Pematuhan Sumber Manusia (HR) adalah istilah untuk menerangkan bahawa proses HR di tempat dan undang-undang buruh persekutuan, negeri dan tempatan dipatuhi. Audit HR boleh membantu anda mengenal pasti isu pematuhan dan mengelakkan kesilapan undang-undang yang mahal. Audit HR percuma kami boleh membantu anda mengesahkan pematuhan HR anda dalam lima langkah mudah.
Banyak pemilik perniagaan kecil mencari pematuhan HR untuk menjadi kedua-dua membingungkan dan memakan masa. Untuk mengelakkan risiko pelanggaran undang-undang buruh, terutamanya sebagai skala perniagaan anda atau berkembang ke beberapa negara kerja, pertimbangkan bekerjasama dengan organisasi majikan profesional (PEO) seperti ADP Total Source. Jumlah Sumber ADP dapat memastikan perniagaan anda mematuhi HR.
Senarai Semak Audit HR percuma
Audit HR adalah proses yang boleh digunakan oleh perniagaan anda untuk memastikan pematuhan HR. Perniagaan baru mungkin ingin menyiapkan audit HR sebagai persediaan untuk sewa pertama mereka. Perniagaan yang ditubuhkan hendaklah menjalankan audit HR setiap tahun untuk mengelakkan pelanggaran undang-undang buruh. Gunakan senarai semak audit HR kami untuk melengkapkan audit anda secara percuma.
Templat kami menyediakan amalan terbaik, tetapi mungkin tidak meliputi setiap keadaan di mana peraturan mengawal pekerja anda. Oleh itu, kami mencadangkan mengkaji undang-undang tenaga kerja negeri di semua lokasi di mana perniagaan anda beroperasi.
Muat turun Senarai Semakan Audit HR sebagai fail PDF atau DOC.
Bagaimana Pematuhan HR berfungsi
Pematuhan HR meliputi pelbagai topik dan undang-undang buruh. Contoh-contoh undang-undang buruh persekutuan yang mematuhi adalah Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA), Suruhanjaya Peluang Kerja Sama (EEOC), Akta Piawaian Buruh yang Adil (FLSA), dan Akta Penjagaan Mampu (ACA).
Mematuhi undang-undang buruh menghendaki anda menyedari mereka dan proses orang ramai adalah selaras dengan keperluan undang-undang mereka. Anda boleh merujuk kepada artikel kami mengenai undang-undang buruh persekutuan untuk maklumat lanjut.
Di samping itu, banyak negeri mempunyai peraturan khusus seperti gaji lebih masa, gaji yang sakit, apabila gaji akhir akan dibayar dan apa yang perlu dicetak pada stub gaji. Sesetengah bandar menambah keperluan ini dengan undang-undang tambahan yang memerlukan faedah komuter (San Francisco) dan cuti keluarga berbayar (New York), sebagai contoh.
Berikut adalah fungsi HR utama dengan contoh bagaimana kepatuhan HR dicapai.
Merekrut - Pengambilan pekerja mestilah tidak diskriminasi dari borang permohonan kerja anda kepada amalan wawancara dan pemilihan anda (untuk memenuhi keperluan EEOC, sebagai contoh). Di samping itu, untuk memastikan ekuiti membayar, sesetengah negeri tidak membenarkan perniagaan anda bertanya tentang gaji terdahulu.
Onboarding - Sebaik sahaja anda mengupah seseorang, anda perlu mendapatkan borang I-9 (setiap Keselamatan Tanah Air), dan pastikan anda mempunyai klasifikasi pekerjaan yang betul (pekerja berbanding kontraktor, dikecualikan dan tidak dikecualikan) mengikut Jabatan Buruh (DOL).
Semua majikan mesti menyediakan laporan sewa baru kepada kerajaan. Anda juga perlu mematuhi gaji minimum negara, masa lapang, dan undang-undang pengeposan mandatori, serta peraturan seperti apabila pekerja mungkin melihat fail kakitangan mereka. Sesetengah negeri juga menambah keperluan latihan sewa baru, seperti latihan anti-diskriminasi yang akan disediakan.
Penggajian - Kitaran gaji yang dibenarkan mengikut keadaan, seperti keperluan untuk menyediakan stok gaji, dan sama ada kaedah pembayaran alternatif, seperti kad bayaran, boleh digunakan. Akta Bayar Bersama (EPA) memerlukan ekuiti membayar. Anda juga perlu mematuhi jadual waktu, kadar potongan gaji gaji dan peraturan pengekalan dokumen gaji. Peraturan ini berbeza mengikut keadaan.
Faedah - Sebaik sahaja anda mencapai 50 orang bersamaan sepenuh masa (FTE), anda perlu mematuhi ACA dan FMLA - ini bermakna anda perlu menawarkan insurans kesihatan dan memberikan cuti tanpa gaji kepada pekerja yang layak. Jika anda menawarkan 401 (k), ada keperluan tambahan untuk pengekalan dokumen, contohnya.
Pengurusan Orang - Undang-undang buruh meliputi gangguan seksual, anti-diskriminasi (termasuk ketika mempromosikan atau melatih pekerja), keselamatan, disiplin, dan pampasan pekerja. Mereka memberi panduan tentang apa yang perlu disertakan (dan apa yang tidak termasuk) dalam fail personel, contohnya.
Bergantung kepada saiz perniagaan anda, industri dan sama ada atau tidak anda mempunyai tapak kerja fizikal, anda juga mungkin dikehendaki menghantar laporan kepada kerajaan, seperti log OSHA 300 atau pendaftaran faedah anda.
Penamatan - Undang-undang negeri sering memberi panduan tentang doktrin pekerjaan, termasuk apa yang diperlukan sebelum anda menamatkan pekerja dan apabila gaji akhir pekerja mesti diberikan.
Keempat kesilapan HR yang paling biasa yang saya lihat adalah: salah klasifikasi pekerja sebagai perunding bebas, tidak menyimpan rekod tepat masa kerja dan masa lapang, kegagalan untuk menubuhkan dan mematuhi dasar dalam buku panduan pekerja (seperti tempoh bayar dan tarikh bayar), dan kurangnya latihan mengenai dasar. Apabila anda gagal menetapkan perkara-perkara ini secara bertulis, anda akan menafikan tafsiran negara. Dan mahkamah cenderung bersekongkol dengan pekerja seragam, bukan majikan.
- Chas Rampenthal, Peguam Besar, LegalZoom
Semakin besar firma anda, kemungkinan besar perniagaan anda akan diaudit berdasarkan aduan pekerja mengenai diskriminasi, tindakan balas atau amalan buruh yang tidak adil. Malah, ADP melaporkan bahawa hampir separuh daripada semua tuntutan EEOC yang difailkan berdasarkan tindak balas, yang berlaku apabila pekerja melaporkan isu tempat kerja dan syarikat itu menyeksa pekerja untuk melakukannya dengan mendisiplinkan atau menamatkannya.
Itulah sebabnya kami mencadangkan majikan yang prihatin tentang pematuhan HR mempertimbangkan bekerja dengan PEO (organisasi majikan profesional) seperti ADP Total Source. Mereka menyediakan kepakaran pematuhan dan boleh membantu dalam membantu anda dengan pertahanan undang-undang jika perniagaan anda ditampar dengan tuntutan berkaitan pekerjaan. Insurans liabiliti amalan pekerjaan juga dimasukkan.
Cuba Sumber Keseluruhan ADP
Bagaimana Audit HR Boleh Membantu Mengatasi Masalah Pematuhan HR
Pematuhan HR difokuskan pada seberapa baik perniagaan anda mematuhi undang-undang dan peraturan buruh. Oleh itu, audit HR yang memberi tumpuan kepada pematuhan boleh membantu anda menemui jurang dalam pematuhan HR anda. Ia juga boleh memberikan pandangan tentang bidang perniagaan anda yang dapat memperbaiki proses orangnya. Adalah lebih baik untuk melengkapkan audit HR sekarang, sebelum anda mengalami tuntutan mahkamah atau pelanggaran buruh.
Bagaimana Melaksanakan Audit Pematuhan HR dalam 5 Langkah
Perkara pertama yang perlu dipertimbangkan semasa menjalankan audit pematuhan HR adalah skop. Kemudian anda perlu menentukan siapa yang akan menjalankan audit, apa yang akan anda lakukan dengan penemuan dan bagaimana anda akan menangani apa-apa susulan. Berikut adalah lima langkah untuk dipertimbangkan.
1. Kenal pasti Skop Audit HR anda
Tanya sendiri, "Apa sebenarnya yang kita pengauditan dan mengapa?" Sebagai contoh, adakah anda mengaudit semua HR atau hanya mengaudit gaji dan dokumen cukai? Adakah anda mengaudit kepatuhan terhadap undang-undang buruh, atau mencari isu dalam pengambilan tanpa diskriminasi? Adakah audit anda dicetuskan oleh sesuatu peristiwa (seperti aduan gangguan seksual) atau adakah anda melakukannya sebagai langkah pencegahan?
Anda boleh menggunakan senarai semak audit HR kami sebagai titik permulaan untuk menentukan apa yang harus di audit.
2. Memutuskan Siapa Akan Melaksanakan Audit
Pertimbangkan sama ada untuk melakukan audit secara dalaman atau mengupah perunding luar atau peguam untuk melakukannya. Rujuk seksyen Pembekal Pematuhan HR untuk idea.
3. Melaksanakan Penemuan Audit dan Dokumen
Anda mungkin perlu menyediakan pasukan anda dengan sedikit notis supaya mereka boleh mempersiapkan untuk memberi anda dokumentasi dan jawapan. Audit HR untuk sebuah syarikat kecil boleh mengambil masa tidak lebih daripada beberapa jam. Syarikat yang lebih besar mungkin perlu mengetepikan beberapa hari. Anda boleh menggunakan borang audit untuk mendokumentasikan sebarang penemuan.
4. Semakan Keputusan
Walaupun firma yang lebih besar boleh menyusun keputusan audit HR ke dalam laporan yang besar, syarikat yang lebih kecil boleh mendapatkan dengan berkongsi hasil dalam mesyuarat. Walau bagaimanapun, mesyuarat itu harus dibatasi dalam skop-mungkin hanya termasuk pemilik, pengurus puncak, dan HR.
Adalah lebih baik untuk mengenal pasti setiap isu, risiko yang ditimbulkan dan cara yang berpotensi untuk menyelesaikan masalah.Dengan cara itu, semuanya berada pada halaman yang sama apabila anda bergerak ke langkah seterusnya.
5. Selesaikan Masalah Pematuhan HR mana-mana ASAP
Anda bukan sahaja ingin menyelesaikan isu-isu, tetapi anda perlu memberi keutamaan kepada mereka yang lebih penting. Katakan audit anda menemui isu keselamatan (pekerja membawa anak mereka bekerja pada hari Sabtu dan membiarkan mereka "bekerja" dengan peralatan). Alamat yang pertama-ia adalah pelanggaran OSHA!
Sesetengah isu mudah diselesaikan dengan cepat, seperti poster undang-undang buruh yang hilang. Orang lain mungkin mengambil lebih banyak masa, seperti jika anda mendapati perbezaan gaji di mana pengurus wanita dibayar kurang daripada lelaki dalam pekerjaan yang sama. Atau, mungkin borang temu duga kerja anda kini meminta calon jika mereka pernah dituduh melakukan jenayah.
Anda bukan sahaja perlu mengemas kini dokumentasi anda tetapi juga melatih pengurus. Itu memerlukan masa. Walau apa pun, anda perlu membuat rancangan untuk menyelesaikan masalah dan meneruskannya.
Siapa Audit Pematuhan HR Adakah Hak Untuk
Semua perniagaan boleh mendapat manfaat daripada audit HR untuk mengenal pasti dan mendedahkan isu pematuhan HR. Berikut adalah beberapa senario apabila ia masuk akal dan mengapa.
Pemula
Audit pematuhan HR boleh membantu anda menubuhkan proses HR / orang dari hari pertama, bahkan sebelum anda menyewa pekerja pertama anda. Dengan menggunakan alat audit HR, anda akan mengenal pasti proses yang perlu ditubuhkan, seperti pembayaran cukai gaji negeri dan dokumen yang perlu disediakan, seperti buku panduan pekerja dan poster undang-undang buruh.
Perniagaan Kecil dengan 15 atau Pekerja Kecil
Audit HR boleh menetapkan perniagaan anda untuk berjaya dengan alat dan proses HR praktik terbaik, seperti aplikasi pekerjaan tanpa diskriminasi dan dasar cuti sakit. Ini terbaik dilakukan sebelum anda dikehendaki mematuhi undang-undang buruh yang banyak mempengaruhi majikan yang lebih besar.
Perniagaan Berkembang Menuju 50 Pekerja
Audit HR boleh memastikan semua amalan, dokumentasi dan fail HR anda adalah teratur sebelum perlu mematuhi undang-undang buruh, seperti ADA dan FLSA yang menendang apabila anda mencapai markah 50 FTE itu.
Semua Perniagaan dengan Lebih 50 Pekerja
Mana-mana perniagaan dengan 50 atau lebih pekerja perlu menjalankan audit HR setiap tahun. Ini memastikan anda mencari isu pematuhan HR sebelum diaudit oleh agensi luar. Anda boleh menyelesaikan masalah awal untuk memperbaiki peluang anda untuk memenangi sebarang tuntutan yang berpotensi.
Dengan kata lain, audit pematuhan HR adalah idea yang baik untuk mana-mana perniagaan yang mempunyai pekerja. Ia harganya sedikit dan boleh menjimatkan wang perniagaan dan sakit kepala anda dalam jangka panjang.
Kos pematuhan HR
Kos pematuhan HR biasanya merangkumi sama ada kos buruh (jika anda melakukannya sendiri), atau biaya menyewa perunding luar atau firma audit untuk menjalankan audit HR untuk anda. Itu boleh menelan ratusan dolar sejam. Walau bagaimanapun, kos tidak menguruskan pematuhan HR mungkin lebih tinggi-jika, sebagai contoh, anda disaman oleh pekerja untuk amalan buruh yang tidak adil atau menampar dengan undang-undang buruh atau pelanggaran gaji.
Berikut adalah beberapa kos perbandingan untuk menjalankan audit pematuhan HR:
- Syarikat Insurans $ - Sesetengah syarikat insurans akan menyediakan sumber untuk membantu anda dalam mengaudit amalan HR anda. Mereka melakukan ini untuk mengurangkan risiko mereka sendiri daripada kemungkinan tuntutan EEO terhadap pelanggaran OSHA. Hubungi agen insurans anda untuk melihat apakah ini ditawarkan. Ia mungkin percuma.
- $ Do It Yourself - Bergantung kepada saiz organisasi anda, ini biasanya merupakan pilihan kos yang lebih rendah. Anda mungkin dapat melengkapkan audit pematuhan HR di atas dalam jam atau hari; menangani isu seperti yang anda dapati.
- $$ Hire a HR Consultant - Mengupah seorang perunding akan menelan yuran berdasarkan mereka yang melakukan audit HR sebagai projek atau membayar jam. Dalam mana-mana kes, anda mungkin akan mendapatkan pandangan yang tidak berat sebelah mengenai sebarang jurang dalam pematuhan HR anda. Harga bergantung kepada kedua-dua kedalaman audit anda dan berapa besar syarikat anda.
- $$$ Hire a Firing Auditing atau Attorney - Mengupah seorang peguam, berdasarkan kadar harga setiap jam, mungkin merupakan pilihan yang mahal. Walau bagaimanapun, ia mempunyai faedah keistimewaan peguam / pelanggan. Jika mereka mengenal pasti kegagalan besar, seperti fail yang tidak selamat, anda boleh membetulkan isu itu tanpa keputusan audit yang berisiko untuk penemuan (dalam kes tuntutan mahkamah).
- $$$$ lakukan apa-apa - Ini mungkin akan menjadi pilihan anda yang paling mahal.
Inilah yang SHRM berkata tentang kos / manfaat audit HR.
Pematuhan HR bukan sekadar amalan terbaik untuk perniagaan yang ingin menarik dan mengekalkan pekerja. Dari segi strategik, ia juga merupakan strategi pengurangan risiko perniagaan. Sebagai contoh, denda mungkin berbeza dari beberapa ratus ringgit (untuk kegagalan untuk meletakkan poster undang-undang buruh mandatori), kepada beribu-ribu ringgit (cth., Pelanggaran dalam kerja lebih masa dan gaji minimum).
Sebenarnya, pelanggaran OSHA sahaja boleh berjalan beribu-ribu ringgit sehari, dan beberapa denda undang-undang buruh boleh mendekati enam angka, seperti jika anda melanggar undang-undang buruh kanak-kanak dan orang dewasa kemudiannya cedera atau dibunuh di tempat kerja.
Pembekal Pematuhan HR
Banyak pembekal HR dan pembayar termasuk ciri pematuhan HR dalam perisian dan perkhidmatan mereka. Ini mungkin laporan yang membantu anda mengesahkan ekuiti membayar, pemeriksaan sistem untuk memastikan kadar upah minimum anda adalah betul, atau pemberitahuan mengenai perubahan undang-undang buruh dan penyiaran kerja yang diperlukan. Mereka juga akan menyediakan peraturan masa lapang yang mematuhi undang-undang dan mencetak maklumat yang betul mengenai stubs gaji pekerja. Ramai juga menawarkan perundingan HR untuk soalan pematuhan HR anda.
Berikut adalah jenis pembekal yang boleh menyokong usaha pematuhan HR anda.
Perisian HR
Perisian HR biasanya merupakan alat data berasaskan awan yang membolehkan perniagaan anda menjejaki pekerja dengan pekerjaan dan lokasi. Oleh itu, ia dapat mengenal pasti undang-undang pekerjaan yang berkaitan yang mempengaruhi pekerja anda. Ia boleh membenderakan isu, seperti borang kebenaran pekerjaan I-9 yang hilang, atau pekerja yang tinggal di sebuah bandar yang memerlukan cukai pekerjaan tempatan ditolak dari gaji.
Ia juga mengekalkan dokumentasi pekerja dalam talian, termasuk dasar pekerja dan buku panduan, borang kajian pekerja, tawaran pekerjaan, dan surat disiplin. Ada yang termasuk alat pengambilan seperti borang permohonan yang mematuhi undang-undang dan senarai semak temu duga untuk mengelakkan isu pematuhan HR.
Untuk pilihan perisian HR kos rendah yang boleh menyokong usaha pematuhan HR anda, pertimbangkan Orang Zoho. Orang Zoho percuma jika anda mempunyai pekerja lima atau kurang. Selepas itu, ia bermula pada hanya $ 1 / bulan setiap pekerja dan membolehkan anda menambah perkhidmatan seperti merekrut apabila perniagaan anda berkembang.
Perisian atau Perkhidmatan Gaji
Banyak pemilik perniagaan kecil terkejut mendapati pembekal gaji mereka, sama ada perisian atau perkhidmatan gaji outsourcing, menyediakan pematuhan HR. Tetapi sebenarnya, kebanyakan perkhidmatan gaji mempunyai pematuhan HR yang dibina dalam pangkalan data gaji pekerja mereka. Sebagai contoh, mereka akan dapat memberitahu anda apa yang diperlukan oleh poster undang-undang buruh, dan dalam beberapa kes memberikannya kepada anda.
Mereka juga akan memastikan bahawa dokumentasi pekerja, seperti borang cukai negeri dan persekutuan, disimpan, dan mereka akan memproses gaji dengan mematuhi peraturan masa lampau negeri. Kebanyakan juga menawarkan insurans pampasan pekerja dan masa berlalu untuk pelbagai jenis cuti, seperti cuti perubatan, bersalin atau cuti sakit. Jika anda berada dalam keadaan yang memerlukan bayaran sakit, mereka akan tahu itu.
Untuk pembekal gaji kos rendah yang kami dapati yang terbaik untuk perniagaan kecil, pertimbangkan Gusto. Gusto memberikan pematuhan undang-undang tenaga kerja HR serendah $ 6 / bulan setiap pekerja ditambah dengan bayaran perkhidmatan bulanan $ 39. Mereka juga berfungsi sebagai pembekal insurans, dan boleh menawarkan manfaat kesihatan dan 401 (k) rancangan simpanan untuk pekerja anda jika anda ingin menambahkannya.
Pertubuhan Majikan Profesional
Banyak majikan kecil yang tidak mampu membayar kakitangan HR sepenuh masa memilih untuk bekerja dengan PEO sebaliknya. Sebagai majikan bersama, PEO bekerja dengan anda untuk memastikan pematuhan HR. Itu mengurangkan risiko buruh mereka dan membantu perniagaan menyediakan perkhidmatan HR profesional yang serupa dengan majikan yang lebih besar. Mereka biasanya menawarkan nasihat perundingan dan nasihat sebagai sebahagian daripada pakej mereka. Dan dalam beberapa kes, bekerja dengan PEO dapat mengurangkan kos pampasan pekerja anda dengan menyatukan pekerja anda dengan pekerja syarikat lain.
Kami mengesyorkan Sumber Penuh ADP sebagai PEO perkhidmatan penuh yang dapat memberikan pematuhan HR, faedah, gaji, ketepatan waktu, dan pematuhan undang-undang buruh di semua negeri A.S..
Kakitangan Sumber Manusia sepenuh masa
Menyewa pengurus HR sepenuh masa adalah satu lagi cara untuk mencapai pematuhan HR. Walau bagaimanapun, kebanyakan perniagaan kecil tidak mampu berbuat demikian sehingga mencapai ambang pendapatan bersih tertentu. Menurut Sesungguhnya, seorang pengurus HR sepenuh masa menelan kos hampir $ 55.000 setahun. Oleh itu, banyak perniagaan menunggu sehingga mereka mempunyai 50 hingga 100 pekerja atau lebih sebelum membawa pengurus SDM sepenuh masa.
Di luar Pematuhan HR
Pematuhan HR memberi tumpuan kepada bidang-bidang di bawah payung HR yang disebutkan di atas, seperti pengambilan, gaji, dan faedah. Ia merujuk kepada setiap fungsi dengan undang-undang buruh persekutuan, negeri dan tempatan yang sesuai untuk memastikan bahawa perniagaan itu beroperasi sedemikian rupa untuk mengelakkan denda dan tindakan undang-undang. Pematuhan HR tradisional memberi tumpuan kepada keperluan pengawalseliaan.
Walau bagaimanapun, terdapat aspek lain pematuhan HR yang sesetengah perniagaan memilih untuk memantau berdasarkan keutamaan organisasi tertentu mereka. Ciri pematuhan HR dan amalan terbaik yang difokuskan oleh orang ramai boleh ditambah kepada audit pematuhan HR. Borang audit HR hanyalah alat untuk mengesahkan bahawa perniagaan anda melakukan yang terbaik, dan untuk mengenal pasti peluang untuk perbaikan.
Pertimbangkan melihat beberapa aspek HR semasa anda mengaudit fungsi HR anda.
Nilai - Adakah nilai kepimpinan syarikat menyokong nilai dan amalan HR terbaik?
Kepelbagaian - Adakah pengambilan dan amalan pekerjaan menyokong kepelbagaian orang dan berfikir?
Pampasan - Adakah amalan membayar sokongan pengambilan dan pengekalan bakat tertinggi?
Komunikasi - Adakah organisasi menyediakan komunikasi dua hala yang mencukupi?
Penglibatan Pekerja - Adakah pekerja gembira? Produktif? Kemungkinan untuk merujuk calon?
Alat - Adakah proses diselaraskan supaya pekerja cekap?
Onboarding and Training - Adakah pekerja baru dapat berjaya dan produktif dengan cepat?
dari SHRM, pengarang Eric Krell berkongsi bagaimana beberapa firma yang lebih besar menguruskan proses pengauditan mereka, sambil menambahkan amalan terbaik HR yang lain.
Kebaikan & Kekurangan Melaksanakan Audit Pematuhan HR
Tidak kira sama ada audit HR anda hanya tertumpu kepada kepatuhan HR atau memberikan pandangan yang lebih luas, terdapat kebaikan dan keburukan.
Kelebihan Audit Pematuhan HR
Manfaat pematuhan HR melebihi kos. Berikut adalah beberapa pro untuk mengambil masa atau menghabiskan wang untuk melakukan audit HR berkala.
- Mengurangkan Kesilapan dan Denda - Walaupun kesilapan yang jujur, contohnya, gagal membayar pekerja lembur lebih masa apabila mereka menjawab e-mel dari rumah, boleh mengharuskan anda membayar denda yang menggandakan bayaran balik. Adalah lebih baik untuk mengenal pasti dan menyelesaikan masalah terlebih dahulu.
- Hasil Perolehan Undang-undang - Anda tidak boleh menghalang pekerja yang tidak puas daripada memfailkan tuntutan mahkamah. Tetapi dengan mematuhi amalan terbaik HR, anda boleh meningkatkan peluang anda untuk menang.
- Pekerja yang lebih bahagia - Undang-undang buruh direka untuk melindungi pekerja. Apabila syarikat anda mematuhi keperluan tenaga kerja, anda akan mendapati pekerja anda lebih bahagia dan lebih mampu menumpukan perhatian kepada tugas yang mereka lakukan.
Kesalahan Audit Pematuhan HR
Terdapat beberapa kelemahan untuk melakukan audit HR. Walau bagaimanapun, inilah beberapa yang anda mungkin mahu sedar.
- Melakukan Audit Sendiri - Kelemahan pengauditan diri sendiri adalah bahawa anda mungkin kekurangan wawasan HR untuk melihat isu pematuhan. Di samping itu, jika anda mempunyai ahli kakitangan HR yang bertanggungjawab ke atas audit, mereka mungkin tidak mahu melaporkan sendiri kesilapan mereka sendiri.
- Dokumentasi Isu Sumber Manusia - Ada masalah yang jarang berlaku jika anda dokumen dan kemudian segera menyelesaikan jurang dalam proses HR anda. Walau bagaimanapun, laporan itu sendiri boleh ditemui sekiranya berlaku tuntutan mahkamah. Oleh itu, pastikan apa-apa yang anda kenal pasti akan dibetulkan dengan serta-merta supaya pengadu tidak dapat mengatakan bahawa anda tahu dan tidak menangani masalah pematuhan HR.
- Mengupah Peguam - Kelemahan menyewa seorang peguam untuk memastikan perniagaan anda adalah aduan HR adalah bahawa ia mahal. Walau bagaimanapun, jika anda merasakan bahawa pelanggaran HR yang serius mungkin ditemui, ia akan menjadi kepentingan perniagaan anda untuk memiliki keistimewaan peguam / pelanggan di pihak anda ketika anda bekerja untuk menangani masalah.
Alternatif untuk Pematuhan HR
Pematuhan HR dimainkan apabila anda mempunyai pekerja. Cara terbaik untuk mengelakkan isu pematuhan HR adalah untuk tidak mengupah pekerja. Ini mungkin satu pilihan jika anda bekerja dengan agensi kakitangan sementara atau pekerja kontrak dan mengupah keluar kakitangan anda sama sekali.
Ini adalah alternatif untuk mengambil pekerja:
Perkhidmatan Menyewa Sementara
Agensi Temp dan kakitangan berada dalam perniagaan menyediakan pekerja kepada syarikat anda. Pekerja dipekerjakan oleh agensi temp, bukan anda. Sebaliknya, perniagaan anda membayar bayaran untuk penggunaan pekerja. Ia biasanya kos 30 peratus hingga 50 peratus lebih daripada jika anda membayar pekerja gaji atau gaji setiap jam.
Sebagai contoh, jika anda ingin menyewa rep khidmat pelanggan yang biasanya anda bayar $ 10 / jam, anda mungkin perlu membayar $ 13 / jam hingga $ 15 / jam untuk mempunyai pekerja yang disediakan melalui agensi temp. Walau bagaimanapun, kelebihan kepada anda ialah anda tidak perlu merekrut, menemu duga, menyewa atau membayar pekerja. Anda hanya membayar invois yang dihantar kepada anda oleh firma kakitangan. Mereka, seterusnya, membayar pekerja dan menguruskan semua pekerja HR.
Pekerja Kontrak
Pekerja kontrak boleh bekerja sendiri, kontraktor bebas atau pekerja gig yang anda temukan di laman web bebas seperti Fiverr. Pekerja-pekerja ini dibayar melalui 1099, bukan W-2. Walau bagaimanapun, DOL menyediakan garis panduan yang sangat spesifik mengenai jenis pekerjaan yang berada di bawah kategori pekerja berbanding kontraktor. Semasa menyewa pekerja gig tidak akan menghilangkan isu pematuhan HR anda, beban kerja HR anda-daripada memproses cukai gaji untuk memberikan manfaat kesihatan-dikurangkan dengan ketara.
Soalan Lazim (Soalan Lazim)
Berikut adalah soalan yang pemilik perniagaan kecil mungkin mempunyai mengenai pematuhan HR.
Sebagai perniagaan ibu / pop, adakah saya perlu bimbang tentang pematuhan HR?
Banyak undang-undang buruh yang memerlukan pematuhan HR tidak menendang sehingga anda mencapai ambang tertentu dari segi bilangan pekerja. Sebagai contoh, sesetengah negeri memerlukan anda memberikan cuti sakit sebaik sahaja anda mempunyai hanya seorang pekerja. Amalan anti diskriminasi secara amnya boleh dikuatkuasakan sebaik sahaja anda mencapai kakitangan 15.
Pada asas pekerja 50, anda perlu bimbang tentang insurans kesihatan dan cuti perubatan keluarga. Dan untuk menambah kekeliruan, setiap negeri mempunyai keperluan tersendiri. Itulah sebabnya kami mengesyorkan bekerjasama dengan vendor yang mematuhi HR / pembayar, seperti Gusto, sebaik sahaja anda menyewa seorang pekerja.
Apakah risiko audit pematuhan HR?
Apabila anda mengaudit pematuhan HR sendiri, anda menjalankan risiko bahawa data yang anda temukan mungkin "dapat ditemui" di mahkamah undang-undang jika anda kemudian digugat untuk melanggar undang-undang buruh. Mempunyai peguam berlesen menjalankan audit boleh memberi anda keistimewaan peguam / pelanggan dan beberapa ukuran kerahsiaan.
Adakah terdapat jenis audit HR yang lain?
Ya, sebagai pemilik perniagaan, anda mungkin mahu memantau lebih banyak daripada pematuhan HR apabila anda mengaudit proses orang anda. Sebagai contoh, anda mungkin mahu mengaudit kepuasan pekerja, kerangka waktu pengambilan anda, atau seberapa baik HR sejajar dengan strategi perniagaan keseluruhan anda.
Apakah kos denda jika audit HR kami merindui sesuatu yang penting?
Denda dari pelbagai agensi pengawalseliaan mungkin terdiri daripada beberapa ratus dolar sehari hingga enam angka. Walau bagaimanapun, jika agensi pengawalselia merasakan anda telah melakukan usaha wajar anda dan cuba menyelesaikan masalah, mereka mungkin mengurangkan denda. Itulah sebabnya kami mencadangkan untuk melakukan audit HR. Lebih baik menghabiskan beberapa hari membetulkan isu sebelum ditemui dan anda berada di cangkuk untuk denda besar.
Pokoknya
Menyedari apa yang dipatuhi oleh HR dan memantau perniagaan anda untuk memastikan ia mematuhi, dapat menjimatkan wang anda. Ia juga boleh meningkatkan jenama pekerjaan anda. Kami mengesyorkan agar anda secara sukarela mengaudit amalan HR anda setiap tahun untuk memastikan anda tidak menetapkan diri anda untuk pekerja yang tidak berpuas hati, tindakan undang-undang atau denda yang besar.
Bekerjasama dengan majikan seperti ADP adalah cara terbaik untuk memastikan amalan perniagaan yang mematuhi HR. Jumlah Sumber ADP adalah penyelesaian PEO yang juga memberikan anda akses kepada sokongan undang-undang untuk segala-galanya dari merekrut ke buruh dan undang-undang gaji.
