Bagaimana Membuat Payroll di California dalam 5 Langkah

Perniagaan di California dengan satu atau lebih pekerja perlu melakukan pembayaran gaji mengikut undang-undang persekutuan, negeri dan tempatan - seperti cuti sakit berbayar dan faedah komuter. Oleh kerana berpotensi untuk dikenakan penalti dan denda, cara terbaik untuk melakukan pembayaran gaji di California adalah untuk menggunakannya menggunakan lima langkah ini.

Gusto adalah pembekal gaji perniagaan kecil yang menawarkan pematuhan gaji di semua negeri A.S., termasuk California. Anda boleh menetapkan gaji dengan menjawab soalan dalam talian dan juga menawarkan faedah kepada pekerja anda melalui sistem mudah digunakan mereka. Gusto menyediakan gaji pertama anda secara percuma dengan percubaan selama 30 hari.

Lawati Gusto

Penafian: Fit Small Business tidak berfungsi sebagai profesional undang-undang atau cukai berlesen. Kami mengesyorkan anda berunding dengan peguam anda, akauntan gaji, atau profesional berlesen untuk membuat keputusan berkaitan dengan proses penggajian anda.

Bagaimana Pekerjaan California Payroll

Payroll California memerlukan anda menjejaki lebih dari jam bekerja dan membayar kadar. Sebenarnya, perniagaan kecil yang berkembang dari negeri-negeri lain ke California sering mendapati bahawa pekerja berbayar di sana menambah kompleksiti yang signifikan ke proses gaji mereka. California mempunyai cara sendiri mengira lebih masa dan menguruskan rehat.

Dan anda juga perlu mengesan akruan cuti, meninggalkan diambil, dan meninggalkan baki. Itu kerana jika pekerja ditamatkan atau berhenti, anda perlu membayar apa-apa gaji sakit atau baki percutian yang tidak digunakan, yang tidak diperlukan di banyak negeri lain.

Majikan berbilang negara yang berkembang ke California mungkin lebih mudah untuk bekerja dengan organisasi majikan profesional (PEO) seperti Justworks disebabkan oleh HR, gaji dan kepakaran pematuhan cukai mereka di semua negeri, termasuk California. Apabila anda menyerahkan sumber kepada PEO seperti Justworks, anda mengelakkan risiko, seperti potensi pelanggaran undang-undang buruh California. Dapatkan demo Justworks.

Lawati Justworks

Berikut adalah lima langkah untuk menggunakan penyedia outsourcing untuk melakukan pembayaran gaji syarikat anda di California:

1. Tentukan Undang-undang Penggajian Yang Mempengaruhi Perniagaan Anda

Sebelum memproses gaji di California, anda perlu memahami peraturan yang berlaku untuk perniagaan anda dan jenis pekerja yang anda sewa. Pelbagai undang-undang gaji California dikuatkuasakan berdasarkan saiz perniagaan anda, lokasinya, industri anda, dan sama ada anda mengupah pekerja, kontraktor, atau kedua-duanya. Sebagai tambahan kepada undang-undang buruh persekutuan yang memberi kesan kepada semua majikan yang berasaskan A.S. (seperti keperluan insurans pampasan pekerja), California mempunyai undang-undang sendiri yang mengatur pekerjaan, seperti cuti sakit mandatori, keperluan rintis, pengangguran, dan kerja lembur.

Contoh Perbezaan Antara Hukum Persekutuan & Negeri

Hanya untuk memberi gambaran tentang bagaimana kompleks ini, lihat bagaimana California dan undang-undang gaji persekutuan berbeza:

Undang-undang Penggajian Persekutuan vs California


Impak gaji	Undang-undang Penggajian Persekutuan	Undang-undang Penggajian Negeri California
Bayar Kadar, Jenis Pembayaran, Kitaran Bayar & Pay Stubs	Upah minimum $ 7.25 sejam untuk FLSA. Tidak ada undang-undang persekutuan untuk menetapkan apa jenis pembayaran, kitaran gaji, atau sama ada membayar stubs diperlukan.	Upah minimum California adalah $ 11 atau $ 12 sejam, berdasarkan saiz majikan. Kadar lain dikenakan kepada pekerja yang berbeza. Mereka juga menetapkan maklumat yang tepat yang mesti muncul pada rintangan gaji.
Masa & istirahat	Lebih masa 40 jam dalam seminggu bagi setiap FLSA. Tidak ada rehat yang diberi mandat, tetapi dokumentasi dasar diperlukan jika rehat ditawarkan.	Masa lembur California adalah berdasarkan jam dalam sehari, jam dalam seminggu, dan jumlah hari yang bersambung. Di samping itu, rehat ditakrifkan dan anda perlu membayar pekerja $ 100 setiap hari tambahan jika mereka tidak boleh berehat.
Dibayar Waktu & Cuti	FMLA memerlukan cuti tanpa gaji apabila majikan mempunyai 50 pekerja.	California mempunyai banyak undang-undang negeri yang mandat membayar cuti sakit, cuti kehamilan, ketidakupayaan, pengangguran, dan banyak lagi yang berdasarkan saiz syarikat, bermula dengan majikan yang mempunyai sekurang-kurangnya 5 pekerja.
Bayar yang sama	EEOC memerlukan majikan yang mempunyai 15 atau lebih pekerja untuk mematuhi.	California memperluaskan undang-undang anti-diskriminasi kepada pelbagai kelas seperti wanita hamil dan orientasi seksual individu.
Pengangguran, Kecacatan & Komp Pekerja	DOL memerlukan majikan untuk mengambil bahagian dalam menyediakan insurans pengangguran tetapi tidak memberi mandat ganti rugi pekerja. ADA memerlukan majikan dengan 15 atau lebih pekerja untuk menampung pekerja kurang upaya.	California membenarkan majikan mengambil bahagian dalam dana pengangguran negeri. Insurans kecacatan juga dikehendaki negara sebagai insurans pengangguran di California. Dan, California menambah syarat untuk menampung ibu bapa baru serta ibu hamil dan penyusuan.
Cukai pendapatan	IRS memerlukan perniagaan dan pekerja untuk membayar gaji persekutuan dan cukai pendapatan.	California menambah empat cukai tambahan - dua dibayar oleh majikan dan dua dibayar oleh pekerja.

Di samping itu, sesetengah kawasan bandar mempunyai undang-undang buruh seperti tambahan cuti sakit mandatori tambahan yang memberi kesan kepada majikan dalam bidang kuasa tersebut. Sekiranya anda mengambil pekerja di California, anda akan menyedari undang-undang ini untuk mengelakkan audit, denda, dan penalti.

Walaupun kami tidak dapat melindungi semua undang-undang yang mempengaruhi pemprosesan gaji di California, kami akan melakukan yang terbaik untuk memaklumkan anda ke kawasan gaji yang unik di negara tersebut. Untuk senarai undang-undang California yang mungkin memberi kesan bagaimana anda membuat pembayaran, sila lihat jadual Undang-undang California kami di bawah.

Mari kita melalui beberapa contoh:

Gaji minimum

Gaji minimum California jauh lebih tinggi daripada gaji minimum persekutuan dan datang dengan peraturan tambahan mengenai siapa yang boleh mendapatkannya. Malah, gaji minimum yang anda boleh berikan berbeza di California berdasarkan saiz majikan:

Inilah dua kadar upah minimum di California oleh saiz majikan:

Majikan yang mempunyai 25 pekerja atau kurang: $ 11 per jam setiap pekerja
Majikan yang mempunyai 26 atau lebih pekerja: $ 12 per jam setiap pekerja

Terdapat peraturan gaji minimum tambahan untuk situasi tertentu, seperti pekerja yang mendapat tip. Tambahan pula, banyak bandar raya, seperti Los Angeles dan San Francisco, mempunyai gaji minimum mereka sendiri. Syukurlah, UC Berkeley Law Center menyediakan butiran bandar mengikut bandar mengenai kadar upah minimum untuk California.

Waktu di California

Di seluruh negara, masa lampau dikira sebagai mana-mana jam bekerja melebihi 40 dalam minggu kerja biasa, dan biasanya memberi kesan kepada pekerja yang tidak dikecualikan. California menambah ini dengan memerlukan lebih masa untuk dibayar pada masa dan setengah untuk mana-mana jam bekerja lebih lapan jam dalam sehari. Kemudian, selepas 12 jam bekerja dalam sehari, lebih masa dibayar dibayar dua kali ganda gaji biasa pekerja, seperti yang pertama lapan jam pada hari ketujuh bekerja berturut-turut.

Seperti yang dapat anda lihat, itu rumit. Adalah penting untuk mengira masa lampau dengan tepat serta mengklasifikasikan pekerja anda dengan betul untuk mengelakkan audit tempat kerja, penalti, dan denda, yang boleh berjalan beribu-ribu. Sesetengah jenis pekerjaan, seperti pekerja penjagaan kesihatan di rumah, dikecualikan daripada kerja lembur di California. Itulah sebabnya kami mengesyorkan menggunakan perisian gaji untuk menguruskan peraturan masa lapang dan pengiraan untuk anda.

Rehat & rehat makan tengah hari

Di California, anda mesti menyediakan rehat berehat 10 minit dan rehat makan tengah hari yang tidak dibayar 30 minit. Sekiranya anda tidak dapat melakukannya pada hari kerja yang diberikan, anda mesti menambah satu jam waktu berbayar kepada cek pekerja untuk hari itu. Ini berbeza dengan garis panduan persekutuan, yang tidak memerlukan rehat. Mereka mencadangkan istirahat di bawah 15 minit dibayar dan rehat makan tengah hari selama 30 minit tidak dibayar, dan polisi anda akan didokumenkan jika anda menawarkan rehat.

Untuk menguruskan rehat di California, kami sangat mengesyorkan anda menggunakan perisian masa dan kehadiran yang diprogramkan dengan peraturan ini untuk memastikan pekerja melengkapkan rehat dan makan tengah hari mereka dengan betul. Dengan cara itu, anda akan mempunyai dokumentasi yang diperlukan dan dapat membayarnya berdasarkan tempoh rehat mereka dan bilangan jam bekerja.

Untuk perisian jam masa elektronik percuma yang juga boleh mengurus penjadualan pekerja anda, cuba Homebase. Homebase adalah intuitif untuk ditubuhkan dan digunakan, menyediakan aplikasi mudah alih, dan termasuk alat komunikasi untuk memastikan pekerja anda memberi maklumat tentang perubahan. Ia juga membolehkan anda untuk meluluskan permintaan masa dan menjejaki cuti sakit. Di samping itu, data dari Homebase mengalihkan lancar ke Gusto.

Cuba Homebase

Dibayar Masa Dibayar

Waktu berbayar (PTO) tidak diperlukan di peringkat persekutuan. Malah, California adalah salah satu daripada beberapa negara di A.S. yang memerlukan majikan memberikan cuti sakit berbayar kepada kakitangan mereka. Di samping itu, undang-undang California memastikan pekerja dibayar masa cuti mereka juga. Tidak ada "menggunakan atau hilang" dasar PTO yang dibenarkan. Sekiranya anda menamatkan pekerja yang telah membuat percutian di buku, anda perlu membayar jumlah dolar yang tidak digunakan pada masa cuti yang tidak digunakan dalam cek terakhir mereka. Oleh itu, kami sangat mengesyorkan majikan California menggunakan beberapa jenis perisian pengesanan masa untuk membantu menguruskan cuti sakit dan permintaan PTO.

Tinggalkan

Undang-undang persekutuan menyediakan Akta Cuti Perubatan Keluarga yang memberi kesan kepada semua majikan yang mempunyai 50 atau lebih pekerja. Walau bagaimanapun, California telah meninggalkan undang-undang yang menjejaskan pelbagai jenis cuti dan saiz majikan yang berbeza.Sebagai contoh, jika anda mempunyai lima atau lebih pekerja, anda perlu membenarkan cuti kehamilan; jika anda mempunyai lebih daripada 20 pekerja, anda perlu memberi waktu balas responden kecemasan anda.

Ini hanyalah beberapa contoh daun yang anda perlukan untuk mengesan sebagai sebahagian daripada proses pembayaran gaji anda di California. Atas sebab ini, sesetengah perniagaan memilih untuk menaik taraf daripada perisian gaji ke sistem HRIS yang menjejaki pelbagai jenis baki cuti dan polisi yang mengawalnya.

Jenis & Kekerapan Pembayaran

Tunai dan cek adalah satu-satunya cara undang-undang untuk membayar pekerja di California. Anda tidak boleh memaksa pekerja menerima deposit langsung sebagai kaedah pembayaran. Walau bagaimanapun, jika anda membuat dasar, pekerja bersetuju untuk menerima deposit langsung, dan mereka memilih bank untuk digunakan, anda boleh menawarkannya.

Di samping itu, terdapat peraturan di California untuk berapa kerap pekerja mesti dibayar. Malah, hanya kakitangan tertentu, seperti kakitangan pentadbiran dan profesional, boleh dibayar bulanan. Semua pekerja lain mesti dibayar sekurang-kurangnya setiap minggu atau dua bulan lagi, dengan tidak lebih daripada 15 hari antara gaji.

Pay Stubs

Sesetengah negeri tidak memerlukan stok gaji. Tetapi undang-undang California agak spesifik tentang apa maklumat yang perlu disertakan pada stub gaji. Sebagai contoh, stub gaji anda perlu memasukkan perkara-perkara seperti:

Bayar tarikh permulaan dan tamat tempoh
Nama dan ID pekerja (boleh menjadi empat angka terakhir nombor Keselamatan Sosial)
Waktu bekerja dalam tempoh bayar dan membayar kadar setiap jam
Gaji kasar dan bersih untuk tempoh gaji
Semua potongan diambil dari gaji pekerja
Nama majikan (entiti undang-undang) dan alamat

Contohnya:

California menyediakan contoh ini dengan tepat apa yang kelihatan seperti gaji seorang pegawai gaji setiap jam.

Pemeriksaan Akhir

Masa untuk masa pemeriksaan akhir perlu disediakan berbeza mengikut keadaan. California lebih ketat daripada kebanyakan dan memerlukan anda memberikan bayaran dalam masa 72 jam jika anda menamatkan pekerja. Pekerja yang memberikan notis 72 jam harus menerima gaji akhir mereka pada hari terakhir mereka bekerja. Ini adalah satu lagi bidang di mana menggunakan perisian gaji boleh membantu, kerana anda dapat menjalankan gaji luar kitaran dan membayar pekerja dengan serta-merta.

Kecurian Bayar & Upah Gaji

Di California, anda tidak boleh membayar gaji pekerja anda. Anda mesti memastikan bahawa kadar bayaran anda memberi gaji yang sama untuk kerja yang serupa. Oleh itu, anda perlu mempunyai proses yang sedia ada untuk memantau kadar gaji pekerja anda, menguruskan peningkatan gaji, dan perihal kerja dokumen (yang menerangkan tugas pekerjaan) sebagai sebahagian daripada proses pembayaran gaji anda.

Di samping itu, anda mesti menyediakan pekerja dengan kadar gaji mereka, asas bayaran (iaitu, setiap jam atau gaji), dan membayar secara bertulis semasa anda menyewa, menukar gaji mereka, atau menamatkan pekerjaan mereka.

Hilang Upaya

California adalah salah satu daripada segelintir negeri yang memerlukan anda untuk membayar insurans hilang upaya, sama ada melalui dana kecacatan (SDI) negeri atau melalui pihak ketiga. Ini mesti dikira dan diproses dengan setiap senarai gaji.

Insurans Pengangguran

Insurans pengangguran mesti disediakan untuk semua pekerja, tanpa mengira saiz syarikat. Perniagaan baru tanpa sejarah tuntutan pengangguran diberikan kadar pengangguran (UI) kadar 3.4% untuk dua hingga tiga tahun pertama. Selepas itu, kadar anda didasarkan pada formula rumit yang merangkumi pengalaman tuntutan pengangguran anda.

Cukai Pekerja Negeri California

California menyediakan dua cara untuk menentukan cukai pekerja: Kaedah Jadual Kurungan Wage dan Kaedah Pengiraan Pasti. Arahan dan jadual untuk mengira kaedah Kurungan Wage adalah 27 muka surat panjang. Jika ini seolah-olah rumit, itu kerana ia adalah. Terdapat juga pengecualian berpendapatan rendah dan keadaan khusus di mana seseorang harus digunakan dan bukannya yang lain, seperti jika anda perlu membuat pengiraan manual. Kami menyediakan maklumat mengenai semua majikan dan cukai negeri pekerja di bawah.

Pendakap Upah: Digunakan untuk pengiraan manual; cari arahan di sini.
Pengiraan yang tepat: Digunakan untuk pengiraan berkomputer; cari arahan di sini.

Untuk maklumat lanjut mengenai undang-undang buruh California, rujuk laman web kerajaan ini yang terperinci mengenai undang-undang dan peraturan buruh yang mempengaruhi majikan California.

California adalah salah satu negara yang paling kompleks di mana untuk memastikan gaji anda mematuhi. Itulah sebabnya kami mencadangkan anda bukan sahaja bekerja dengan pembekal gaji seperti Gusto, atau PEO seperti Justworks, tetapi juga membeli sistem masa dan kehadiran yang dapat melindungi anda dalam hal pertikaian atau audit. Homebase adalah perisian tepat waktu yang bebas jika anda hanya mempunyai satu lokasi kerja. Cuba Homebase secara percuma.

Lawati Homebase

2. Dapatkan Perkhidmatan Payroll

Mari kita potong untuk mengejar: melakukan gaji anda sendiri di California tidak masuk akal. Di beberapa negeri, anda mungkin boleh mendapatkan perisian gaji percuma atau menggunakan kalkulator gaji. Itu berisiko di California kerana keperluan untuk mengesan dan membayar cuti sakit serta memastikan stok gaji anda menyediakan semua maklumat yang diperlukan, seperti baki cuti dan akruan.

Sekiranya anda memilih melakukan pembayaran gaji anda, kami mengesyorkan anda mematuhi panduan kami tentang cara melakukan pembayaran gaji dan pertimbangkan untuk bekerja dengan pakar undang-undang atau pakar buruh untuk memastikan pemprosesan dan pengiraan gaji anda mematuhi undang-undang pekerjaan negeri dan tempatan. Dalam kes ini, anda akan dapati bahagian gaji gaji California di atas kritikal, kerana anda perlu menguruskan pengiraan ini untuk setiap pekerja setiap tempoh bayar. Anda juga perlu membayar semua kerajaan dan agensi cukai yang diperlukan sendiri.

Sebaliknya, kami mencadangkan anda mencari perkhidmatan gaji yang mengetahui perbezaan antara apa yang diperlukan California berbanding dengan apa yang diperlukan oleh tenaga kerja dan undang-undang persekutuan. Perkhidmatan mungkin semudah pembekal perisian (perisian sebagai perkhidmatan, atau SaaS), perkhidmatan gaji yang dapat memberikan perundingan, dan ciri pematuhan HR. Atau, pertimbangkan PEO yang menguruskan kertas kerja pekerja dan gaji untuk anda, termasuk memberikan manfaat syarikat besar. Sudah tentu, anda mungkin melakukan pembayaran gaji anda sendiri di California, tetapi disebabkan oleh risiko, sisa artikel ini akan memberi tumpuan kepada melakukan gaji di California melalui syarikat perkhidmatan gaji outsourcing.

Perkhidmatan gaji mempunyai pengaturcaraan data yang luas dan dibina dengan pengekodan untuk menguruskan perbezaan antara undang-undang tenaga kerja persekutuan dan California, seperti yang ditunjukkan dalam jadual di bawah. Di samping itu, mereka telah mengesahkan HR dan pakar gaji pekerja dan juga pengaturcara IT yang mengkaji perubahan undang-undang (seperti faedah komuter San Francisco dan undang-undang cuti sakit Los Angeles) dan kemudian program perisian untuk menguruskan perubahan tersebut setiap tahun.

Penyedia gaji seperti Gusto menyediakan gaji yang mematuhi California, membayar kitaran, dan membayar stubs, yang menyelamatkan anda masalah mengejar ketika undang-undang buruh berubah sementara membiarkan pekerja melihat jejak gaji mereka secara online. Mereka boleh menguruskan semua pusingan gaji, menjejaki cuti, dan memastikan pembayaran cukai anda betul dan dibuat tepat pada masanya.

Lawati Gusto

3. Menyediakan Data Penggajian Anda kepada Penyedia Terpilih Anda

Terdapat dua jenis data yang akan anda hantar kepada penyedia gaji anda supaya mereka boleh mendapatkan senarai gaji anda dan bersedia untuk diproses. Yang pertama adalah maklumat yang anda sediakan sekali. Ia termasuk data seperti nama syarikat anda, senarai pekerja, dan cara anda mahu dibayar. Setiap tempoh bayar, anda akan memberi maklumat tentang pekerja baru, jam kerja yang bekerja, dan sebarang perubahan seperti penamatan atau promosi.

Beberapa Data Anda Akan Menyediakan Sekali Sekali

Pembekal gaji anda akan memerlukan semua maklumat syarikat anda, maklumat cukai, nombor akaun bank gaji, data pekerja, dan dokumentasi yang ada pada manfaat yang anda berikan. Jika anda sudah menggunakan beberapa jenis perisian, data sedia ada anda sering dimuat naik menggunakan hamparan, seperti format fail XLS atau CSV.

Untuk maklumat lanjut, baca artikel kami mengenai cara untuk membuat pembayaran. Ia datang dengan senarai semak yang boleh dimuat turun yang ditunjukkan di atas dan arahan untuk memastikan anda telah mengumpulkan semua maklumat anda terlebih dahulu dan mengetahui dengan tepat bagaimana mahu menyediakan senarai gaji anda.

Beberapa Data Anda Akan Menyediakan Setiap Tempoh Bayar

Sebaik sahaja perisian gaji anda ditubuhkan dengan vendor, anda bersedia untuk memasukkan data untuk menjalankan pembayaran gaji anda. Itulah proses yang anda jalankan setiap kitaran gaji yang menghitung pembayaran kasar dan bersih untuk pekerja anda. Anda tidak perlu lagi menaip nama pekerja dan kadar gaji setiap tempoh bayar (data tersebut disimpan dalam talian). Walau bagaimanapun, anda akan memasukkan data baru untuk perkara seperti pekerja waktu kerja, pekerja baru, cuti sakit yang diambil, dan pekerja yang telah menamatkan pekerjaan mereka.

Dalam banyak kes, anda boleh memasukkan data seperti jam bekerja menggunakan perisian gaji seperti Gusto. Atau, anda mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan perisian masa dan kehadiran Homebase untuk mengesan masa pekerja yang bekerja, dan kemudian gunakan antara muka untuk memindahkan data ke dalam perisian gaji anda (antara muka Homebase dengan Gusto). Di samping itu, pembekal gaji anda perlu mengetahui sama ada anda telah mempromosikan atau mengubah gaji seseorang supaya mereka boleh menyesuaikan status pekerja dan kadar gaji.

Perisian gaji dalam talian seperti Gusto menjadikannya mudah untuk mengurus gaji.

Majikan California yang ingin keluar dari urusan menguruskan senarai gaji sepenuhnya mungkin mendapati bekerja dengan PEO untuk menjadi penyelesaian yang lebih baik. PEO yang ditubuhkan seperti ADP TotalSource menyediakan perundingan HR dan gaji, dan rakan kongsi perniagaan anda untuk memastikan pematuhan dengan semua undang-undang persekutuan dan negeri.

Lawati ADP TotalSource

4. Memproses Kakitangan Payroll & Bayar

Sebaik sahaja anda memasukkan masa bekerja dan apa-apa perubahan lain setiap tempoh bayar, anda sudah bersedia untuk menjalankan gaji dan membayar pekerja. Kebanyakan perisian gaji dalam talian akan memberi anda peluang untuk melihat pratonton senarai gaji anda sebelum memuktamadkan gaji anda. Semasa langkah ini, anda akan mengetuk pengiraan untuk memastikan ia kelihatan betul.

Anda akan mencari ketepatan dalam pengiraan gaji anda seperti:

Gaji kasar: Adakah jumlah bayaran sepadan dengan apa yang biasa bagi pekerja?
Cukai: Adakah cukai kelihatan betul sebagai peratusan gaji (tidak seharusnya sifar)?
Faedah: Adakah potongan dalam jangkauan apa yang anda harapkan bagi setiap pekerja?
Jumlah: Adakah jumlahnya selaras dengan jumlah gaji yang anda jangkakan?
Tarikh: Adakah tarikh yang betul untuk memastikan pekerja dibayar tepat pada masanya?

Running Payroll

Beberapa perkhidmatan gaji, seperti ADP TotalSource, akan melakukan pemprosesan gaji untuk anda. Sedangkan dengan perisian gaji seperti Gusto, anda akan menambah data masa kerja, bonus, pekerja baru, dan istilah diri anda. Atau, jika anda menggunakan perisian tepat waktu, seperti Homebase, ia akan menarik data masa kerja ke dalam perisian gaji anda, termasuk PTO dan cuti sakit yang diambil. Anda kemudiannya mengesahkan maklumat semasa menjalankan gaji anda.

Ingin membolehkan anda mengesahkan run gaji anda sebelum anda menyerahkan dan membayar pekerja.

Membayar Pekerja

Membayar pekerja boleh mengambil banyak bentuk. Anda boleh memberi mereka wang tunai (tidak disyorkan), beri mereka cek dengan stub gaji (diperlukan di California), atau bayar mereka dengan deposit langsung jika anda telah memenuhi syarat yang disenaraikan di atas. Sebagai contoh, jika anda bekerja dengan Gusto, anda akan mencetak gaji anda sendiri menggunakan stok cek (kertas) yang diluluskan oleh bank. Walau bagaimanapun, ADP akan mencetak cek dan menghantarnya untuk anda. Kedua-dua penjual juga boleh menyediakan deposit langsung dan pilihan kad pembayaran.

Pengecualian

Proses gaji anda mungkin termasuk pengecualian atau keadaan khas. Sebagai contoh, katakanlah anda membayar pekerja setiap minggu yang lain, tetapi perhatikan bahawa pekerja terlupa untuk memasukkan lebih masa kerja mereka dalam tempoh bayar terakhir. Atau, bagaimana jika jurujual anda menjual item tiket besar, dan dijanjikan bonus sebelum hujung minggu?

Inilah caranya anda perlu mengendalikan pengecualian ini apabila anda melakukan gaji di California:

Gaji retro: Pembayaran retro perlu diproses tidak lewat daripada tempoh gaji semasa.
Bayaran balik: Bayaran balik perlu diproses segera.
Bonus: Bonus perlu dibayar dalam tempoh gaji yang perlu dibayar.
Penggajian baru: Pekerja baru yang tidak dikecualikan mesti diberi gaji pertama mereka dalam masa 15 hari.
Syarat: Pekerja yang ditamatkan mestilah diberi gaji akhir dalam tempoh 72 jam.
Lebih Berlebihan: Majikan tidak boleh memotong gaji untuk waktu sebelum dibayar pada kadar yang salah.

5. Simpan Dokumen Penggajian Anda

Peraturan penyimpanan undang-undang di California menghendaki anda menyimpan rekod gaji anda selama enam tahun, yang lebih lama daripada kebanyakan agensi persekutuan yang menghendaki anda menyimpan fail di tangan. Untuk maklumat lengkap, baca artikel kami mengenai rekod gaji yang perlu disimpan dan berapa lama untuk memastikannya.

Cara terbaik untuk menguruskan dokumen gaji dan fail pekerja adalah dengan menggunakan perisian gaji yang mempunyai ciri penyimpanan dokumen yang disertakan, seperti Gusto. Ingin menyimpan dokumen oleh pekerja, supaya anda dapat dengan mudah menemukan segala sesuatu dari bentuk I-9 yang ditandatangani dan W-4 untuk membayar stubs dalam satu sistem yang mampu dimiliki dan mudah digunakan. Dapatkan gaji pertama anda percuma.

Lawati Gusto

Cukai Penggajian California

California mempunyai empat jenis cukai gaji. Dua dibayar daripada pendapatan pekerja, dan dua dibayar oleh perniagaan. Adalah tugas anda untuk memastikan bukan sahaja jumlah yang betul ditolak daripada gaji setiap pekerja setiap tempoh bayaran, tetapi pembayaran cukai dibuat kepada agensi yang tepat pada masanya, biasanya setiap bulan, suku tahun dan tahun. Berikut adalah tarikh yang tepat.

Cukai Gaji Pekerja yang dibayar di California

Pekerja membayar dua cukai negeri apabila mereka bekerja di California, sebagai tambahan kepada cukai pendapatan persekutuan. Malah, jika ada cukai pendapatan tempatan, anda perlu memotong dan menguruskannya bagi pihak pekerja anda juga. Cukai dua negeri gaji yang dibayar oleh pekerja California adalah:

Cukai Insurans Negeri (SDI) Negeri: Digunakan untuk membayar pekerja ke atas hilang upaya (1.0%).
California Income Income Tax (PIT): Sama seperti negeri-negeri lain; berdasarkan pendapatan.

Cukai Payroll yang dibayar oleh majikan di California

Majikan membayar dua cukai negeri tambahan apabila mereka mengambil pekerja di California. Untuk mematuhi keperluan pelaporan cukai California, anda perlu mendaftar sebagai majikan, menubuhkan akaun, dan membuat pembayaran suku tahunan. Kedua-dua cukai yang dibayar oleh majikan (ini tidak boleh ditolak daripada gaji pekerja) adalah:

Insurans Pengangguran (UI): Untuk tuntutan pengangguran; 3.4% untuk majikan baru.
Cukai Latihan Pekerjaan (ETT): Menyediakan dana untuk melatih pekerja dalam industri sasaran (.01%).

Laporan Sewa Baru di California

Pelaporan sewa baru adalah mandat di California dan jika anda tidak menggunakan perkhidmatan gaji, anda perlu melakukannya secara manual. Anda mempunyai 20 hari untuk melaporkan kepada kerajaan bila-bila masa anda menyewa pekerja. Anda juga perlu melaporkan apabila anda menyewa seorang kontraktor yang bekerja untuk anda sebagai pekerja kontrak bebas dan dibayar menggunakan 1099.

Undang-undang California yang Mempengaruhi Penggajian

Kami telah melakukan yang terbaik untuk menyenaraikan setiap agensi di California yang mengawal gaji pekerja dalam beberapa cara, daripada anti diskriminasi dan gaji yang sama, kepada pematuhan dan pelacakan cuti sakit. Walau bagaimanapun, senarai ini mungkin tidak termasuk semua, kerana ada undang-undang baru yang ditambah dari masa ke masa, atau statut tempatan yang tidak kami ketahui. Kami mengesyorkan anda bekerja dengan pakar gaji atau peguam undang-undang buruh untuk memastikan anda mematuhi sepenuhnya semua undang-undang gaji California yang menjejaskan pekerja anda.

Undang-undang California yang Mempengaruhi Penggajian


Badan Pengurus	Bagaimana Ia Mempengaruhi Penggajian	Di mana untuk Cari Maklumat Lebih Banyak
Kod Buruh California	Meliputi pembayaran upah, gaji sakit, dan pekerja.	Laman Web Perundangan California
California Pay Day	Bayar hari, upah akhir	Jabatan Perhubungan Perindustrian California
Jabatan Pekerjaan dan Perumahan yang Adil	Memastikan gaji yang saksama dibayar	Laman Web DFEH
California Kecacatan Pengangguran & Cuti Keluarga Berbayar	Memerlukan anda untuk mengesan cuti dan membayar pekerja yang layak untuk cuti yang diambil	Jabatan Pembangunan Ekonomi California
Cuti Perubatan Keluarga California	Memerlukan anda untuk mengesan kelayakan cuti	Dewan Perniagaan California
California Payroll Taxes	Menentukan cukai dan kadar	Jabatan Pembangunan Ekonomi
Akta Perlindungan Kecurian Gaji	Memerlukan anda memberi pekerja gaji yang adil dan telus	Jabatan Perhubungan Perindustrian

Kesalahan Penggajian Paling Umum di California

Kami meminta pakar kami tentang beberapa kesalahan gaji yang paling biasa yang dibuat oleh majikan California. Mereka mengingatkan kami bahawa setiap kali undang-undang muncul dalam konflik, itu adalah kepentingan terbaik anda untuk mengikuti garis panduan yang paling baik kepada pekerja.

Inilah kesilapan biasa yang mereka tawarkan:

Gagal mematuhi Undang-undang Perburuhan

Derek Jones, Naib Presiden, Penyelesaian Perusahaan, Timbalan

(The) kesilapan pertama tidak mengiktiraf bahawa 74% penjadual adalah penyelia atau pengurus setiap jam, yang biasanya tidak mempunyai atau sedikit latihan dalam pematuhan undang-undang buruh. Kesilapan besar adalah peraturan pembundaran yang tidak betul (non-neutral), waktu automatik masuk / keluar untuk rehat, menumbuk atau menyunting kad masa tanpa mengetahui pekerja, penjadualan makan dan rehat rehat tidak betul, dan membenarkan pekerja mereka bekerja dari jam - tidak membayar mereka untuk masa yang boleh diabaikan.

Mengecilkan Pekerja sebagai Kontraktor Bebas

Emil Abedian, Pengasas & CPA, Pengawal Anchor

Industri pembinaan California adalah contoh yang baik tentang bagaimana salah klasifikasi pekerja kepada kontraktor bebas boleh menanggung kekayaan:

Banyak kontraktor mengupah subkontraktor dan buruh hari sebagai kontraktor bebas daripada menyewa mereka sebagai pekerja, yang California membenarkan jika orang itu dilesenkan. Kontraktor tidak boleh mengupah subsidi tanpa lesen dan mengelaskannya sebagai kontraktor bebas.

Jika kontraktor itu telah diaudit oleh Jabatan Pembangunan Pekerjaan California, kontraktor bebas akan diklasifikasikan semula kepada pekerja dan semua cukai gaji boleh dinilai kepada kontraktor serta faedah dan penalti. Di samping itu, jika 1099 tidak dikeluarkan kepada penerima bayaran, maka cukai pendapatan California pemohon juga boleh dinilai ke syarikat pembinaan.

Gagal Bayar PTO Diperolehi

Rick Chen, Syarikat Rep, Ingin

California mempertimbangkan masa berbayar sebagai jenis upah. Apabila seseorang meninggalkan syarikat itu, mereka berhak untuk menerima pembayaran dari mana-mana percutian yang tidak digunakan selain gaji akhir mereka pada hari terakhir mereka. Penalti adalah hari penuh upah untuk setiap hari pembayaran terakhir ditangguhkan, sehingga membayar untuk segera.

Soalan Lazim (FAQ) Mengenai California Payroll

Perniagaan baru dibuka di California, dan mereka dari negara-negara lain menyewa pekerja California, sering terkejut dengan kerumitan. Inilah soalan biasa yang ditanya. Sekiranya anda tidak menemui soalan anda di bawah, anda boleh menghantarnya ke forum kami.

Berapakah cukai gaji California?

Tidak ada kadar untuk California, kerana California mempunyai empat cukai gaji yang berbeza.Anda boleh mencari maklumat mengenai kadar khusus dan bagaimana ia dikira di laman web EDD.

Apa kitaran gaji dibenarkan di California?

Secara umum, semua kitaran pemprosesan gaji dibenarkan di California, walaupun gaji bulanan. Walau bagaimanapun, terdapat batasan. Amalan terbaik adalah menyediakan pekerja setiap jam dengan gaji setiap minggu, atau tidak lebih kerap daripada setiap dua minggu. Walau bagaimanapun, anda boleh membayar pekerja dua kali sebulan jika anda suka. Hanya kakitangan profesional, pentadbiran dan eksekutif yang boleh dibayar bulanan. Berikut adalah maklumat lanjut dari Jabatan Perhubungan Perindustrian.

Apa yang perlu dicetak pada stubs gaji di California?

California menghendaki anda memberikan nasihat gaji atau gaji kepada pekerja walaupun anda membayarnya secara tunai. Butir-butir spesifik tentang apa yang perlu disertakan disediakan di laman web Jabatan Perhubungan Perusahaan. (Tatal ke bahagian Q & A, soalan 8, untuk senarai lengkap.)

Adakah pekerja dibenarkan untuk berkongsi kadar gaji mereka dengan rakan sekerja?

Ya. Walaupun majikan mungkin tidak menggalakkan amalan ini, tidak ada yang menyalahi undang-undang mengenai pekerja yang berkongsi apa yang mereka dibayar dengan rakan sekerja mereka. Malah, California memberi mereka hak yang jelas untuk berbuat demikian.

Bagaimanakah saya dapat mengetahui jika bandar saya mempunyai keperluan gaji tambahan?

Cara terbaik untuk melakukan ini ialah menghubungi peguam undang-undang pekerjaan di lokasi anda. Anda juga boleh mencari nama bandar anda ditambah perkataan, "undang-undang pekerjaan," "undang-undang buruh," "peraturan tenaga kerja," atau istilah yang serupa. Sekiranya anda menggunakan pembayar gaji, minta mereka memberikan maklumat mengenai undang-undang tempatan yang memberi kesan kepada tenaga kerja anda.

Adakah saya perlu menyediakan pekerja saya dengan fail gaji mereka jika mereka bertanya?

Ya. California adalah salah satu daripada beberapa negeri yang membenarkan pekerja melihat apa-apa dalam fail pekerja mereka tanpa perintah mahkamah. Mereka hanya perlu membuat permintaan secara bertulis. Anda kemudian mempunyai 21 hari untuk memberi mereka maklumat pekerja atau gaji yang mereka minta.

Di manakah saya boleh mendapatkan maklumat mengenai undang-undang baru yang mempengaruhi majikan California?

Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM) menjejaki perundangan di seluruh A.S. Anda sering boleh mencari maklumat khusus negara di laman web mereka.

Pokoknya

Payroll California bukanlah tugas sendiri kecuali anda mungkin CPA yang biasa dengan undang-undang buruh California. Itulah sebabnya kami mencadangkan anda memulakan dengan mendidik diri sendiri mengenai semua peraturan yang pelbagai dan pelbagai. Anda akan berada dalam kedudukan yang baik untuk bergaul dengan pembekal gaji yang mematuhi California yang dapat memenuhi keperluan anda.

Gusto adalah pembekal gaji perniagaan kecil yang menawarkan pematuhan gaji di California. Jika anda adalah perniagaan kecil yang ingin menawarkan deposit langsung sebagai pilihan kepada pekerja anda, pertimbangkan Gusto. Penggajian pertama anda percuma dengan percubaan selama 30 hari.

Lawati Gusto