Apabila ia datang untuk mengurus buku perniagaan anda, salah satu keputusan yang paling penting yang perlu anda buat ialah kaedah perakaunan yang digunakan. Untungnya terdapat dua pilihan: perakaunan asas tunai dan perakaunan akruan.
Dengan perakaunan asas tunai, saat anda membayar tagihan atau menerima cek dari pelanggan, Anda perlu merekam penjualan dan pembelian itu masing-masing. Walau bagaimanapun, untuk perakaunan asas akruan, tidak kira apabila anda dibayar daripada pelanggan anda atau apabila anda membayar penjual anda; jumlah jualan sebaik sahaja anda menyediakan perkhidmatan atau produk dan mengira perbelanjaan sebaik sahaja anda telah menerima barangan atau perkhidmatan anda dari penjual anda.
Perakaunan berasaskan akruan boleh menjadi rumit, jadi kami cadangkan menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks jika anda mempertimbangkan pilihan ini. Fit pembaca Perniagaan Kecil boleh menerima sehingga 50% dari QuickBooks.
Lawati QuickBooks
, kami akan membandingkan kaedah akruan vs tunai seperti berikut:
- Apakah Perakaunan Bas-Bas
- Apakah Perakaunan Akruan
- Perakaunan Tunai-Basis: Kelebihan & Kekurangan
- Perakaunan Akruan: Kelebihan & Kekurangan
- Bila menggunakan Akruan Perakaunan
Apakah Perakaunan Bas-Bas?
Jika anda membuat keputusan untuk pergi dengan perakaunan asas tunai kaedah, yang digunakan oleh kebanyakan perniagaan kecil, ini bermakna anda akan mencatatkan jualan dan pembelian apabila wang tunai berubah tangan. Mari kita lihat beberapa contoh untuk melihat bagaimana anda akan mengendalikan jualan dan pembelian dengan menggunakan kaedah tunai:
Contoh Jualan (Kaedah tunai-tunai)
Katakan anda telah menyediakan 3 jam perundingan untuk pelanggan dan anda akan membuat invois untuk membiayai pelanggan itu untuk jam tersebut. Di bawah kaedah tunai, jualan ini tidak sepatutnya dicatatkan pada buku anda sehingga anda menerima pembayaran dari pelanggan anda. (apabila wang tunai berubah tangan)
Contoh Pembelian (Kaedah tunai-tunai)
Katakan bahawa anda membeli pencetak dan beberapa komputer riba untuk pejabat anda. Anda meminta penjual anda bermalam untuk anda, bagaimanapun, bil vendor tidak sampai 2 hari lagi. Dengan menggunakan kaedah tunai, pembelian ini tidak direkodkan di buku anda sehingga anda sebenarnya membayar penjual. (apabila wang tunai berubah tangan)
Apakah Kaedah Perakaunan Akruan?
Jika anda pergi dengan kaedah perakaunan akruan, anda akan merekodkan jualan dan pembelian sebaik sahaja perkhidmatan telah dipenuhi atau produk telah diterima. Mari kita kembali kepada contoh terdahulu untuk melihat bagaimana mereka akan bekerja menggunakan kaedah perakaunan akruan.
Contoh Jualan (kaedah akruan)
Katakan anda telah menyediakan 3 jam perundingan untuk pelanggan dan anda akan membuat invois untuk membiayai pelanggan itu untuk jam tersebut. Di bawah kaedah akruan, jualan ini harus direkodkan di buku anda dengan segera kerana anda telah menyediakan perkhidmatan tersebut. Tidak kira apabila pelanggan anda sebenarnya membayar anda; ini dianggap jualan menggunakan kaedah akruan.
Contoh Pembelian (kaedah akruan)
Katakan bahawa anda membeli pencetak dan beberapa komputer riba untuk pejabat anda. Anda meminta penjual anda bermalam untuk anda, bagaimanapun, bil vendor tidak sampai 2 hari lagi. Dengan menggunakan kaedah akruan, pembelian ini harus direkodkan di buku anda dengan segera kerana anda telah menerima produk anda. Tidak mengapa apabila anda sebenarnya membayar untuknya.
Perakaunan berasaskan akrual boleh menjadi sukar untuk dikesan, jadi anda mungkin perlu berunding dengan pakar simpan kira di Bench. Mereka menguruskan buku anda sekurang-kurangnya $ 95 sebulan. Rundingan pertama anda adalah percuma.
Lawati Bench
Perakaunan Tunai-Basis: Kelebihan & Kekurangan
Seperti yang dinyatakan sebelum ini, kebanyakan perniagaan kecil menggunakan kaedah perakaunan tunai. Mari kita bincangkan secara terperinci beberapa kebaikan dan keburukan menggunakan perakaunan tunai:
Kelebihan Menggunakan Perakaunan Basikal Bas
1. Mudah digunakan
Bagi kebanyakan orang yang tidak mempunyai latar belakang perakaunan, asas tunai masuk akal. Dengan kaedah ini, jualan tidak dikira sehingga anda menerima bayaran daripada pelanggan anda; pembelian tidak dikira sehingga anda telah membayar untuk produk atau perkhidmatan yang dibeli. Ringkasnya, urus niaga hanya dikira apabila wang tunai telah berubah tangan, dan itu menjadikan kaedah ini mudah difahami.
2. Jejak aliran tunai
Kaedah tunai adalah semua mengenai aliran tunai dalam (jualan yang dibuat kepada pelanggan) dan aliran tunai keluar (pembelian yang dibuat daripada pembekal). Dengan menggunakan kaedah ini, memudahkan anda mengesan aliran tunai anda supaya anda tidak mengalami kekurangan tunai.
3. Rang undang-undang cukai yang lebih rendah dalam Senario tertentu
Memandangkan jualan tidak dikira sehingga anda menerima pembayaran daripada pelanggan anda, anda berpotensi berakhir dengan tagihan cukai yang lebih rendah. Untuk tujuan cukai, anda biasanya akan membayar cukai ke atas pendapatan bersih (keuntungan) untuk perniagaan anda. Pendapatan kurang (jualan) yang anda perlu laporkan, semakin rendah keuntungan bersih anda, yang bermaksud bil cukai yang lebih rendah.
Sebagai contoh, katakan bahawa anda mempunyai jualan sebanyak $ 50,000 untuk tahun ini. Walau bagaimanapun, anda hanya menerima bayaran sebanyak $ 40,000. Sebagai perniagaan yang menggunakan wang tunai kaedah, anda hanya akan melaporkan jualan $ 40,000 kerana itu adalah semua "wang tunai" yang anda terima. Selepas anda tolak perbelanjaan perniagaan anda, anda akan berhutang cukai ke atas untung bersih, jika ada. Dalam contoh ini, anda akan membayar cukai yang kurang daripada anda jika anda melaporkan jualan $ 50,000.
Walaupun anda tidak dapat mengawal apabila anda dibayar, anda boleh mengawal jumlah wang yang anda belanjakan. Sekiranya anda memutuskan untuk membuat beberapa pembelian besar untuk perniagaan anda sebelum akhir tahun, ini juga boleh menyebabkan rang undang-undang cukai yang lebih rendah kerana anda mungkin berpotensi menolak perbelanjaan ini untuk pulangan cukai anda.
Kesalahan untuk Menggunakan Perakaunan Basis Basikal
1. Tiada padanan pendapatan dan perbelanjaan
Kaedah asas tunai tidak sepadan dengan hasil yang diperoleh dengan wang yang telah dibayar untuk perbelanjaan. Ini boleh jadi masalah jika anda membeli produk dalam satu bulan dan menjualnya pada bulan berikutnya.
Sebagai contoh, katakan bahawa anda membeli produk $ 5,000 pada bulan Februari dengan rancangan untuk menjual produk tersebut kepada pelanggan anda. Walau bagaimanapun, anda tidak menjual apa-apa item sehingga Mac.
Akibatnya, apabila anda menutup buku pada bulan Februari, anda mempunyai perbelanjaan besar $ 5,000 tanpa hasil untuk mengimbanginya sehingga anda melaporkan kerugian pada bulan Februari. Untuk bulan Mac, anda menjual produk tersebut berjumlah $ 6,000.
Hasilnya, apabila anda menutup buku pada bulan Mac, anda mempunyai keuntungan sebanyak $ 6,000. Apabila anda menjalankan laporan keuntungan dan kerugian anda akan muncul bahawa bulan Februari adalah buruk (kerugian $ 5,000) dan bulan Mac adalah baik (keuntungan $ 6,000) apabila sebenarnya anda mempunyai keuntungan bersih sebanyak $ 1,000 selama dua bulan.
2. Tidak boleh diterima oleh bank
Sekiranya anda ingin mendapat kelulusan pinjaman perniagaan atau pinjaman maka anda perlu menyediakan bank dengan penyata kewangan yang berdasarkan kaedah perakaunan akruan sejak umumnya itulah yang mereka suka. Berita baiknya adalah, jika anda menggunakan QuickBooks, anda boleh menghasilkan penyata kewangan menggunakan kaedah tunai atau akruan.
3. Rang Undang-undang Cukai Tinggi dalam Senario Tertentu
Oleh kerana perbelanjaan tidak dikira sehingga anda membayarnya (di bawah kaedah asas tunai), anda tidak boleh memotong apa-apa perbelanjaan yang belum dibayar ke atas penyata cukai anda yang boleh menyebabkan rang undang-undang cukai yang lebih besar. Seperti yang dibahas sebelum ini, anda membayar cukai ke atas pendapatan bersih (keuntungan) dari perniagaan anda. Perbelanjaan yang lebih sedikit yang anda perlu mengimbangi pendapatan, semakin tinggi keuntungan keuntungan anda; yang bermaksud bil cukai yang lebih tinggi. Dalam banyak kes, ia mungkin bernilai berunding dengan pakar. Mereka tahu bagaimana cara mengimbangi pendapatan dengan perbelanjaan dan memaksimumkan potongan anda.
Sekiranya anda berfikir mungkin laluan yang baik untuk anda, lihat Bench. Pasukan penjaga buku mereka mempunyai pengalaman untuk membantu perniagaan anda menguruskan buku anda, dan memaksimumkan potongan cukai. Rancangan bermula pada $ 95 sebulan, dan anda mendapat konsultasi percuma.
Lawati Bench
Akruan Perakaunan: Kelebihan vs Kontra
Kaedah perakaunan akruan biasanya digunakan oleh perniagaan yang menyimpan inventori dan mempunyai jualan kasar lebih daripada $ 5 juta dolar. Mari kita bincangkan secara terperinci beberapa kebaikan dan keburukan menggunakan kaedah perakaunan akruan.
Kelebihan Perakaunan Akruan
1. Keterlihatan untuk semua Jualan dan Pembelian
Dengan kaedah perakaunan akruan, semua jualan dan pembelian dicatatkan apabila ia berlaku, walaupun wang tunai tidak berubah tangan. Ini membantu anda dengan mudah menjejaki wang yang terhutang kepada anda (biasanya dikenali sebagai akaun belum terima) dan wang yang anda berutang kepada vendor / pembekal anda (dikenali sebagai akaun yang perlu dibayar). Anda boleh mengetahui lebih lanjut tentang akaun yang belum terima dan akaun yang perlu dibayar di sini.
2. Pencocokan Pendapatan dan Perbelanjaan
Tidak seperti perakaunan asas tunai, kaedah akruan melakukan kerja yang lebih baik untuk mencocokkan pendapatan yang diperolehi untuk wang yang dibayar untuk perbelanjaan. Sebagai contoh, katakan bahawa anda membeli $ 3,000 pada produk pada bulan Jun untuk dijual kepada pelanggan anda. Katakan bahawa anda menjual semua item tersebut untuk $ 4500 kepada beberapa pelanggan. Anda telah menghantar produk tetapi anda belum menerima bayaran daripada mana-mana pelanggan anda.
Di bawah kaedah perakaunan akruan, anda akan menunjukkan jualan sebanyak $ 4,500 dan perbelanjaan $ 3,000 yang akan menghasilkan keuntungan bersih $ 1500 ($ 4500 - $ 3000) untuk bulan Jun. Oleh kerana jualan dan pembelian dikira serta-merta, anda boleh merakamnya di buku anda serta-merta dan menunjukkan keuntungan sebenar yang dibuat pada bulan Jun.
3. Rang undang-undang cukai yang lebih rendah dalam keadaan tertentu
Apabila ia berkaitan dengan kaedah akruan, kiraan perbelanjaan sebaik sahaja anda menerima produk dan / atau perkhidmatan yang anda beli, tanpa mengira sama ada anda telah membayar untuknya. Ini boleh membantu anda kerana anda mungkin dapat memotong perbelanjaan daripada cukai anda walaupun anda belum membayarnya.
Sebagai contoh, katakan bahawa anda membuat keputusan untuk berbelanja secara mewah dan membeli semua wakil jualan anda dengan iPad yang boleh digunakan berbanding dengan perjalanan dengan komputer riba berat. Anda memerintahkan iPads pada akaun anda dengan Apple dan anda menerimanya pada 24 Dis tetapi anda tidak mendapat tagihan sehingga 1 Januari. Di bawah kaedah akruan, iPads mengira sebagai perbelanjaan kerana anda menerimanya pada bulan Disember. Oleh itu, anda boleh menuliskannya sebagai potongan cukai walaupun anda belum membayarnya.
Kontra untuk Perakaunan Akruan
1. Lebih sukar untuk digunakan
Kaedah akruan tidak semudah digunakan sebagai kaedah perakaunan tunai. Seperti yang dinyatakan sebelum ini, anda mesti menggunakan program perisian perakaunan seperti QuickBooks untuk membantu anda menjejaki aliran tunai anda. Dengan membuat invois pelanggan dalam QuickBooks dan memasuki bil penjual anda, anda dapat menjalankan laporan pada bila-bila masa untuk melihat siapa yang berhutang anda dan siapa yang anda berhutang.
2. Mesti menggunakan penyata aliran tunai untuk menjejaki aliran tunai
Kaedah akruan akrual adalah pekerjaan yang buruk untuk menjejaki wang tunai. Memandangkan anda mencatatkan hasil apabila urus niaga selesai dan tidak apabila anda mengutip wang tunai daripada pelanggan anda, penyata pendapatan anda mungkin mencerminkan sejumlah besar pendapatan walaupun anda tidak mempunyai wang tunai di bank. Ini memerlukan anda untuk menggunakan penyata aliran tunai supaya anda boleh menjejaki wang sebenar dalam perniagaan anda. Anda boleh menonton tutorial video kami untuk mengetahui lebih lanjut mengenai penyata aliran tunai dan cara untuk menjalankannya dalam QuickBooks di sini.
Sebagai contoh, katakan bahawa anda menjalankan perniagaan perundingan dan hari anda diisi dengan janji temu klien. Anda menghantar klien anda invois dalam tempoh 24 jam dari konsultasi mereka yang perlu dibayar dalam masa 30 hari. Walaupun pendapatan anda mungkin tinggi, jika anda belum menerima pembayaran daripada pelanggan anda, maka baki bank anda mungkin rendah. Di samping itu, jika anda sibuk sehingga anda tidak mempunyai masa untuk menindaklanjuti dengan pelanggan mengenai pembayaran, maka anda boleh mempunyai beberapa masalah aliran tunai yang signifikan.
3. Rang Undang-undang Cukai Tinggi dalam Senario Tertentu
Menggunakan kaedah perakaunan akruan boleh menyebabkan rang undang-undang cukai yang lebih tinggi sekiranya jualan anda tinggi. Di bawah kaedah akruan, semua jualan dikira sebaik sahaja anda menyediakan perkhidmatan atau menghantar produk; tidak kira sama ada pelanggan anda telah membayar anda atau tidak. Untuk tujuan percukaian, anda mesti menyertakan penjualan pada pengembalian cukai anda walaupun anda belum menerima pembayaran dari pelanggan anda apabila menggunakan kaedah perakaunan akrual.
4. Lebih Banyak Akaun
Untuk menjejaki invois tertunggak yang anda belum terima pembayaran atau bil yang anda belum bayar, anda mesti menggunakan beberapa akaun tambahan yang biasanya anda tidak perlu dengan kaedah asas tunai.
Sebagai contoh, akaun hutang digunakan untuk menjejaki wang yang anda berhutang kepada vendor / pembekal anda. Untuk menjejaki baki pelanggan anda yang cemerlang, anda perlu akaun belum terima. Kedua-dua akaun ini perlu ditubuhkan pada carta akaun. Carta akaun adalah cara untuk mengkategorikan transaksi perniagaan seperti invois pelanggan dan bil. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara carta akaun berfungsi secara umum, lihat panduan perakaunan kecil kami di sini.
Apabila Menggunakan Perakaunan Akruan
Seperti yang telah kita bincangkan sejauh ini, kebanyakan perniagaan umumnya akan menggunakan kaedah perakaunan berasaskan tunai untuk menyimpan buku mereka.Walau bagaimanapun, terdapat situasi tertentu yang mungkin memerlukan anda beralih kepada kaedah perakaunan akruan. Mari kita bincangkan beberapa senario ini:
1. Pendapatan Tahunan melebihi $ 5 juta dolar.
Anda layak untuk menggunakan kaedah perakaunan tunai selagi pendapatan kasar tidak melebihi $ 5 juta dolar. Sebaik sahaja anda melebihi ambang ini, anda mesti beralih kepada kaedah perakaunan akruan. Anda dikehendaki memfailkan Borang 3115 untuk memaklumkan kepada IRS perubahan dalam kaedah perakaunan anda.
2. Anda membawa Inventory of Merchandise.
Jika anda membawa inventori untuk jualan dan penerimaan kasar anda melebihi $ 1 juta dolar, anda dikehendaki menggunakan kaedah perakaunan akruan untuk merakam semua jualan dan pembelian. Ini terutamanya untuk memastikan pendapatan anda dari jualan produk lebih sama rata dengan kos inventori tersebut (biasanya dikenali sebagai kos barang yang dijual).
Untuk betul mengira kos barangan yang dijual, anda perlu menggunakan kaedah perakaunan akruan. Daripada menghitung kos barang sebaik sahaja anda membeli inventori anda, seperti yang anda lakukan dengan kaedah tunai, anda ingin merakamkan kos produk kerana mereka dijual. Dengan kata lain, anda akan merakamkan hasil dan kos item pada masa yang sama. Ini memastikan perlawanan sama ada untuk perbelanjaan.
3. Berat A / P dan A / R.
Sekiranya anda menjana banyak invois kepada pelanggan atau anda mempunyai beberapa pembekal yang anda terima bil, anda harus mempertimbangkan menggunakan kaedah perakaunan akruan. Ia akan membantu anda untuk kekal di atas akaun-akaun yang belum terima dan akaun yang perlu dibayar.
Jika anda tidak mempunyai cara untuk menjejaki invois pelanggan dan bil penjual, anda perlu mempertimbangkan menggunakan program perakaunan seperti QuickBooks. Dengan QuickBooks, anda boleh menyediakan semua pelanggan anda dengan syarat pembayaran mereka. Apabila invois pelanggan akan datang, anda akan menerima peringatan supaya anda boleh membuat susulan untuk memastikan pembayaran tepat pada masanya.
Sama dengan pelanggan, anda juga boleh menetapkan vendor anda dengan syarat pembayaran yang telah diberikan kepada anda. Apabila bil anda akan datang, QuickBooks akan mengingatkan anda untuk membayar bil tersebut. Menginap di atas A / P dan A / R adalah penting untuk mengekalkan aliran tunai yang positif.
4. Memohon Pinjaman Perniagaan.
Seperti yang saya nyatakan sebelum ini, bank dan institusi kewangan lebih suka mempunyai penyata kewangan yang berdasarkan kaedah perakaunan akruan berbanding kaedah tunai. Oleh itu, jika anda bercadang untuk memohon pinjaman perniagaan atau garis kredit, anda harus mempertimbangkan menukar kaedah perakaunan supaya anda dapat memberikan penyata kewangan yang akan memenuhi keperluan bank yang paling.
Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks, anda sebenarnya dapat menghasilkan penyata kewangan menggunakan salah satu kaedah (tunai atau akrual) pada bila-bila masa. Ini boleh menjadi lebih mudah jika anda tidak bersedia untuk beralih daripada menggunakan kaedah perakaunan tunai. Pastikan untuk menyemak kursus QuickBooks percuma kami. Ia termasuk video ditambah arahan bertulis supaya anda boleh berdiri dan berlari dalam masa yang singkat!
Garisan bawah
Sekarang anda harus mempunyai pemahaman yang baik tentang perbezaan utama antara perakaunan akrual vs tunai. Ingat, anda biasanya akan menggunakan kaedah perakaunan asas tunai melainkan jika anda termasuk dalam salah satu daripada kumpulan ini:
- Penerimaan kasar anda melebihi $ 5 juta dolar
- Anda membawa inventori dan penerimaan kasar anda melebihi $ 1 juta dolar
- Anda menjana banyak invois pelanggan
- Anda menerima banyak bil vendor
- Anda merancang untuk memohon pinjaman perniagaan atau kredit
Ingatlah untuk menyemak QuickBooks untuk menyelamatkan diri banyak sakit kepala perakaunan. Klik di sini untuk menerima 50% langganan anda ..
Lawati QuickBooks
