Selamat datang ke kursus latihan Fit Small Business Xero! Dalam pelajaran ini, kami akan membahas bagaimana untuk menyesuaikan invois, petikan, pesanan pembelian, dan resit dalam Xero.
Anda boleh mengikuti pada akaun Xero anda sendiri. Sekiranya anda belum ada, klik di sini untuk mendaftar untuk percubaan 30 hari percuma. Fit Small Business pembaca juga menerima 50% dari tiga bulan pertama mereka jika mereka memutuskan untuk melanggan.
Untuk menyelesaikan pelajaran ini, anda boleh menonton video di bawah, membaca arahan langkah demi langkah, atau buat kedua-duanya. Mari kita mulakan!
Bagi sesetengah pemilik perniagaan kecil, Xero akan menyediakan alat yang cukup untuk mengendalikan buku mereka dengan sendirinya. Tetapi, bagi ramai, masuk akal untuk menggunakan Xero bersamaan dengan akauntan perniagaan kecil yang berpengalaman yang juga pakar Xero, seperti yang di Bookkeeper360.
Penjaga buku360 boleh mengendalikan simpan kira bulanan anda, gaji, kertas kerja pekerja baru, cukai, dan banyak lagi. Rancangan asas bermula pada $ 249 / bulan. Dapatkan konsultasi pertama anda percuma.
Lawati penjaga buku360
Mengapa Penting untuk Menyesuaikan Invois, Petikan, Pesanan Pembelian dan Resit dalam Xero?
Sebagai pemilik perniagaan, anda tahu pentingnya mempunyai reputasi yang baik dengan pelanggan, pembekal dan orang lain yang mungkin anda hubungi. Xero membolehkan anda membuat dokumen yang kelihatan profesional seperti sebut harga (atau tawaran) yang anda boleh hantar kepada pelanggan berpotensi, invois kepada pelanggan sedia ada, atau pesanan pembelian yang anda buat untuk membuat pesanan dengan pembekal.
Tab Tetapan Invois membolehkan anda menyesuaikan rupa dan nuansa setiap dokumen ini, termasuk sebut harga, pesanan pembelian dan resit. Di samping rupa dan nuansa, anda juga boleh menetapkan terma pembayaran lalai, buat peringatan automatik kepada pelanggan apabila invois menjadi berlarutan atau buat peringatan beberapa hari sebelum invois telah jatuh tempo (iaitu dalam masa 7 hari).Anda juga boleh menambah pautan perkhidmatan pembayaran seperti Stripe atau Paypal kepada invois supaya anda boleh dibayar lebih cepat.
Seterusnya, kami akan melihat maklumat yang dimasukkan dalam tab Tetapan Invois.
Cara Menyesuaikan Invois, Petikan, Pesanan Pembelian dan Resit dalam Xero
Untuk mula menyesuaikan dokumen-dokumen ini, ikuti langkah-langkah ini untuk menavigasi ke bahagian Tetapan Invois:
Langkah 1 - Dari menu Tetapan, pilih Tetapan Umum seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Langkah 2 - Betul di bawah bahagian Ciri anda akan memilih Tetapan Invois.
Terdapat 4 bidang utama untuk ditubuhkan di dalam Tetapan Invois seksyen seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah:
- Tema Branding
- Tetapan Lalai
- Perkhidmatan Pembayaran
- Peringatan Invois
1. Tema Penjenamaan
Dalam bahagian tema penjenamaan, anda mempunyai pilihan untuk menambah tema standard atau tema DOCX tersuai. Jika anda pergi dengan tema standard, anda boleh menyalin tema yang sedia ada atau buat satu menggunakan alat reka bentuk bersepadu Xero. Anda boleh mencipta tidak terhad bilangan tema standard (templat) untuk digunakan pada invois, sebut harga, pesanan pembelian dan resit. Walaupun tema standard cukup mudah digunakan, ia hanya terhad kepada penyesuaian asas seperti font, logo dan lajur untuk dipaparkan / bersembunyi di dalam jadual.
Jika anda mahukan keupayaan untuk menyesuaikan template sepenuhnya, anda mungkin mahu menggunakan tema DOCX.
Tema DOCX membolehkan anda melakukan penyesuaian penuh menggunakan Microsoft Word 2007 atau yang lebih baru. Untuk menggunakan tema DOCX, anda harus berpengalaman dalam menggunakan jadual dan kod medan dalam Word. Anda boleh menambah sehingga 15 tema penjenamaan DOCX (templat) untuk memohon kepada invois, sebut harga dan pesanan pembelian.
Dalam pelajaran ini, kami akan memberi tumpuan kepada cara mencipta tema penjenamaan standard. Walau bagaimanapun, anda boleh mendapatkan arahan langkah demi langkah tentang cara membuat tema DOCX di sini.
Pilihan Tema Pilihan Penjenamaan
Anda mempunyai pilihan untuk menambah tema standard dari awal atau menyalin tema yang ada. Anda boleh membuat satu tema yang akan digunakan untuk semua invois, petikan, pesanan pembelian dan resit atau anda boleh membuat tema yang berbeza untuk bentuk yang berbeza seperti nota kredit dan penyata.
Di bawah adalah tangkapan skrin bersama penjelasan ringkas tentang maklumat yang boleh disesuaikan apabila menggunakan pilihan penjenamaan standard:
- Maklumat umum – Bahagian ini merangkumi maklumat pemformatan asas seperti saiz halaman, margin dan font.
- Tajuk Template – Dalam bahagian ini, anda boleh membuat perubahan pada nama suatu bentuk. Contohnya, jika anda memilih menggunakan Anggaran dan bukannya Quote maka anda akan menukar medan tajuk Quote seperti yang saya ada di tangkapan skrin di atas untuk mengatakan "Anggarkan". Dengan membuat perubahan ini, semua petikan yang anda buat akan mengatakan Estimate (bukan Quote) di bahagian paling atas borang.
- Maklumat untuk Papar (atau tidak dipaparkan) – Dalam bahagian ini, anda boleh memilih kotak untuk maklumat yang anda ingin tunjukkan (atau menyembunyikan) pada bentuk yang anda hantar kepada pelanggan atau pembekal anda. Ini termasuk logo syarikat anda, alamat di mana pelanggan dan pembekal boleh menghubungi anda, cukai jualan, diskaun, kuantiti, harga, dll.
- Logo / Jualan Cukai dan Butiran Hubungan - Dalam bahagian ini, anda boleh memilih bagaimana anda mahu logo syarikat anda muncul, sama ada atau tidak anda mahu invois menunjukkan cukai jualan secara berasingan (eksklusif) atau tidak (inklusif) dan alamat di mana pelanggan dan pembekal boleh menghubungi anda.
- Perkhidmatan Pembayaran - Xero membolehkan anda menerima pembayaran kad kredit daripada pelanggan anda. Dengan menambah perkhidmatan pembayaran, anda boleh dengan mudah menambah pautan ke invois anda yang akan membolehkan pelanggan membayar dalam talian melalui kad kredit. Kami akan membincangkan cara menambahkan perkhidmatan pembayaran dengan lebih terperinci dalam bahagian Perkhidmatan Pembayaran. Sebaik sahaja anda telah menyediakan akaun pembayaran anda, anda sepatutnya dapat memilih pautan di sini dalam bidang Perkhidmatan Pembayaran (Kad Kredit) supaya ia akan muncul pada semua invois pelanggan. Jika anda mempunyai akaun Paypal yang ada, anda boleh menyambungkannya ke Xero dan juga menawarkannya sebagai kaedah pembayaran juga.
- Arahan Terma dan Pembayaran – Dalam bahagian ini, anda boleh memberikan arahan khusus tentang bagaimana anda ingin pelanggan menghantar pembayaran. (seperti yang dinyatakan di bahagian nasihat Terma & Pembayaran di atas). Di samping itu, anda boleh memasukkan maklumat berkaitan lain yang berkaitan dengan sebut harga.
2. Tetapan Lalai
Dalam seksyen tetapan lalai, terdapat 4 kawasan utama yang perlu disediakan. Berikut adalah penerangan ringkas setiap bahagian bersama dengan tangkapan skrin.
Tetapan Lalai di Xero. Maklumat ini akan menjejaskan tarikh jatuh tempo untuk invois dan bil bersama dengan urutan penomboran invois, bil, petikan dan nota kredit.
A. Syarat Pembayaran
Menyediakan terma pembayaran untuk kedua-dua pelanggan dan vendor adalah sangat penting kerana Xero akan menggunakan maklumat ini untuk mengesan (dan mengingatkan anda) apabila invois pelanggan akan jatuh tempo atau masa lalu supaya anda dapat susulan. Dengan cara yang sama, Xero juga akan memaklumkan kepada anda apabila rang undang-undang akan datang atau lewat kerana anda dapat mengekalkan kredit dengan pembekal anda dengan membayarnya tepat pada waktunya.
Anda boleh memasukkan bilangan hari (atau hari bulan) di lapangan dan pilih dari empat pilihan berikut dalam drop down:
- XX hari (atau hari) bulan berikutnya
- XX hari (atau hari) selepas tarikh rang undang-undang
- XX hari (atau hari) selepas akhir bulan bil
- XX hari (atau hari) bulan semasa
Dalam tangkapan skrin di atas, kami telah menyediakan invois dengan syarat pembayaran Net 30. Ini bermakna invois akan matang 30 hari selepas tarikh invois (bil). Untuk bil, kami telah menetapkan hari pertama bulan berikutnya sebagai tarikh matang.
Perlu diingat bahawa anda ingin menetapkan syarat yang akan dikenakan paling pelanggan dan vendor. Walau bagaimanapun, jika anda perlu menyediakan beberapa pelanggan dan vendor dengan syarat pembayaran yang berbeza, anda boleh melakukannya dengan memasukkan maklumat tersebut ke dalam profil kenalan mereka yang akan dibincangkan dalam Cara Menyediakan Pelanggan dan juga Cara Menyediakan Pembekal pengajaran.
Anda juga boleh menukar istilah pembayaran apabila memasuki invois atau apabila anda memasukkan bil ke Xero. Ini akan memberi manfaat kepada terma khas yang diberikan hanya untuk pembelian atau jualan tertentu.
Kami akan membincangkan ini di Cara Mengemudikan Pelanggan dan Bagaimana Membuat Rang Undang-Undang pengajaran.
B. penjujukan automatik
Seperti kebanyakan program perisian perakaunan, Xero secara automatik memberikan nombor unik untuk setiap dokumen yang anda buat. Bahagian pertama setiap nombor menunjukkan jenis dokumen; Invois (INV), Nota Kredit (CN), Pesanan Pembelian (PO) dan Quote (QU). Bahagian kedua nombor adalah angka (iaitu 0001). Bidang ini akan menghidupkan semula ke nombor yang tersedia seterusnya supaya ia tidak diduplikasi.
Sekiranya anda menukar dari program perisian perakaunan yang lain dan ingin mengekalkan sistem penomboran yang sama yang anda ada, maka dalam bidang ini anda akan memasukkan nombor permulaan yang anda ingin gunakan untuk setiap jenis dokumen. Sebaik sahaja anda berbuat demikian, Xero akan secara automatik menambah setiap nombor dokumen kerana ia dibuat.
Bagaimanapun, jika anda tidak mempunyai keutamaan tentang urutan permulaan dokumen-dokumen ini, maka hanya tinggalkan bahagian ini seperti yang ada dan teruskan untuk menunjukkan bil-bil yang belum dijelaskan.
C. Menunjukkan Bil Tunai
Dengan memilih opsyen ini, Xero akan menyertakan pautan pada semua invois pelanggan yang akan membawa mereka ke portal yang menunjukkan senarai semua invois yang tidak dibayar. Setiap kali mereka membuat pembayaran dengan perkhidmatan pembayaran Xero, status dikemas kini dalam masa nyata untuk dibayar. Kami mengesyorkan agar anda memasukkan pautan ini kerana ia akan memastikan para pelanggan memaklumkan tentang baki tertunggak mereka setiap kali anda menghantar invois yang akan membantu anda mendapatkan bayaran lebih cepat.
D. tarikh tamat tempoh
Sekiranya anda menghantar quote / tawaran / anggaran kepada pelanggan anda, maka anda mungkin ingin mempertimbangkan termasuk tarikh tamat tempoh. Menetapkan tarikh tamat tempoh boleh memberi manfaat dalam membantu pelanggan membuat keputusan mereka dengan lebih tepat pada masanya (berbanding dengan menyeretnya selama berbulan-bulan). Sama seperti bil dan tarikh tamat invois, anda boleh menetapkan tarikh tamat tempoh untuk sebut harga berdasarkan bilangan hari atau hari tertentu.
3. Perkhidmatan Pembayaran
Selain membayar melalui cek, pelanggan anda boleh melakukan pembayaran secara dalam talian dengan kad kredit. Agar anda menerima pembayaran dalam talian, anda mesti mempunyai akaun sedia ada dengan salah satu perkhidmatan pembayaran yang terintegrasi dengan Xero atau anda boleh menyediakan akaun dan kemudian menyambungkannya ke akaun Xero anda.
Selepas anda mengklik pada butang Perkhidmatan Pembayaran, anda akan melihat skrin berikut. Klik butang Tambah Pembayaran Perkhidmatan (seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah) dan anda akan melihat senarai perkhidmatan pembayaran yang diintegrasikan dengan Xero. Pilih perkhidmatan pembayaran yang mempunyai akaun sedia ada dan ikut arahan pada skrin. Jika anda tidak mempunyai akaun pembayaran sedia ada, klik pada Stripe dan ikut arahan pada skrin untuk menyediakan akaun secara langsung dalam Xero.
Menyediakan perkhidmatan Pembayaran di Xero. Ini akan membolehkan anda menyertakan pautan pada semua invois supaya pelanggan boleh membayar secara dalam talian menggunakan kad kredit.
4. Pengumuman Invois
Salah satu daripada banyak manfaat menggunakan program perisian perakaunan seperti Xero adalah ciri terbina seperti peringatan invois yang membantu anda untuk menguruskan wang yang pelanggan anda berhutang (juga dikenali sebagai akaun yang boleh diterima).
Dari dalam seksyen peringatan invois, anda boleh menyediakan Xero untuk pelanggan e-mel secara automatik sebelum invois adalah jatuh tempo (iaitu "Hutang dalam 7 hari") atau selepas invois telah luput pada 7 hari, 14 hari atau 21 hari; atau sediakan peringatan khusus seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Menyediakan Peringatan Invois di Xero. Ini akan membolehkan Xero secara automatik menghantar peringatan kepada pelanggan apabila invois mereka akan jatuh tempo atau lewat.
Dengan mengklik pada Edit pautan, anda boleh menyesuaikan mesej e-mel kepada pelanggan anda dan kemudian menyimpan perubahan anda seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Templat E-mel Pengingatan Invois di Xero. Peribadikan mesej e-mel yang dihantar kepada pelanggan anda.
Wrap Up
Itu membungkus seksyen tentang Cara Menyesuaikan Invois, Petikan, Pesanan Pembelian dan Resit. Pelajaran seterusnya dalam Kursus Latihan Xero kami adalah bagaimana untuk menubuhkan berbilang mata wang. Dalam pelajaran ini, kami akan memandu anda melalui menubuhkan Xero untuk menjejaki pendapatan dan perbelanjaan dalam lebih dari satu mata wang. Untuk mengakses pelajaran ini atau mana-mana yang lain dalam siri ini, klik di sini. Untuk percubaan 30 hari percuma Xero, klik butang di bawah.
? Pelajaran 1.1
Percubaan 30 hari percuma
Pelajaran 1.3?
