Offboarding adalah proses menguruskan semua aspek pekerja keluar dari perniagaan anda setelah mereka meletak jawatan atau dipecat. Senarai semak offboarding memastikan anda tidak melepaskan langkah, seperti mendapatkan kunci pejabat anda kembali. Ia juga menggalakkan jenama pekerjaan anda kerana anda berurusan dengan setiap pekerja yang berlepas dengan cara yang adil dan profesional.
Bambee boleh memberi bantuan kepada pekerja di luar tempat kerja tanpa mengira jenis pekerjaan - termasuk pekerja bermusim luar pesisir atau tiada rancangan. Mereka akan memastikan anda mematuhi undang-undang buruh yang mempengaruhi saiz, industri dan lokasi perniagaan anda. Harga perundingan HR bermula pada hanya $ 99 / bulan untuk majikan dengan 20 atau lebih sedikit ahli pasukan. Cuba Bambee hari ini.
Lawati Bambee
Senarai Semak Offboarding Percuma
Senarai semak offboarding biasanya merupakan dokumen dalaman yang tidak dikongsi dengan pekerja. Walau bagaimanapun, tidak termasuk maklumat sulit di atasnya seperti nombor Jaminan Sosial pekerja atau kadar gaji.
Senarai semak offboarding senarai di bawah berfungsi sebagai dokumen pemula untuk mengubah suai yang diperlukan, menjimatkan masa anda. Anda boleh menambah baris ke senarai semak untuk prosedur dan tugas tambahan dan masukkan lajur untuk nota tambahan, nama sumber atau tarikh yang diperlukan.
Muat turun senarai semak offboarding sampel dalam mana-mana tiga format berikut:
- Muat turun sebagai hamparan
- Muat turun sebagai dokumen
- Muat turun sebagai PDF
Sebaik sahaja anda telah memuat turun senarai semak offboard yang disesuaikan percuma kami dalam versi yang paling sesuai dengan keperluan anda, sila bebas mengeditnya untuk memasukkan butiran yang merangkumi proses keluar pekerja tertentu anda. Sekalipun anda satu-satunya pengurus urusan yang mengurus, satu senarai semak offboarding, juga dikenali sebagai senarai semakan penamatan, memastikan anda tidak terlepas sebarang tugas keluar kritikal.
Apakah Offboarding Apakah
Offboarding memastikan semua pihak, seperti pekerja, pengurus mereka, rakan sekerja mereka, wakil penggajian anda, pasukan IT dan HR anda semua berada pada halaman yang sama pada hari terakhir pekerja - dan apa yang berlaku ketika.
Sebagai contoh, semasa anda mempersiapkan diri untuk hari terakhir pekerja, anda akan dapat memperoleh apa-apa harta dalam kepemilikan pekerja itu, minta mereka menandatangani penamatan undang-undang atau dokumen pemecatan dan pastikan untuk mendapatkan maklumat hubungan terkini untuk menghantar mereka borang cukai akhir tahun.
Anda juga ingin merancang komunikasi tentang pemergian pekerja kepada penonton yang lebih luas dengan cara mengekalkan hak harga diri dan kerahasiaan pekerja. Banyak organisasi terus melakukan temuduga keluar berstruktur dengan pekerja untuk mendapatkan pandangan tentang apa yang mereka (syarikat) dapat lakukan secara berbeza - kerana pekerja yang meninggalkan organisasi sering terbuka untuk berkongsi kebimbangan tertentu.
Berikut adalah tujuh langkah untuk memastikan offboard anda berjalan dengan lancar.
1. Tentukan & Dokumen Sebab & Tarikh Penamatan
Pendekatan yang anda gunakan semasa offboarding pekerja bergantung kepada keadaan mengapa pekerja meninggalkan organisasi. Alasan yang paling umum ialah mereka meletak jawatan secara sukarela atau secara sukarela ditamatkan. Tetapi mungkin ada sebab lain pekerja meninggalkan organisasi seperti tidak kembali dari cuti sakit, bersara atau mati.
Sebab penamatan setiap membawa keperluan undang-undang dan praktikal yang berbeza untuk offboarding. Oleh itu, bahagian di bawah ini disesuaikan untuk membantu anda memikirkan jenis tugas yang perlu anda lakukan bergantung pada mengapa pekerja meninggalkan.
Offboarding Pekerja Yang Mengosongkan atau Keluar (Penamatan Sukarela)
Cara terbaik untuk menguruskan perolehan pekerja adalah dengan tepat mengapa pekerja berlepas meninggalkan sebagai sebahagian daripada proses offboard anda. Sesetengah pekerja meninggalkan kerana mereka terpaksa keluar dari negeri dengan pasangan mereka. Walau bagaimanapun, yang lain meninggalkan kerana mereka fikir pengurus mereka adalah jerk. Sudah tentu anda tahu bahawa supaya anda dapat melihat trend dan menggunakan pembelajaran untuk menguruskan pekerja sedia ada dengan lebih baik.
Di samping itu, undang-undang negeri berbeza apabila pekerja yang meletakkan jawatan adalah menerima gaji terakhir mereka. Di sesetengah negeri, tidak mustahil untuk membayarnya pada kitaran bayar yang akan datang atau seterusnya. Walau bagaimanapun, di negeri-negeri lain, seperti California, anda mesti memberi mereka gaji akhir pada hari terakhir mereka bekerja jika mereka telah memberikan notis awal 72 jam.
Offboarding Pekerja Yang Telah Dipecat (Penamatan Tidak Bertanggungjawab)
Offboarding pekerja yang telah ditarik atau dipecat secara sukarela sedikit lebih rumit kerana anda tidak selalunya mempunyai masa di pihak anda. Anda akan memastikan bahawa anda memberikan pemeriksaan akhir pekerja mengikut syarat-syarat di negara anda - di beberapa negeri, ia adalah disebabkan hari penamatan.
Di samping itu, dalam masa yang panas, anda mungkin lupa untuk meminta kad kredit syarikat pekerja, dapatkan semula kunci kepada unit simpanan atau dapatkan tandatangan mereka pada perjanjian penerangan. Mempunyai senarai semak offboarding memastikan anda tidak lupa perkara kritikal ini kerana anda mengarahkan pekerja yang ditamatkan keluar pintu.
Pekerja Offboarding untuk Alasan Lain: Persaraan & Kematian
Pada masa yang lain, offboarding memerlukan aktiviti khusus berdasarkan sebab pekerja tidak lagi dengan syarikat. Mungkin mereka bersara. Adakah anda ingin menganjurkan acara ucapan terima kasih untuk mereka? Bagaimana jika mereka terbunuh dalam kemalangan jalan raya? Proses offboard anda perlu mengambil kira dokumentasi undang-undang dan cukai ke estet mereka, seperti gaji akhir mereka atau mendapatkan kesan peribadi mereka kepada pasangan hidup mereka.
Dalam semua kes, aktiviti utama mesti dilakukan, seperti mengambil bekas pekerja dari gaji anda. Terdapat terlalu banyak tugas penting untuk mengambil risiko bergantung kepada ingatan anda. Itulah sebabnya berguna untuk menggunakan senarai semak offboarding.
2. Buat dan Gunakan Senarai Semak Offboarding
Bergantung pada saiz dan kerumitan perniagaan anda, seperti apa yang menyatakan pekerja anda bekerja dan sama ada anda menawarkan faedah, senarai semak offboard anda akan berbeza dalam kerumitan. Bagi sesetengah syarikat, ia hanya termasuk segelintir tugas. Firma-firma lain mungkin memerlukan senarai keseluruhan prosedur pembersihan untuk disiapkan oleh pelbagai pihak. Anda boleh memuat turun dan menyesuaikan senarai semak offboard percuma kami untuk menambah seksyen tambahan, tugas, tarikh, dan orang untuk memastikan ia meliputi keperluan perniagaan tertentu anda.
Sekurang-kurangnya senarai semak offboard anda hendaklah termasuk:
- Data pekerja: Sertakan nama pekerja, nombor ID dan maklumat lain yang berkaitan seperti nama lokasi kerja, jabatan, dan penyelia
- Maklumat pemberhentian: Termasuk sebab kerja dan pemberhentian hari terakhir pekerja, sebab jangka sering membuat keputusan seperti ketika cek akhir mereka harus dibayar, apakah mereka akan mendapat uang pesangon, dan jika mereka layak untuk pengangguran
- Komunikasi: Tentukan siapa yang akan diberitahu dan bagaimana dengan vendor atau rakan sekerja
- Harta Syarikat: Kenal pasti sumber syarikat pekerja perlu kembali seperti telefon bimbit, komputer riba, kenderaan, kunci, lencana, manual, dan fail; memutuskan akan mengumpulnya
- Teknologi maklumat: Tutup akaun perisian atau menukar kata laluan, seperti e-mel e-mel pekerja, ID log masuk point of sale (POS), atau akaun rangkaian peribadi maya (VPN)
- Maklumat perhubungan: Dapatkan alamat pos tetap, nombor telefon dan akaun e-mel mereka sekiranya anda perlu membuat susulan dengan pekerja selepas mereka berlepas
- Faedah: Bergantung kepada saiz syarikat anda dan / atau sama ada anda menawarkan faedah pekerja, anda mungkin dikehendaki untuk menawarkan COBRA atau kesinambungan manfaat
- Tinggalkan baki: Berdasarkan keperluan negara atau dasar syarikat anda, anda mungkin perlu mengira dan membayar masa lapang yang terakru tetapi tidak dibayar (PTO) atau cuti sakit
- Notis undang-undang: Ingatkan pekerja tentang butir-butir utama yang telah mereka persetujui, seperti perjanjian penerangan (NDA) atau mendapatkan tanda tangan mereka pada dokumen tersebut untuk melindungi bisnis Anda
- Keluar temuduga: Perhatikan masa, tarikh dan orang yang akan menjalankan temuduga keluar
- Potongan: Sekiranya pekerja tersebut mempunyai sebarang wang tertunggak, seperti baki pinjaman, dikenakan kerana gagal untuk memulangkan telefon bimbit mereka atau telah menggunakan lebih banyak masa bercuti daripada yang diperoleh, Anda akan mahu mengumpul jumlah ini untuk memotong dari gaji akhir mereka
- Perbelanjaan: Anda memerlukan pekerja untuk membuat laporan perbelanjaan yang tertunggak supaya anda boleh membayar balik mereka pada gaji akhir mereka atau pada akhir kitaran gaji
- Cek akhir: Perhatikan tarikh peperiksaan terakhir mereka adalah berdasarkan sama ada mereka berhenti (secara sukarela) atau dipecat (istilah sukarela)
Selalunya, vendor sistem HR anda (HRIS) akan dapat memberikan senarai semak yang anda boleh gunakan. Sebagai contoh, Zenefits menawarkan alat HR, pemprosesan faedah, dan perkhidmatan gaji kepada perniagaan kecil. Memberi senarai semak offboarding tepat di laman webnya untuk penggunaan pelanggannya. Hubungi Zenefits untuk demo percuma.
3. Menyampaikan Peristiwa kepada Pihak Berkaitan
Bagi pekerja yang dipecat, mereka sama ada ditamatkan di tempat dan diminta meninggalkan, atau mereka diberi tarikh akhir pekerjaan. Sekiranya mereka berhenti, mereka sering memberi notis. Apabila tarikh akhir dapat ditentukan terlebih dahulu, pastikan anda mendokumen dan menyampaikannya kepada semua pihak yang berkaitan, termasuk mengesahkannya dengan pekerja. Itu tidak menjamin sebarang kejutan atau salah faham yang mungkin menjadi tuntutan undang-undang.
Ini adalah pihak-pihak dan cara-cara untuk berkomunikasi di luar tempat kerja pekerja:
- Pekerja: Sebaik sahaja, dokumen secara bertulis tarikh penamatan, sebab, dan apa-apa jangkaan sebelum hari terakhir mereka; lihat surat penamatan sampel di bawah
- Jabatan dalaman: Gunakan e-mel, Slack atau beberapa aliran kerja HR yang sulit untuk memberitahu jabatan-jabatan seperti keselamatan, teknologi maklumat (IT), atau gaji pekerja yang meninggalkan dan bila
- Pekerja syarikat: Minta pengurus untuk memaklumkan ahli pasukan secara langsung apabila rakan sekerja meninggalkan atau telah meninggalkan; sesetengah syarikat menunggu sehingga selepas pekerja berada di luar tapak
- Pelanggan & vendor: Untuk tujuan perniagaan yang praktikal, pelanggan dan penjual perlu mengetahui sama ada orang yang pergi ke sini tidak lagi dan siapa yang harus dihubungi
Sesetengah pekerja mengalami tekanan emosi apabila rakan sekerja mereka suka meninggalkan syarikat. Jika anda menggunakan HRIS seperti Zenefits, mereka sering boleh menawarkan program bantuan pekerja (EAP) untuk membantu pekerja mengatasi perubahan. Sebagai contoh, Zenefits telah bekerjasama dengan ThriveGlobal untuk menyediakan perkhidmatan EAP kepada pekerja. Dapatkan demo Zenefits.
Contoh-contoh komunikasi offboarding biasa disediakan di bawah untuk rujukan.
Surat Penamatan dan Pemutusan
Surat penamatan atau pemecatan boleh digunakan untuk memformalkan tarikh penamatan dan sebab dan untuk menjelaskan apa yang diharapkan dari kedua-dua perniagaan dan pekerja anda. Sesetengah majikan suka mengingatkan pekerja tentang keperluan kerahsiaan, sementara yang lain menggunakan komunikasi ini semata-mata untuk mengesahkan hari yang dijangkakan pada hari terakhir dan alasan bahawa pekerja itu pergi.
Berikut adalah dua contoh komunikasi pekerja yang mungkin anda gunakan semasa offboarding.
Surat Keterukan Sample untuk Pekerja yang Baru Keluar
Surat Keterukan Contoh untuk Pekerja Yang Telah Dipecat
Memo Jabatan
Memo jabatan yang dihantar melalui e-mel atau borang bertulis lain harus ringkas, ke titik dan tidak menunjukkan kesalahan atau penghakiman. Tujuannya adalah untuk membiarkan mereka yang berinteraksi dengan pekerja memahami bahawa pekerja tidak lagi bekerja dengan syarikat itu dan untuk membantu mereka terus bekerja seperti biasa. Sekiranya berita positif seperti bayi baru, penempatan semula, atau persaraan, ia adalah baik untuk meraikan kerana itu meningkatkan jenama pekerjaan anda.
Berikut adalah dua contoh komunikasi pasukan yang mungkin anda gunakan semasa offboarding.
Memo Jabatan Sampel kepada Ahli Pasukan
Memo Jabatan Sampel kepada Semua Pekerja Syarikat
Komunikasi Pelanggan / Vendor
Walaupun janggal untuk mengakui bahawa anda telah melepaskan seseorang atau mereka telah berhenti, penting bagi pelanggan dan penjual anda tidak ditangkap. Sebaik sahaja perubahan berlaku - terlebih dahulu, jika latihan silang diperlukan - memberitahu vendor dan pelanggan yang berpengaruh mengenai siapa wakil mereka yang baru dan bagaimana untuk menghubungi orang itu. Daripada menghormati bekas pekerja, sebaiknya tidak memberikan butiran lanjut.
Berikut adalah dua contoh komunikasi pelanggan / vendor yang anda mungkin gunakan semasa offboarding.
Contoh Komunikasi Pelanggan
Contoh Vendor Communication
4. Kenal pasti Siapa Akan Lakukan Tugas & Tugas Yang Melantik
Bergantung kepada kerumitan organisasi anda, anda mungkin perlu mewakilkan tugas kepada individu yang berbeza. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai seseorang di kakitangan anda yang mengurus log masuk pentadbiran dan perlu mematikan akses e-mel pada hari terakhir pekerja. Anda boleh menggunakan lajur bertanda "siapa" untuk menunjukkan siapa orang atau peranan tugas mana yang akan menguruskan setiap tugas offboarding.
Contoh menunjukkan bagaimana anda boleh menguruskan tugas-tugas pada senarai semak offboarding.
Peranan orang / pekerjaan umum untuk mewakilkan tugas-tugas semasa melakukan offboarding adalah:
- Rep: Untuk menyediakan cek akhir, masukkan semua potongan dan sebarang baki PTO yang tidak diperolehi yang belum dijelaskan, perbelanjaan bayaran balik atau potongan lain
- Pengurus: Untuk berkomunikasi dengan kakitangan yang sedia ada mengenai keberangkatan pekerja dan yang akan mengambil alih tanggungjawab mereka serta sama ada kedudukan itu akan diganti
- IT / Admin: Mungkin perlu untuk mengumpul dan mengimport peralatan, menguruskan akses akaun dan / atau mematikan pekerja membina keselamatan
- Eksekutif: Untuk berkomunikasi dengan vendor / pelanggan atau meluluskan mesej seluruh syarikat
- HR: Menguruskan proses dan kemas kini carta org, sistem data pekerja dan fail
- Pekerja: Pekerja penggantian perlu dilatih terlatih atau diberitahu bahawa tugas dan tanggungjawab pekerjaan akan dipindahkan kepada mereka semasa bekas pekerja di luar tempat kerja
Dalam organisasi yang lebih kecil, satu atau dua individu boleh mengawasi semua tugas ini. Mungkin anda yang perlu memastikan offboarding berlaku. Dalam firma yang lebih besar, pengawasan proses penghantaran papan biasanya dikendalikan oleh pengurus pekerja, pembantu pentadbiran, atau wakil HR.
5. Melaksanakan Temuduga Keluar
Mengendalikan temu duga keluar harus menjadi salah satu langkah penting pada senarai semak offboard anda. Walau bagaimanapun, ia adalah pilihan bergantung kepada keadaan. Sebagai contoh, jika anda mempunyai pekerja yang anda telah tamat untuk mencuri, berjuang, atau melanggar dasar syarikat, mungkin tidak ada gunanya mempertahankannya di tapak kerja untuk mendapatkan pendapat mereka mengenai cara menjadikan tempat kerja lebih baik.
Bagaimanapun, apabila mungkin, ia adalah untuk kepentingan terbaik perniagaan anda untuk mengetahui mengapa pekerja berhenti. Itu membolehkan anda menangani isu-isu secara proaktif seperti beban kerja, bayar, faedah, masalah keperibadian, atau kebimbangan latihan pengurusan. Untuk menimbulkan soalan wawancara keluar sendiri, baca panduan utama kami pada Temuduga Keluar.
6. Menyediakan Paycheck Akhir
Menggunakan butir-butir yang anda kumpulkan dalam senarai semak offboard anda, anda sepatutnya dapat memproses gaji pekerja. Anda akan tahu berapa jam yang telah mereka kerjakan atau akan bekerja menjelang akhir hari terakhir mereka. Anda akan mengetahui tentang potongan yang perlu diambil, seperti mana-mana premium faedah yang tersisa untuk memastikan insuran mereka dianggarkan sehingga bulan pertama. Anda juga akan menerima permintaan ganti rugi perbelanjaan mereka, mengira mana-mana PTO untuk membayar, atau menentukan berapa banyak pemutusan yang akan diterima.
Menggunakan perisian seperti Gusto, pengiraan ini mudah dan boleh dimasukkan ke dalam gaji akhir. Bila untuk memberi gaji itu bergantung pada keadaan pekerja anda bekerja dan apakah pekerja berhenti atau dipecat. Dalam sesetengah kes, anda dikehendaki memberi gaji selepas penamatan.
Ini mungkin menjadi masalah jika anda membakar bartender anda pada tengah malam pada hari Sabtu. Dalam kes ini, anda boleh menggunakan perisian gaji percuma atau kalkulator gaji untuk menghasilkan jumlah yang tepat, membayarnya dengan cek atau wang tunai dan kemudian masukkan pendapatan gaji akhir dan potongan data ke dalam perisian gaji anda pada hari kerja perniagaan berikut. Jika anda melakukan ini, pastikan anda menyimpan resit.
7. Kekalkan Dokumentasi Pekerja
Keperluan penyimpanan dokumen berbeza mengikut negeri, tetapi sebagai peraturan umum, anda perlu menyimpan fail pekerja yang ditamatkan sekurang-kurangnya empat tahun. Sudah tentu, jika anda prihatin terhadap tuntutan amalan pekerjaan yang tidak adil, diskriminasi atau sebarang isu lain, sebaiknya menyimpan dokumentasi sebab penamatan anda, seperti ulasan prestasi, amaran, atau isu tingkah laku, selagi risiko tuntutan undang-undang wujud. Yang memastikan anda dapat mempertahankan kedudukan anda.
Selanjutnya, jika pekerja mempunyai rancangan persaraan atau 401 (k), mereka berhak melihat dokumen sehingga enam tahun selepas tamat rancangan. Itulah sebabnya menggunakan perkhidmatan gaji seperti Gusto dapat membantu. Dokumentasi elektronik seperti borang cukai dan 401 (k) baki disimpan secara dalam talian sekiranya pekerja memerlukannya pada masa akan datang. Cuba Ingin percuma selama 30 hari untuk melihat betapa teguhnya.
Siapa yang mengendalikan Offboarding adalah Hak untuk
Manfaat offboarding dua pihak khususnya: anda, majikan dan pekerja. Ia melindungi syarikat dan pengurus anda dengan memastikan jangkaan yang jelas. Yang mengurangkan kemungkinan anda akan membuat kesilapan seperti gagal membayar bonus yang diperoleh yang mungkin menyebabkan pekerja menuntut anda.
Pertimbangkan kedua-dua penonton apabila anda menyesuaikan proses offboard anda:
- Majikan: Proses anda harus termasuk tugas untuk melindungi perniagaan dan para pekerjanya, termasuk mendapatkan kunci dan meminta dokumen rahasia dikembalikan
- Pekerja: Proses anda harus menghormati hak pekerja anda, yang termasuk dibayar tepat pada waktunya dan terhindar dari diskriminasi, gangguan, atau fitnah
Semakin besar perniagaan anda, lebih penting adalah anda menyusun proses onboarding yang adil dan konsisten dan melatih individu tentang apa yang diperlukan pada setiap langkah. Semakin banyak pengurus dan jabatan yang anda miliki, semakin besar kemungkinan tugas akan jatuh melalui retakan. Adakah anda ingin membuat kesilapan meninggalkan pekerja yang tidak puas dengan akses ke gedung anda atau akaun dalam talian pelanggan anda selepas anda memecat mereka?
Kos Offboarding
Kos offboarding berkaitan terutamanya kepada bayaran atau faedah yang anda berikan apabila pekerja ditamatkan atau berhenti. Sebagai contoh, jika anda tertakluk kepada COBRA (50 pekerja atau lebih di kebanyakan negeri), anda mungkin perlu membayar yuran pentadbiran faedah beberapa ringgit sebulan. Kos lain adalah bersampingan, seperti masa yang diperlukan untuk mengambil dan mengambil inventori harta syarikat, atau pengurus / masa HR yang dibelanjakan untuk menjalankan temu bual keluar /
Kos yang paling biasa untuk offboarding termasuk:
- Kos buruh: Masa yang diperlukan oleh anda, pengurus dan / atau kakitangan HR anda untuk menguruskan senarai semak offboarding, mengemas kini data syarikat anda dan mengurus komunikasi
- Kos penggajian & simpan kira: Jika anda menggunakan perisian gaji seorang penjaga buku untuk menguruskan data HR, biasanya ada biaya yang berkisar antara $ 6 hingga $ 12 sebulan bagi setiap pekerja untuk memproses penamatan dan mengeluarkan gaji akhir
Sebenarnya, offboarding dengan betul adalah cara untuk mengelakkan kos. Sebagai contoh, masa yang anda habiskan untuk menjalankan temuduga keluar boleh menjimatkan wang anda di jalan raya semasa anda menangani isu-isu tenaga kerja sistemik yang mungkin menyebabkan organisasi mengalami penderitaan. Atau, senarai semak penamatan yang anda gunakan mungkin mengingatkan anda bahawa pekerja mempunyai komputer riba syarikat yang anda perlukan untuk mendapatkan kembali.
Sebenarnya, perbelanjaan tersembunyi offboarding adalah apa yang kos untuk menggantikan pekerja yang telah berhenti atau yang anda telah dipecat. Kos tersebut boleh berjalan beribu-ribu. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara mengira dan menurunkan kos perolehan anda, baca panduan utama kami mengenai perolehan pekerja.
Penyedia Offboarding
Offboarding adalah kata kunci baru HR yang pembekal perisian berasaskan awan telah menyesuaikan diri untuk melancarkan barisan perkhidmatan baru, mengautomasikan senarai semak offboard dengan menyediakan peringatan dan templat komunikasi untuk menjimatkan masa majikan. Anda tidak memerlukan pembekal untuk melakukan offboarding tetapi menggunakannya boleh memastikan anda tidak terlepas sebarang langkah dalam proses offboard anda.
Untuk memastikan pengendalian offboard dikendalikan secara profesional, pertimbangkan untuk menggunakan salah satu pilihan di bawah.
1. HR Outsourcing
Kecuali anda seorang pakar undang-undang buruh atau hanya menggaji saudara terdekat, anda mungkin akan mendapat sokongan seorang pakar HR yang luar biasa, terutama jika pekerja anda bersara atau meninggalkan keadaan yang tidak lengkap. Perkhidmatan dalam talian seperti Bambee memberikan bantuan yang tidak berat sebelah khusus untuk menguruskan keseluruhan proses pemunggahan anda termasuk semua kertas kerja kepatuhan. Mereka juga melakukan audit HR untuk mendedahkan sama ada perniagaan atau pengurus anda secara tidak sengaja melanggar undang-undang buruh. Itu boleh menjimatkan denda dan denda. Jadual pengenalan kepada Bambee.
2. Organisasi Majikan Profesional
Perniagaan yang ingin mengambil pendekatan tangan untuk semua perkara HR dan gaji adalah paling sesuai untuk bekerja dengan organisasi majikan profesional (PEO). PEO adalah majikan bersama yang bersekutu dengan perniagaan anda untuk menguruskan orang-orang operasi anda. Mereka memastikan pekerja disewa dan diklasifikasikan dengan betul, dibayar secara sah dan disediakan dengan manfaat pekerja syarikat besar seperti penjagaan kesihatan.
PEO bermula kurang dari $ 100 sebulan, bagi setiap pekerja, dengan perkhidmatan tambahan dan yuran yang dapat membantu anda menarik bakat terbaik untuk perniagaan anda. Cara mereka membantu dengan offboarding ialah mereka menyimpan data pada tarikh penamatan, sebab penamatan, tarikh semakan terakhir dan apa-apa maklumat yang anda perlu ditandatangani seperti perjanjian NDA atau pemutusan. Justworks adalah contoh PEO yang berpatutan yang boleh membantu anda dengan offboarding. Mendaftar untuk demo Justworks.
3. Perisian HRIS
Perisian HRIS) adalah alat yang boleh membantu anda menjejaki pekerja baru dan penamatan serta menyediakan gaji dan penawaran yang mematuhi undang-undang dan cukai. Tidak seperti PEO, anda mengekalkan kawalan ke atas amalan perniagaan anda termasuk keputusan berkaitan pekerja seperti menyewa dan menembak. HRIS terbaik untuk perniagaan kecil yang sudah mempunyai pegangan yang baik terhadap pematuhan tenaga kerja dan undang-undang cukai di negara mereka.
Perisian HRIS berbeza-beza dalam harga dengan beberapa bermula serendah $ 1 / bulan setiap pekerja. Untuk mendapatkan perkhidmatan gaji juga, mengharapkan untuk membayar antara $ 6-12 / bulan bagi setiap pekerja dengan yuran perkhidmatan bulanan dalam lingkungan $ 40- $ 120 / bulan. Perisian HRIS yang paling, seperti Zenefits, mengandungi portal pekerja yang membolehkan pekerja ditamatkan untuk mengakses data yang diperlukan seperti stubs, borang cukai, dan dokumentasi faedah. Hadiri demo Zenefits secara langsung.
4. Perisian Payroll
Banyak perisian gaji dan pembekal perkhidmatan gaji meliputi pelbagai keperluan urusniaga HR biasa seperti mengupah pekerja dan menamatkannya. Mereka sering mempunyai cara untuk menyimpan dokumen pekerja, serta memastikan gaji akhir adalah perkhidmatan yang tepat dan diperlukan (COBRA) disediakan kepada pekerja yang ditamatkan. Seperti perisian HRIS, sesetengah orang, seperti Gusto, menawarkan portal layan diri pekerja yang bekas pekerja boleh gunakan untuk mendapatkan borang dan dokumen mereka sendiri. Cuba ingin percuma selama 30 hari.
5. Spreadsheet / Manual
Syarikat terkecil mungkin okay menguruskan pekerja offboarding secara manual, dengan menggunakan senarai semak offboard kami atau menjejaki kakitangan yang ditamatkan dalam spreadsheet. Jika anda ahli Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM), mereka menyediakan senarai semak penamatan yang terperinci yang anda boleh mencipta secara manual sebagai spreadsheet bersama menggunakan G-suite.
Pertimbangan Offboarding
Pemilik perniagaan yang tidak berpengalaman mungkin berfikir bahawa proses penghantaran dan senarai semak tidak diperlukan. Sebaliknya, mereka akan menerima surat perletakan jawatan dan / atau membakar pekerja itu dengan tidak lebih daripada pemeriksaan terakhir dan melepaskan pintu. Tetapi itulah kesilapan kerana beberapa sebab, termasuk hakikat bahawa ia tidak kelihatan atau merasa baik kepada pekerja lain dan anda mungkin membuat isu kewangan atau undang-undang yang memakan masa di jalan.
Jenama Pekerjaan
Tinjauan laman web seperti True dan Glassdoor memberikan suara kepada pekerja. Sebenarnya, sama ada tapak mungkin telah meninjau semula perniagaan anda yang dibuat oleh pekerja semasa dan / atau bekas. Seorang pekerja yang merasakan tempat kerja adalah miskin atau mereka dilayan secara tidak adil kemungkinan akan menyuarakan kebimbangan mereka di laman web ini. Ulasan yang lemah kemudian menjadikannya lebih sukar bagi anda untuk menarik pekerja baru.
Keperluan Undang-Undang
Jika anda menggajikan pekerja di lebih daripada satu negeri, anda perlu sedar apabila gaji akhir perlu dibayar, sama ada pada akhir tempoh gaji atau dalam beberapa hari tertentu. Selanjutnya, negara-negara seperti California memerlukan PTO yang tidak digunakan mesti dibayar. Menggunakan HRIS, perisian penggajian, atau bekerja dengan PEO, syarat - syarat tenaga kerja negeri - dan kadang kala tempatan - terbina dalam perisian. Ini memastikan anda tidak mengalami akibat daripada pelanggaran undang-undang buruh: denda dan denda.
Insurans Pengangguran
Kadar insurans pengangguran (UI) anda ditentukan oleh pengalaman perolehan pekerja anda, dan sama ada pekerja ditamatkan sebab atau alasan lain. Itulah sebabnya penting untuk menerima peletakan jawatan pekerja secara bertulis, dan / atau dokumen dengan jelas mengapa pekerja itu dilepaskan dari jawatan tersebut. Anda tidak mahu kadar insurans pengangguran anda bersaing semata-mata kerana anda tidak mempunyai dokumentasi yang membuktikan bahawa pekerja berhenti. Malah, majikan biasanya berakhir dengan kehilangan jika pekerja membantah alasan penamatan anda tanpa izin.
Amalan terbaik
Sekiranya anda berpuas hati dengan kerja seorang pekerja, perlu merosot, atau pekerja yang ditinggalkan selain daripada isu-isu berkaitan prestasi, anda mungkin mahu peluang untuk mengupah pekerja itu kembali pada masa akan datang. Oleh itu, penting anda memperlakukan pekerja dengan maruah dan rasa hormat.
Selain itu, kerana internet dan media sosial, pekerja bercakap. Sekiranya anda ingin peluang terbaik untuk mengupah bakat yang hebat di masa depan, penting untuk merawat semua individu dengan profesionalisme dan rasa hormat - bahkan yang anda menembak.
Kelebihan & Kekurangan Senarai Semak Offboarding
Sebagai amalan terbaik HR, terdapat lebih banyak faedah untuk menggunakan pendekatan offboarding formal dan senarai semak offboarding daripada tidak. Berikut adalah beberapa pertimbangan dari segi kebaikan dan keburukan offboarding dan khususnya untuk menguruskan proses anda menggunakan senarai semak offboarding.
Kelebihan Menggunakan Senarai Semakan Offboarding
Anda mungkin akan menemui kebaikan, yang disenaraikan di bawah, melebihi kelemahan:
- Ia sudah berlaku: Anda mungkin telah melakukan offboarding, dan senarai semak memastikan konsistensi dan menggunakan senarai semak offboarding membuat jelas siapa yang perlu melakukan apa
- Ia mengurangkan kekeliruan: Berkomunikasi dan menyelesaikan tugas memastikan kakitangan dalaman anda pada halaman yang sama apabila seorang pekerja meninggalkan pekerjaan anda
- Anda akan membuat sedikit kesilapan: Ia akan menghalang anda daripada melupakan langkah kritikal seperti mematikan akses pekerja ke tapak kerja anda atau terlupa untuk menawarkan COBRA
- Ia mengekalkan jenama pekerjaan anda: Apabila dilakukan dengan betul, ia meninggalkan pekerja semasa dan selalunya orang meninggalkan dengan kesan positif syarikat anda
- Ia boleh mencegah tindakan undang-undang: Membina senarai semak offboard anda dengan mata ke arah keperluan undang-undang negara seperti pembayaran cuti yang tidak digunakan boleh menghalang tindakan undang-undang atau denda
Kekurangan Menggunakan Senarai Semak Offboarding
Menggunakan senarai semak dan proses pemangkasan offboarding mempunyai kelemahannya:
- Anda perlu mengurus proses: Adalah lebih baik untuk melantik orang yang ditetapkan untuk menguruskan setiap acara offboarding, seperti diri anda, pengurus orang itu, atau wakil HR
- Ia memerlukan masa: Dalam krisis, seperti ketika menembak pekerja untuk mabuk, anda mungkin perlu melambatkan dan mengambil masa untuk memproses permintaan penamatan untuk memastikan ia dilakukan dengan betul
- Anda perlu fleksibel: Apabila pekerja keluar dari keadaan yang unik, anda mungkin perlu menyesuaikan diri, seperti semasa penempatan ketenteraan atau kecederaan pekerja yang serius
- Ia memerlukan penyelenggaraan: Undang-undang buruh berubah; anda perlu menyemak proses penghantaran dan daftar semak anda secara berkala untuk memastikan ia terkini
- Anda mungkin melakukan salah: Bukan idea yang tidak baik untuk mempunyai peguam menyemak proses offboard anda untuk memastikan ia tidak secara tidak sengaja melanggar hak pekerja atau meletakkan perniagaan anda dalam situasi yang berisiko
Kami mengesyorkan anda mempunyai proses offboarding dan senarai semak offboard yang disemak oleh peguam undang-undang buruh berlesen atau perkhidmatan undang-undang seperti LegalZoom yang boleh menasihati anda mengenai apa-apa kebimbangan. Sebagai contoh, perjanjian tidak bersaing tidak sah di semua negeri, dan setiap negeri mempunyai keperluan yang berbeza untuk bila notis COBRA atau gaji akhir diperlukan. Cuba LegalZoom, dan mendapatkan jaminan kepuasan 100%.
Soalan Lazim Mengenai Offboarding
Dengan penamatan, setiap kes offboarding mungkin berbeza meninggalkan majikan dengan soalan lelaki. Sekiranya anda mempunyai soalan yang tidak dijawab di bawah, sila hantar ke forum kami. Pakar-pakar kami akan menyelidik soalan anda dan kembali kepada anda dalam masa beberapa hari.
Adalah lebih baik untuk memberitahu kakitangan lain semasa di luar papan pejabat?
Ya, untuk mengurangkan kekeliruan di tempat kerja, sebaiknya memberitahu pekerja yang masih tinggal pekerja yang telah meninggalkan pekerjaan. Ia juga penting jika pekerja telah meletak jawatan dan rakan sebaya mereka perlu dilatih untuk mengambil beban kerja sehingga kedudukannya dipenuhi.
Apakah kesilapan yang dilakukan oleh majikan ketika melakukan offboarding?
Sebahagian daripada kesilapan biasa majikan membuat apabila pekerja meninggalkan syarikat mereka adalah:
- Kegagalan untuk mendokumentasikan sebab penamatan, seperti pekerja berhenti, dan terjebak dengan membayar pengangguran
- Kegagalan mematuhi undang-undang persekutuan seperti COBRA dan didenda
- Kegagalan untuk menyediakan cek akhir dalam tempoh masa yang diperlukan oleh kerajaan dan dengan itu, mempertaruhkan pelanggaran undang-undang buruh dengan hukuman
- Dengan menahan gaji terakhir sementara menunggu peralatan syarikat dikembalikan adalah tindakan yang melanggar undang-undang persekutuan
- Melanggar privasi pekerja atau Undang-undang Kemudahsagaan dan Akauntabiliti Insurans Kesihatan (HIPAA) dengan membicarakan isu-isu yang dilindungi seperti masalah kesihatan fizikal atau mental atau masalah keluarga atau domestik
- Gagal membayar lebih masa yang diterima, perbelanjaan yang dapat dikembalikan, bonus atau Baki PTO yang tidak diperoleh dan tidak digunakan setiap undang-undang negeri dan / atau dasar atau buku panduan yang didokumenkan oleh syarikat anda
Bilakah pemeriksaan akhir pekerja dikenakan jika mereka berhenti?
Di kebanyakan negeri, gaji akhir pekerja akan dibayar pada akhir tempoh gaji yang akan datang. Walau bagaimanapun, banyak negeri yang membezakan antara pemeriksaan akhir untuk orang yang berhenti dan dipecat seperti istilah sukarela vs sukarela. Di banyak negeri, seseorang yang dipecat mempunyai hak untuk menerima gaji mereka lebih awal. Sebagai contoh, seseorang yang melepaskan tembakan di Vermont mesti menerima cek akhir mereka dalam masa 72 jam. Untuk lebih lanjut mengenai masa pada pemeriksaan akhir baca artikel kami mengenai proses pembayaran gaji. Di dalamnya, anda akan menemui jadual drop-down dengan keperluan semakan akhir bagi setiap negeri.
Bolehkah saya menahan gaji pekerja sehingga mereka memulangkan harta syarikat?
Ia adalah bertentangan dengan undang-undang untuk menahan gaji akhir pekerja. Mereka telah memperoleh dan berhak atas gaji mereka. Apa yang anda boleh lakukan ialah memotong nilai barang yang belum dikembalikan selagi anda membayar balik pekerja sebaik sahaja item itu telah dikembalikan.
Anda juga boleh memberi insentif kepada pekerja untuk memulangkan harta anda dengan menawarkan untuk membayar pemecatan jika / apabila mereka mengembalikan harta syarikat anda. Jika tidak, mereka telah menerima gaji mereka dan mesti menerimanya mengikut tarikh akhir yang ditetapkan di negara anda.
Sekiranya anda perlu mengambil tindakan undang-undang untuk memulangkan harta syarikat anda, itu adalah isu yang berasingan. Untuk kebimbangan khusus, sebaiknya berunding dengan peguam anda atau gunakan perkhidmatan undang-undang seperti LegalZoom yang menawarkan konsultasi dalam talian. Semak rancangan perundingan bulanan LegalZoom.
Pokoknya
Menggunakan senarai semak offboarding untuk memastikan proses offboarding anda berada di landasan yang betul adalah amalan terbaik HR. Ia memastikan bahawa anda dan pasukan anda telah memikirkan semua yang anda perlu lakukan, seperti menutup akaun perisian mereka dan / atau menukar kata laluan mereka dan kemas kini seperti meletakkan mereka ke status penamatan dalam sistem penggajian apabila pekerja meninggalkan syarikat anda.
Bambee adalah perkhidmatan perundingan HR dalam talian yang boleh menguruskan offboarding pekerja dan banyak tugas HR lain untuk anda. Mereka menyediakan rancangan sokongan kepada majikan dengan hanya sekadar satu pekerja. Mereka akan menguruskan tugas HR anda dan memproses pekerja yang ditamatkan dengan cara yang melindungi perniagaan anda dari kemungkinan isu pematuhan undang-undang buruh, denda atau tindakan undang-undang. Jadual intro hari ini.
Lawati Bambee
