Selamat datang ke kursus latihan Fit Small Business Xero! Dalam pelajaran ini, kita akan membincangkan cara membuat kutipan jualan, bida atau anggaran jualan dalam talian di Xero.
Anda boleh mengikuti pada akaun Xero anda sendiri. Sekiranya anda belum memilikinya, klik di sini untuk mendaftar untuk percubaan 30 hari percuma dan ikuti di bawah.
Untuk menyelesaikan pelajaran ini, anda boleh menonton video di bawah, membaca arahan langkah demi langkah, atau buat kedua-duanya. Mari kita mulakan!
Bagi sesetengah pemilik perniagaan kecil, Xero akan menyediakan alat yang cukup untuk mengendalikan buku mereka dengan sendirinya. Tetapi, bagi ramai, masuk akal untuk menggunakan Xero bersamaan dengan akauntan perniagaan kecil yang berpengalaman yang juga pakar Xero, seperti yang di Bookkeeper360.
Penjaga buku360 boleh mengendalikan simpan kira bulanan anda, gaji, kertas kerja pekerja baru, cukai, dan banyak lagi. Rancangan asas bermula pada $ 249 / bulan. Dapatkan konsultasi pertama anda percuma.
Lawati penjaga buku360
Kenapa Penting untuk Mencipta Quote Jualan, Bida atau Anggaran?
Sebagai pemilik perniagaan, anda mungkin perlu memberi pelanggan anda sebut harga untuk produk dan / atau perkhidmatan yang mereka sedang mempertimbangkan untuk membeli dari anda. Mewujudkan sebut harga di Xero akan membolehkan anda dengan mudah mengesan statusnya, dan hanya dengan beberapa klik, membuat invois, bil atau pesanan pembelian dari sebut harga.
Walaupun Xero menggunakan istilah "quote" secara lalai, anda boleh mengubahnya menjadi "bida" atau "anggaran," bergantung pada keutamaan anda.
Dalam pelajaran ini, kami akan mengikuti langkah-langkah bagaimana membuat petikan dalam talian, cara membuat invois, pesanan pembelian dan bil dari petikan dan bagaimana untuk membuat perubahan atau memadam kutipan sama sekali.
Petikan yang dihasilkan dalam Xero
Bagaimanakah saya Membuat Kutipan / Tawaran / Anggaran Dalam Talian?
Ikuti langkah di bawah untuk membuat petikan dalam talian:
Langkah 1 - Dari Papan Pemuka Xero, klik pada Akaun dan pilih Jualan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Langkah 2 - Klik butang Baru dan pilih Sebut daripada lungsur seperti ditunjukkan di bawah.
Langkah 3 - Di bawah ini adalah tangkapan skrin dengan semua bidang yang perlu diselesaikan bersama dengan penerangan ringkas setiap satu.
- Pelanggan - Dari dropdown, pilih pelanggan yang anda ingin buat quote untuk. Jika anda belum menyediakan pelanggan, anda boleh melakukannya dengan menaip nama pelanggan dan kemudian memilih kenalan baru. Tonton tutorial video kami untuk belajar Cara Menetapkan Kenalan Pelanggan .
- Tarikh - Bidang ini akan secara automatik mengisi dengan tarikh hari ini; anda boleh menukar tarikh jika anda perlu.
- Tarikh tamat - Bidang ini akan secara automatik mengisi dengan tarikh lalai yang anda tetapkan untuk sebut harga. Sekiranya tarikh tamat tempoh berbeza dari default, anda boleh mengubahnya di sini. Tonton tutorial video kami untuk belajar Cara Setup Tarikh Default untuk Petikan .
- Nombor cetakan - Bidang ini secara automatik akan mengisi dengan petikan # yang tersedia seterusnya untuk memastikan bahawa tanda kutip tidak dibuat.
- Rujukan - Masukkan maklumat tambahan yang anda inginkan dalam medan rujukan ini.
- Tema - Tema penjenamaan yang anda pilih semasa persediaan invois akan secara automatik mengisi ruang ini. Klik lungsur turun untuk mengubahnya.
- Tambah tajuk & ringkasan - Jika perlu, anda boleh menambah maklumat yang anda tidak mahu dimasukkan ke dalam badan petikan anda, seperti tajuk dan ringkasan yang serupa dengan yang berikut:
- Perkara - Dari dropdown, pilih item yang anda sediakan untuk quote. Sekiranya anda belum menyediakan produk / perkhidmatan di Xero, anda boleh melakukannya di sini dengan mengklik Tambah Item. Pastikan untuk menonton kami Cara Menyediakan Produk dan Perkhidmatan tutorial untuk mengetahui bagaimana untuk persediaan dan mengurus barang-barang inventori.
- Penerangan – Medan ini akan auto-populasikan berdasarkan item yang dipilih di atas. Bagaimanapun, anda boleh mengubah keterangan jika anda perlu.
- Kuantiti - Masukkan kuantiti untuk setiap item. Untuk perkhidmatan, masukkan jumlah 1.
- Harga seunit - Medan ini akan auto-populasikan berdasarkan harga unit yang ditetapkan untuk item tersebut. Jika item itu disetkan dengan harga unit sifar, anda perlu memasukkannya dalam medan ini.
- Diskaun - Jika berkenaan, masukkan diskaun yang anda ingin memohon kepada petikan itu. Jika anda ingin menetapkan pelanggan tertentu dengan diskaun standard, anda boleh melakukannya dalam setem invois.
- Akaun - Dari dropdown, pilih akaun yang anda ingin gunakan untuk menjejaki pendapatan bagi setiap item yang dijual. Tonton kami Bagaimana Menguruskan Akaun tutorial untuk mengetahui lebih lanjut mengenai carta akaun.
- Kadar cukai - Di dalam Bagaimana Membuat Persediaan Pelajaran Kadar Cukai Jualan , kami menunjukkan kepada anda bagaimana untuk menetapkan kadar cukai lalai yang berkenaan paling produk dan perkhidmatan yang anda jual. Jika anda tidak menetapkan kadar cukai lalai, klik lungsur turun untuk memilih kadar cukai yang sesuai untuk setiap item.
- Kategori Penjejakan (Wilayah) - Xero membolehkan anda menyediakan kategori penjejakan untuk melihat sejauh mana kawasan perniagaan anda yang berprestasi (iaitu jabatan, lokasi atau wilayah). Dari menu lungsur turun, anda boleh menetapkan kategori penjejakan lalai untuk petikan; dalam tangkapan skrin di atas rantau telah ditetapkan sebagai kategori penjejakan.
- Jumlah adalah - Dari dropdown, pilih sama ada jumlahnya tidak termasuk cukai, cukai eksklusif atau inklusif cukai. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai jumlah cukai, lihat organisasi kami dan tutorial kewangan.
- Jumlah - Xero akan membiak lajur kuantiti dengan lajur harga unit untuk secara automatik mengira medan jumlah.
- Tambah Baris Tambahan - Sekiranya perlu, anda boleh menambah baris tambahan kepada petikan.
- Terma - Tunjukkan terma petikan dalam bidang ini. Anda boleh menetapkan maklumat ini sehingga secara automatik muncul pada setiap petikan. Lihat pelajaran persediaan invois kami untuk mengetahui bagaimana untuk menetapkan syarat lalai untuk semua petikan.
Berikut adalah petikan contoh untuk syarikat rekaan kami Acme Web Pros Plus:
Langkah 4 - Setelah anda menyelesaikan semua bidang, Anda dapat mengeklik tombol "Simpan" atau "Kirim". Di bawah ini adalah tangkapan skrin bersama dengan pelbagai pilihan menyimpan yang anda boleh pilih.
- Menyimpan sebagai draf - Pilihan ini akan menjimatkan kutipan anda dan membolehkan anda menutup skrin ini.
- Simpan (terus menyunting) - Pilihan ini akan membolehkan anda menyimpan petikan anda sebelum anda selesai dengan petikan itu. Anda boleh menyimpan secara berkala supaya anda tidak kehilangan sebarang maklumat.
- Simpan & tambahkan lagi - Pilihan ini akan menjimatkan kutipan anda sebagai draf dan membuka petikan kosong baru untuk anda selesaikan.
Langkah 5 - Untuk meneruskan penghantaran pesanan melalui e-mel kepada pelanggan anda, klik butang "Hantar" dan anda akan melihat skrin berikut:
Petikan E-mel kepada Pelanggan dari Xero.
- Kepada: Bidang ini secara automatik akan mengisi dengan alamat e-mel yang telah disediakan untuk pelanggan. Sekiranya anda ingin menghantar petikan itu kepada lebih daripada satu orang, hanya taipkan alamat e-mel untuk setiap orang dan letakkan titik koma (;) di antara setiap alamat e-mel.
- Barisan Subjek: Xero secara automatik akan mengisi medan ini. Walau bagaimanapun, anda boleh memodifikasikannya seperti yang anda lihat patut.
- Badan E-mel: Ini adalah pemesejan standard yang akan dihantar kepada pelanggan anda. Nota: Perhatikan bahawa terdapat pautan untuk pelanggan anda untuk mengklik untuk melihat sebut harga dalam talian. Sebaik sahaja mereka melihat petikan dalam talian, mereka juga boleh menerima, menolak atau menghantar pertanyaan / ulasan dan mencetak petikan jika diperlukan.
- CC: Pilih kotak ini jika anda ingin menerima salinan e-mel yang keluar kepada pelanggan anda.
- Klik "Hantar" apabila anda berpuas hati dengan e-mel.
Cara Ubah / Hapus Petikan
Jika anda perlu membuat perubahan pada petikan yang ada, anda boleh melakukannya dengan mudah. Ikuti langkah-langkah di bawah untuk mengubah suai petikan yang ada:
Langkah 1 - Balik kembali ke Petikan dengan memilih Akaun dan kemudian Jualan seperti ditunjukkan di bawah.
Langkah 2 - Tatal ke bawah sehingga anda mendapatkan bahagian petikan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Dalam petikan di atas, petikan dikumpulkan seperti berikut:
- Draf - Ini adalah sebut harga yang telah anda buat tetapi belum dihantar kepada pelanggan.
- Dihantar - Petikan yang anda hantar kepada pelanggan akan muncul dalam kumpulan ini.
- Diterima - Petikan yang telah diluluskan oleh pelanggan anda akan dimasukkan ke dalam kategori ini.
- Tamat tempoh - Petikan yang telah mencapai tarikh tamat tempohnya akan jatuh ke dalam kumpulan ini.
Langkah 3 - Klik pada kumpulan bahawa petikan anda jatuh dan skrin berikut akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di atas, anda mempunyai dua pilihan untuk memilih petikan yang anda ingin membuat perubahan kepada:
- Masukkan tanda semak dalam kotak di sebelah kiri nombor petikan
- Klik pada nama Pelanggan
Langkah 4 - Petikan anda hendaklah dipaparkan di skrin. Pilih butang "Pilihan" seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Terdapat lima modifikasi yang terdapat di skrin ini. Di bawah ini adalah penerangan ringkas mengenai apa yang dilakukan oleh setiap orang dan bila anda menggunakannya.
- Mark as Accepted - Jika anda tidak menghantar sebut harga melalui e-mel kepada pelanggan tetapi sebaliknya anda mel atau fakskannya, sebaik sahaja pelanggan meluluskan petikan itu, anda perlu tanda tanda secara manual seperti yang diterima dalam skrin ini untuk mengemas kini status.
- Tandakan sebagai Ditolak - Dengan token yang sama, jika anda mel atau faks pelanggan sebut harga dan mereka menolaknya; anda perlu tanda tanda secara manual seperti yang ditolak dalam skrin ini untuk mengemas kini status.
- Semak - Jika anda hanya perlu membuat beberapa perubahan pada sebut harga berdasarkan permintaan pelanggan anda, anda boleh menyemak semula sebutan dengan mudah dengan mengklik butang ini dan membuat perubahan yang diperlukan.
- Salin ke - Untuk menghemat waktu, Xero akan mengambil isi kutipan yang ada dan membuat kutipan baru, invois, pesanan pembelian atau bil menggunakan info yang sama. Di bawah ini adalah tangkapan skrin skrin kandungan berserta penjelasan ringkas setiap satu.
- Padam - Jika anda ingin memadamkan sebut harga, anda boleh dengan mudah melakukannya dengan memilih pilihan ini. Memandangkan sebut harga dianggap transaksi bukan kewangan, memadamkan sebut harga akan ada tiada kesan ke atas penyata kewangan anda.
- Quote - Jika anda perlu menghantar sebut harga untuk produk dan perkhidmatan yang sama kepada pelanggan lain, pilih pilihan ini dan Xero akan menyalin maklumat ini kepada sebutan baru. Dari situ, anda boleh membuat perubahan kepada pelanggan dan maklumat lain yang anda lihat patut.
- Invois - Sebaik sahaja pelanggan anda telah menerima sebut harga, pilih pilihan ini dan Xero akan menyalin semua maklumat ini ke invois supaya anda boleh bil pelanggan anda.
- Perintah Pembelian - Jika anda menyedari bahawa anda perlu membuat pesanan bagi produk yang anda ada pada petikan yang ada, pilih opsyen ini untuk menyalin maklumat itu ke pesanan pembelian supaya anda boleh membuat pesanan segera kepada pembekal anda.
- Rang Undang-Undang - Anda boleh membuat rang undang-undang di Xero dengan menyalin item dari petikan yang ada kepada rang undang-undang yang perlu anda bayar.
- "Buat draf" - Sebaik sahaja anda telah membuat pilihan anda, klik butang ini untuk menyalin maklumat dari petikan itu ke dokumen yang telah anda pilih.
Wrap Up
Itu membungkus seksyen mengenai cara membuat kutipan jualan, bidaan atau anggaran jualan dalam talian. Pelajaran seterusnya dalam Kursus Latihan Xero kami adalah bagaimana cara menyerahkan pelanggan. Dalam pelajaran ini, kami akan memandu anda melalui cara membuat invois kepada pelanggan bil untuk produk dan perkhidmatan yang mereka beli daripada anda. Untuk mengakses pelajaran ini atau mana-mana yang lain dalam siri ini, klik di sini. Untuk percubaan 30 hari percuma Xero, klik butang di bawah.
? Pelajaran 2.3
Percubaan 30 hari percuma
Pelajaran 3.2?
