak, mudah melupakan invois pelanggan setelah Anda menyelesaikan pekerjaan atau mengirimkan produk mereka. Lebih lama ia membawa anda kepada invois pelanggan anda, semakin lama ia akan mengambil masa untuk menerima pembayaran.
3 langkah utama yang perlu anda ambil ialah:
- Catat Jualan
- Terus Memesan Tarikh yang Dikehendaki
- Catat Rekod Bayaran yang Diterima
Bergantung kepada sama ada anda menggunakan sistem manual seperti spreadsheet Excel atau perisian perakaunan seperti QuickBooks, akan menentukan langkah tepat yang anda ambil. Kami akan membincangkan kedua-dua perkara ini dengan lebih terperinci seterusnya.
1. Catat Jualan
QuickBooks
Dengan menggunakan QuickBooks untuk menghantar invois, anda merekodkan jualan, mengemas kini akaun jualan dan akaun-akaun akaun anda dan menghantar invois semua pada masa yang sama. Tonton bagaimana untuk membuat dan menghantar invois untuk melihat ini dalam tindakan. Sekurang-kurangnya, anda perlu melengkapkan bidang berikut:
- Rang Undang-Undang Pelanggan ke / Kapal ke Alamat
- Tarikh invois
- Perkhidmatan / Produk Dijual
- Tarikh Gagal
- Maklumat tambahan yang boleh membantu pelanggan
Keindahan menggunakan program perisian perakaunan seperti QuickBooks adalah semasa proses persediaan anda menambah semua maklumat hubungan pelanggan anda. Dengan cara itu, apabila anda bersedia membuat invois, anda akan memilih nama pelanggan anda dari menu lungsur dan semua maklumat pelanggan yang berkaitan (bil ke / ke alamat untuk alamat dan terma pembayaran) secara automatik akan mengisi pada invois.
Kebanyakan program perisian perakaunan juga membolehkan anda menyediakan senarai perkhidmatan dan / atau produk yang anda jual; sama dengan nama pelanggan, anda boleh dengan cepat memilih item ini dari menu lungsur turun dan menambahnya pada invois. Sebaik sahaja anda telah membuat semua pilihan anda, invois anda sepadan dengan yang berikut:
Invois Sampel Dibuat dalam QuickBooks Online
Apabila anda menyimpan invois, QuickBooks akan merakamkan entri jurnal berikut untuk anda di belakang tabir.
| Belum terima Akaun Debit Pendapatan Perkhidmatan Kredit | Belum terima Akaun Debit Pendapatan Jualan Produk Kredit |
| Kos Barang Debit yang Dijual | |
| Inventori Kredit |
Seperti yang dapat anda lihat, sama ada anda menjual produk atau perkhidmatan, kemasukan jurnal untuk merekodkan jualan adalah sama; debit kepada Penerimaan Akaun dan kredit ke akaun Pendapatan Produk / Perkhidmatan. Anda juga akan melihat catatan jurnal 2 yang direkodkan apabila anda menjual produk. Kemasukan jurnal ini akan tambah (debit) Kos Jualan yang dijual dan penurunan (kredit) akaun Inventori untuk apa yang anda bayar untuk membeli produk. Baca terus untuk mengetahui bagaimana ini akan memberi kesan kepada penyata kewangan.
Sistem Manual
Jika anda menggunakan spreadsheet Excel atau kaedah pen & kertas maka rakaman jualan akan menjadi dua langkah proses berbanding dengan satu langkah proses apabila anda menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks:
Langkah A - Buat Invois
Jika anda menggunakan spreadsheet untuk membuat invois, templat invois ini mungkin berguna. Sama seperti QuickBooks, invois perlu memasukkan maklumat berikut:
- Rang Undang-Undang Pelanggan ke / Kapal ke Alamat
- Tarikh invois
- Perkhidmatan / Produk Dijual
- Tarikh Gagal
- Maklumat tambahan yang boleh membantu pelanggan
Sekiranya anda berminat menaik taraf dari spreadsheet tetapi anda tidak mampu QuickBooks, periksa panduan kami ke 5 penjana invois percuma teratas.
Langkah B - Penyertaan Rekod Jurnal
Sekiranya anda perlu merekodkan invois dan anda tidak menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks, maka anda perlu merakam kemasukan jurnal. Entri jurnal adalah cara manual untuk merekodkan urus niaga perniagaan seperti invois pelanggan. Ia harus termasuk tarikh efektif, jumlah debit, dan jumlah kredit. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kemasukan jurnal dan cara membuatnya, lihat artikel ini dari Alat Perakaunan.
Entri jurnal yang akan anda rakam adalah sama dengan yang kami bincangkan di bahagian QuickBooks sebelumnya. Mari kita lihat contoh.
Contoh:
Katakan anda mempunyai kedai runcit di mana anda menjual topi dan t-shirt. Anda perlu merekodkan jualan yang dibuat kepada kelab booster sekolah menengah tempatan yang membeli 20 kaos t-shirt @ $ 5 setiap satu. Berikut adalah entri jurnal yang anda rekod untuk ini produk jualan:
Kemasukan Jurnal # 1:
Penerimaan Akaun Debit $ 100
Pendapatan Jualan Produk Kredit $ 100
Untuk merakam penjualan 20 T-shirt untuk akaun kelab booster
Kemasukan Jurnal # 2:
Kos Debit Barang Dijual $ 40
Inventori Kredit $ 40
Untuk merakam penjualan 20 T-shirt dengan kos $ 2 setiap satu
2. Mengesan Tarikh Bertepatan
QuickBooks
Sekiranya anda menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks maka anda tidak perlu bimbang untuk mengesan apabila invois pelanggan anda jatuh tempo. Sebaik sahaja anda menyediakan istilah pembayaran dalam perisian perakaunan anda, anda boleh menyediakan peringatan untuk memberi isyarat kepada anda beberapa hari tertentu sebelum invois telah jatuh tempo atau apabila invois telah jatuh tempo. Di samping itu, anda boleh menjalankan laporan penuaan Terima Akaun untuk melihat invois mana yang sedang berlaku, yang akan datang atau masa lalu.
Sistem Manual
Jika anda tidak menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks, maka anda perlu menyediakan peringatan pada kalendar elektronik seperti Outlook atau Google untuk setiap invois pelanggan. Ini perlu dilakukan sebaik sahaja anda membuat dan menghantar invois kepada pelanggan anda; jika tidak, anda mungkin lupa dan sebelum anda tahu, tarikh akhir invois telah datang dan pergi.
3. Rekod Bayaran Segera yang Diterima
QuickBooks
Agar laporan A / R penuaan anda dan penyata kewangan lain tetap terkini, anda mesti merekodkan pembayaran yang diterima daripada pelanggan tepat pada masanya. Apabila anda mencatat pembayaran dalam QuickBooks, ia akan menandakan invois secara automatik seperti yang dibayar, mengurangkan baki A / R dan meningkatkan baki akaun Tunai / Bank anda. Ini akan memastikan laporan Keuntungan dan Kerugian dan Lembaran Imbangan anda tetap dikemas kini.
Sistem Manual
Terdapat beberapa cara yang anda boleh memilih untuk menandakan invois secara manual seperti yang telah dibayar. Kuncinya adalah untuk menyediakan satu sistem yang paling sesuai untuk anda dan tetap bersamanya selagi ia berfungsi untuk anda. Sekiranya pelanggan membayar dengan cek, saya cadangkan anda membuat salinan cek (sebelum anda mendepositkannya.) Imbas salinan cek dan simpannya ke komputer anda. Dalam panduan Pembukuan dan Perakaunan Perniagaan Kecil kami, kami telah memasukkan petua mengenai bagaimana anda boleh menubuhkan sistem pemfailan elektronik untuk menjejaki dokumen perniagaan penting, termasuk berapa lama anda mesti menyimpan dokumen pada fail sebelum anda boleh melontarkannya.
Jika anda ingin menjimatkan masa anda ke hadapan, pertimbangkan untuk menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks. Dengan QuickBooks, anda boleh dengan mudah invois pelanggan dan pembayaran trek supaya anda tetap berada di atas penghutang akaun anda. Pelan bermula pada hanya $ 15 sebulan dan anda boleh mendapatkan sehingga 50% off.
Lawati QuickBooks
5 Tips untuk Pelanggan Invois
Petua # 1: Tetapkan istilah pembayaran yang betul
Walaupun terma pembayaran yang paling biasa ialah Net 30, yang bermaksud bahawa bayaran perlu dibayar dalam tempoh 30 hari dari tarikh invois; tidak ada satu saiz yang sesuai dengan semua. Anda perlu menentukan terma pembayaran yang tepat untuk perniagaan anda. Walau bagaimanapun, anda tidak mahu menyimpang terlalu banyak dari segi yang boleh diterima untuk industri anda. Lihat Syarat-syarat Invois Terbaik untuk Perniagaan Kecil anda untuk mengetahui lebih lanjut.
Petua # 2: Benarkan Pelanggan Bayar Dalam Talian
Kini, semakin ramai orang menggunakan plastik melalui wang tunai atau cek. Memberi pilihan anda kepada pelanggan untuk membuat pembayaran secara langsung dalam talian dengan menggunakan kad kredit / debit bukan sahaja memudahkan pelanggan anda tetapi anda akan dibayar lebih cepat daripada menunggu cek untuk tiba melalui surat siput. QuickBooks membolehkan anda untuk menghantar e-mel kepada pelanggan invois mereka yang termasuk pautan pembayaran. Sebaik sahaja pelanggan anda membuat pembayaran, anda menerima pemberitahuan e-mel dan invois secara automatik ditandakan sebagai berbayar dalam QuickBooks!
Tip # 3: Semak laporan A / R Aging anda
Sebagaimana yang saya nyatakan sebelum ini, jika anda menggunakan QuickBooks atau perisian perakaunan lain, maka anda boleh dengan mudah menjalankan laporan Peningkatan Penghutang Akaun. Di bawah ini adalah gambaran daripada laporan A / R Aging yang dibuat dalam QuickBooks:
Laporan Pencapaian Akaun Belum Terima (A / R) dibuat dalam QuickBooks Online.
Laporan ini mengkategorikan semua invois pelanggan terbuka ke dalam kumpulan berikut:
- Semasa (Invois masih belum selesai).
- 1-30 Days past due
- 31-60 hari lewat
- 61-90 hari lewat
- 0ver 90 hari masa lalu
Kami mengesyorkan agar anda menyemak laporan ini pada a setiap minggu dan mengambil tindakan. Pada umumnya, kebanyakan orang akan mengambil pendekatan reaktif dan tunggu sehingga invois sudah lewat sebelum menindaklanjuti pelanggan mereka.
Sebaliknya, cuba mengambil pendekatan yang proaktif dengan menghantar pelanggan peringatan mesra beberapa hari sebelum invois tersebut perlu. Xero adalah salah satu daripada beberapa program perisian perakaunan yang akan membolehkan anda menyediakan peringatan automatik kepada pelanggan sebelum ini tarikh akhir invois. Untuk mengetahui lebih lanjut, lihat tutorial video kami mengenai cara menyesuaikan invois dalam Xero.
Petua # 4: Pertimbangkan untuk menawarkan diskaun pelanggan untuk pembayaran awal
Salah satu cara anda boleh mendapatkan pelanggan untuk membayar anda lebih cepat adalah untuk menawarkan insentif. Diskaun awal pembayaran adalah penyelesaian yang baik untuk pelanggan yang cenderung untuk selalu membayar lewat. Cara ia berfungsi ialah anda boleh menawarkan diskaun 1% atau 2% untuk pembayaran yang dibuat dalam tempoh 10 hari dari tarikh invois. Sekiranya pelanggan tidak membuat pembayaran dalam tempoh 10 hari maka amaun penuh invois akan dibayar berdasarkan syarat standard anda (iaitu Net 30).
Lihat Understanding Diskaun Pembayaran Awal pada Invois untuk mengetahui lebih lanjut.
Tip # 5: Pemfaktoran Invois
Jika anda mempunyai banyak invois tertunggak yang anda sedang menunggu dan memerlukan wang tunai yang cepat, anda mungkin ingin mempertimbangkan pemfaktoran invois. Pemfaktoran Invois membolehkan anda mendapatkan pembiayaan berdasarkan baki A / R yang belum dijelaskan, asalkan anda membuat invois sekurang-kurangnya $ 50K sebulan. Untuk maklumat lanjut mengenai pemfaktoran invois, lihat panduan pemfaktoran terbaik kami.
Jika anda tidak membuat invois sekurang-kurangnya $ 50K sebulan, pembiayaan akaun pembiayaan adalah pilihan yang lebih fleksibel. Syarikat pembiayaan AR yang disyorkan adalah Fundbox. Mereka tidak menawarkan pembiayaan AR cek kredit sehingga 100% daripada nilai invois. Mereka menawarkan garis kredit dan pinjaman $ 1K - $ 100K dan boleh membiayai dalam 1-3 hari. Menerualifikasi dalam talian dalam beberapa minit.
Lawati Fundbox
Kesan Penerimaan Akaun pada Penyata Kewangan anda
Terdahulu, kami membincangkan penyertaan jurnal yang perlu direkodkan untuk penjualan produk dan perkhidmatan. Dalam bahagian ini, saya ingin membincangkan kemasukan jurnal yang anda perlu rekod apabila anda menerima bayaran dari pelanggan anda dan kesannya terhadap penyata kewangan. Mari kita jalankan contoh untuk melihat bagaimana ini berfungsi.
Catat Bayaran yang Diterima
Mari kita kembali ke kedai runcit kami yang menjual topi dan t-shirt. Jika anda ingat, kami menjual 20 T-shirt @ $ 5 setiap satu untuk jualan sebanyak $ 100.00.
Mari kita lihat entri jurnal yang QuickBooks (atau anda) akan merekodkan apabila pembayaran diterima:
Tunai Debit $ 100
Penerimaan Akaun Kredit $ 100
Berikut adalah ringkasan impak yang merekodkan jualan kepada pelanggan dan merekodkan bayaran yang diterima daripada pelanggan yang ada pada penyata kewangan.
Ringkasan Kesan Penyata Kewangan
| Transaksi | Akaun Dipengaruhi | Kesan pada Acct | Penyata kewangan |
|---|---|---|---|
| Catat penjualan produk atau perkhidmatan | Penerimaan Akaun Pendapatan (jualan) | Meningkat Meningkat | Penyata imbangan Keuntungan & Kerugian (P & L) |
| Catat jualan produk | Kos barangan yang dijual Inventori | Meningkat Kurangkan | Keuntungan & Kerugian (P & L) Penyata imbangan |
| Catat pembayaran daripada pelanggan | Tunai Penerimaan Akaun | Meningkat Kurangkan | Penyata imbangan Penyata imbangan |
Perhatikan bahawa kemasukan jurnal untuk merekod penjualan produk / perkhidmatan adalah sama; Debit kepada Penerimaan Akaun dan kredit kepada Pendapatan Perkhidmatan / Produk. Akaun Pendapatan akan muncul dalam laporan P & L sebagai meningkat ke akaun. Tonton tutorial video kami mengenai Penyata Keuntungan dan Kerugian untuk mengetahui lebih lanjut mengenai bagaimana penyata kewangan ini berfungsi. Akaun-akaun Akaun Receivable adalah akaun aset yang akan muncul di laporan Lembaran Imbangan sebagai meningkat ke akaun. Tonton tutorial video kami di Laporan Lembaran Imbangan untuk mengetahui lebih lanjut mengenai bagaimana penyata kewangan ini berfungsi.
Kemasukan jurnal kedua yang perlu direkodkan untuk jualan produk adalah debit kepada Kos Barang Dijual dan kredit kepada Inventori. Kos Jualan yang dijual akan dipaparkan pada laporan P & L sebagai meningkat; akaun Inventori akan muncul pada laporan Lembaran Imbangan sebagai penurunan.
Entri jurnal untuk merekodkan pembayaran adalah sama untuk penjualan produk / perkhidmatan. Akaun Tunai adalah akaun aset yang akan muncul pada laporan Lembaran Imbangan sebagai meningkat; Akaun Penerimaan Akaun juga merupakan akaun aset dan akan muncul di laporan Lembaran Imbangan sebagai penurunan.
Petua untuk Mempekerjakan Pengurus Terima Terima Akaun
Banyak pemilik perniagaan kecil merasa bermanfaat untuk mengupah pengurus A / R sebaik sahaja ia terlalu menuntut untuk menguruskan invois sendiri. Berikut adalah beberapa petua tentang bagaimana untuk mengupah pengurus A / R yang sesuai. Saya juga mengesyorkan menyemak panduan penyewaan penuh kami untuk mendapatkan petua lebih lanjut mengenai proses pengambilan pekerja.
Pengalaman adalah guru yang terbaik.
Keupayaan seseorang untuk menguruskan akaun belum terima tidak semestinya memerlukan ijazah Sarjana Muda. Tetap buka untuk menyewa seseorang yang membawa banyak pengalaman kerja ke meja ke atas seseorang yang baru keluar dari kolej. Jika anda mengupah seseorang dengan pengalaman di bawah tali pinggang mereka, keluk pembelajaran tidak akan menjadi curam kerana mereka telah melakukan perakaunan "dunia nyata" berbanding dengan hanya memiliki pengetahuan buku tanpa pengalaman sebenar.
Termasuk Perisian Perakaunan dalam Penerangan Pekerjaan.
Dalam perihal kerja, saya cadangkan anda memasukkan perisian perakaunan dan alat yang anda gunakan untuk menguruskan A / R. Ini termasuk QuickBooks, spreadsheet atau Excel dan mana-mana program lain yang akan digunakan oleh calon untuk melakukan tugas tersebut. Mempunyai keahlian ini dimuka akan mengurangkan jumlah masa yang anda perlu melabur dalam melatih pekerja baru.
Semak templat perihalan kerja dengan petua tambahan.
Uji Kemahiran mereka.
Sekiranya calon menuntut mempunyai QuickBooks atau pengetahuan perisian lain, anda harus menguji mereka di atasnya. Saya cadangkan datang dengan senarai tugas yang biasanya mereka perlu lakukan (iaitu membuat invois, menjejaki bayaran pelanggan dll) dan minta mereka menyelesaikan tugas-tugas ini. Saya mengesyorkan agar anda mentadbirkan ini pada peringkat awal proses temuduga.
Kemahiran Rakyat adalah Kunci.
Pengurus A / R akan berinteraksi secara terus dengan pelanggan anda. Oleh itu, anda ingin memastikan bahawa mereka memahami pentingnya menjalinkan hubungan baik dengan pelanggan anda; manakala pada masa yang sama tidak menghindar dari menindaklanjuti pelanggan yang telah lewat kerana pembayaran mereka.
Jangan Lupakan Cek Latar Belakang.
Kedudukan perakaunan biasanya melibatkan pendedahan kepada data kewangan yang sensitif, jadi penting anda mengupah seseorang yang tidak mempunyai rekod jenayah.
Semak panduan kami mengenai syarikat cek latar belakang yang terbaik untuk majikan.
Talian Bawah untuk Mengurus Piutang Akaun
Saya harap maklumat yang kami berikan kepada anda akan memberi inspirasi kepada anda untuk mengambil tindakan segera. Saya jamin jika anda melaksanakan beberapa (jika tidak semua) cadangan kami, menguruskan baki akaun anda akan menjadi mudah!
Berikut ialah senarai item tindakan untuk memulakan anda:
- Semak Kursus QuickBooks percuma kami untuk dengan mudah tinggal di atas invois pelanggan terbuka.
- Melaksanakan beberapa tip yang kami kongsi dengan anda seperti menerima pembayaran dalam talian dari pelanggan dan menyemak laporan A / R Aging anda setiap minggu.
- Gunakan petua yang kami kongsi untuk mengupah Pengurus A / R yang baik, dan pastikan untuk memeriksa lebih banyak sumber pengambilan kami untuk nasihat tambahan.
