Panduan ini meneroka cara untuk mengendalikan urusan inventori fizikal perniagaan dengan cekap. Anda juga boleh memuat turun templat inventori percuma kami yang termasuk petua tentang cara menggunakannya. Menjelang akhir panduan ini, anda akan mempunyai alat yang anda perlukan untuk melakukan kiraan inventori fizikal, dan pengetahuan untuk membuat proses yang berfungsi untuk anda.
Sekiranya anda ingin mengotomatisasi beberapa pengurusan inventori anda, Lightspeed adalah perisian persediaan kami yang disyorkan untuk perniagaan kecil. Dengan pilihan pembayaran yang fleksibel, sokongan 24/7 dan penjejakan inventori automatik, sukar untuk mencari alternatif yang lebih baik. Ia juga boleh menjana pesanan pembelian apabila stok anda menjadi rendah. Klik pada butang di bawah untuk percubaan 14 hari percuma-tiada kad kredit diperlukan.
Lawati Lightspeed
1. Contoh Borang Templat Inventori untuk Pengiraan Fizikal
Oleh kerana keperluan penjejakan produk berbeza, template inventori jarang sekali satu gaya. Sesetengah produk hanya memerlukan kiraan kuantiti asas, sementara yang lain memerlukan medan untuk pilihan seperti saiz, warna, atau kedua-duanya untuk perkiraan yang tepat. Tiga templat inventori berikut dan variasi mereka bekerja untuk kebanyakan inventori inventori runcit dan borong.
Klik di sini untuk memuat turun templat inventori percuma kami. Anda boleh mencetaknya kosong atau prefill nama produk dan lajur angka pada komputer anda. Saya akan menerangkan cara melakukannya pada akhir bahagian ini.
Templat Inventori 1: Senarai Inventori Mudah Kuantiti-ke-Tangan
Pilihan A: Ini adalah templat inventori yang paling mudah dan berfungsi untuk menyimpan stok pelbagai barangan yang dijual oleh sekeping atau unit kes. Borang ini menyenaraikan nama dan nombor produk, dan meninggalkan ruangan untuk kaunter untuk memasukkan kuantiti-tangan (QOH) untuk setiap item atau kes kes. Mudah!
Pilihan B: Ini adalah konsep yang sama seperti A, tetapi ia menambah lajur untuk kiraan ruang dan jumlah yang besar. Ini adalah yang terbaik untuk kedai-kedai yang membawa lebihan di stor dan juga item stok di rak kedai. Dengan templat inventori ini, anda mengira produk dalam stok dan di rak kedai secara berasingan, kemudian jumlahnya.
Templat Inventori 2: Senarai Inventori Bilangan Kes
Templat inventori ini adalah yang terbaik untuk menyimpan barang-barang stok oleh kes itu, tetapi menjual item dengan sekeping. Ini sangat biasa dalam e-dagang, di mana item sering ditampung dalam pek kes mereka, kemudian dipilih secara tunggal untuk mengisi pesanan. Ia juga berguna untuk kedai-kedai yang membawa banyak overstock. Dengan templat ini, anda mengira kes, perhatikan kuantiti kes (12, 24, dan lain-lain), kemudian hitung mana-mana unit individu di rak. Kemudian anda menambah jumlah kuantiti di tangan setelah pengiraan dilakukan. Dengan cara ini, kaunter hanya boleh mengira dan tidak bimbang tentang melakukan matematik.
Templat Inventori 3: Senarai Inventori Pilihan & Warna
Templat ini berfungsi untuk kedai yang membawa item dengan pilihan, seperti saiz dan / atau warna. Walaupun anda menggunakan sistem inventori berkomputer yang menjejaki produk ke tahap pilihan, senarai inventori lalai mereka sering mengelirukan untuk tontonan fizikal. Dalam kebanyakan kes, templat di bawah adalah jauh lebih cekap untuk mengira produk dengan pilihan.
Pilihan A: Templat inventori ini adalah yang terbaik untuk mengira barang yang mempunyai satu pilihan, seperti saiz:
Pilihan B: Templat inventori ini mudah mengendalikan tuduhan untuk produk yang mempunyai dua pilihan, seperti warna dan saiz:
Cara Menyesuaikan atau Mengisi Templat Inventori ini
Berikut adalah tiga cara anda boleh menyesuaikan atau mengisi templat inventori ini untuk membuat kiraan anda lebih cepat:
1. Masukkan data terus ke templat
Untuk mana-mana templat di atas, anda boleh prefill seperti bidang nama produk, nombor SKU, warna, dan lain-lain, jika anda ingin. Cukup taipkan data ini ke dalam bidang yang sesuai dalam templat inventori.
2. Salin dan tampal data dari spreadsheet senarai inventori sedia ada
Adakah anda sudah mempunyai senarai inventori dalam hamparan? Anda boleh jadi Salin dan tampal diperlukan data lajur dari hamparan tuan anda ke templat inventori. Dengan cara ini, anda tidak mengubah senarai inventori asal anda. Anda juga boleh menambah lajur baru atau melabel semula tajuk lajur dalam templat apa sahaja yang anda mahu.
3. Muat turun data dari sistem pengurusan inventori
Adakah anda menggunakan sistem pengurusan inventori tetapi ingin mencipta bentuk kiraan inventori tersuai seperti ini? Kebanyakan sistem membenarkan anda muat turun fail .csv inventori anda, yang boleh anda buka dalam hamparan, kemudian suaikan dengan membuat lajur yang diperlukan untuk kiraan anda. Atau anda boleh Salin dan tampal data yang diperlukan dari hamparan tuan anda ke templat inventori.
Sekarang anda sudah biasa dengan cara senarai inventori bekerja untuk tuduhan fizikal, mari kita lihat cara untuk menangani proses pengiraan inventori.
2. Inventory Count Processes & Best Practices
Mari kita keluar dan mengatakannya. Mengira inventori fizikal adalah tugas, bahkan untuk kedai-kedai terkecil dan teratur. Tetapi ia mesti dilakukan, jadi mari kita mencari cara untuk membuat usaha anda berbaloi, bermula dengan berapa kerap anda harus mengira inventori anda.
Jumlah Pengiraan Tahunan & Kitaran
Kebanyakan kedai menjalankan dua jenis bilangan inventori fizikal: perkiraan tahunan dan berkala bilangan kitaran . Inilah tickler; jika anda melakukan tuduhan kitaran tetap, kiraan tahunan anda adalah tidak ada lagi. Sekiranya anda tidak membuat tuduhan kitaran, tuduhan tahunan memang besar. Dan selalunya sakit besar, untuk boot.
An kiraan tahunan hanya itu, jumlah inventori penuh dari segala stok, dilakukan sekali setiap tahun, biasanya tepat pada akhir tahun fiskal untuk tujuan cukai. Ketahui mengapa jumlah inventori yang tepat adalah penting untuk simpan kira dan cukai anda di sini.
Sekiranya anda hanya melakukan tuduhan tahunan, ada peluang yang baik untuk menangani masalah seperti miscounts, inventori yang salah letak, kekurangan, kelebihan, dan lain-lain. Sebenarnya, keraguan inventori ini mungkin muncul sepanjang tahun, dengan kos anda masa dan jualan. Di sinilah kiraan kitaran boleh membantu dengan sangat.
A kiraan kitaran hanya merupakan kiraan inventori separa yang dilakukan secara berputar. Biasanya, anda hanya mengira beberapa barisan produk atau kategori tunggal setiap minggu, jadi tugasnya kecil dan mudah disesuaikan dengan tugas mingguan. Manfaat utama penghitungan kitaran ialah anda menemui isu-isu kecil, seperti kekurangan stok atau overstock yang salah, sebelum mereka menjadi gergasi, jualan yang mempengaruhi sakit kepala. Manfaat lain adalah bahawa seluruh inventori anda diselimuti sepanjang tahun, jadi apabila jumlah tahunan bergolek sekitar ada sedikit, jika ada, kejutan.
Menyediakan untuk Counting Inventori
Sama ada anda melakukan kiraan tahunan atau kiraan kitaran, kerja persediaan inventori adalah sama. Walaupun, jika anda melakukan perkiraan kitaran, anda akan mengetahui kerja persediaan lebih cepat kerana inventori anda diuruskan dengan kerap. Inilah langkah umum:
1. Cetak borang pengiraan inventori
Sebelum anda mengira, anda perlu mencetak borang pengiraan inventori menggunakan templat di atas, atau menggunakannya dari sistem inventori terkomputer anda. Sesetengah sistem canggih, seperti Lightspeed, bahkan mempunyai pengimbas kod bar untuk membuat proses lebih pantas. Ketahui lebih lanjut mengenai ciri-ciri tersebut. Bagi bilangan kitaran tahunan atau besar, anda boleh menganjurkan pengiraan mengikut lini produk, lokasi kedai, atau kategori produk; apa yang paling sesuai untuk kedai, kakitangan dan pembantu anda.
2. Rapi inventori akan dikira
Untuk kiraan tahunan, ini bermakna menyikat melalui kedai, ruang simpanan, atau gudang anda; di mana sahaja inventori anda hidup. Pastikan semua item dianjurkan dan terletak di tempat yang betul. Juga pastikan bahawa barangan yang melebihi harga boleh diakses dan boleh dikira. Sesetengah kedai dan syarikat e-dagang juga menghitung jumlah besar item overstock pada tahap ini. Sekali lagi, lakukan apa sahaja untuk operasi anda.
3. Tetapkan titik pemotongan
Ini adalah yang paling penting untuk tuduhan tahunan apabila operasi anda benar-benar perlu ditutup selama sehari atau lebih untuk melakukan kerja dengan betul. Sebaik sahaja anda mencapai titik pemotongan anda, semua penerimaan, jualan, dan aktiviti lain yang mempengaruhi inventori berhenti . Ini tidak bermula lagi sehingga kiraan inventori selesai dan mana-mana hamparan atau sistem berkomputer dikemas kini dengan nombor kiraan yang betul.
Prosedur Mengira & Melaraskan Inventori
Sebaik sahaja masa untuk dikira, prosesnya agak mudah. Sekiranya anda sebuah kedai kecil, anda, kakitangan anda, atau beberapa rakan sepatutnya dapat mengetuknya dalam sehari. Kedai atau gudang yang lebih besar mungkin mempunyai larut malam atau malah regangan dua hari. Inilah cara untuk menanganinya:
1. Berikan penimbang kepada kawasan tertentu atau lini produk, dan mula mengira
Saya lebih suka mengira inventori dalam pasukan dua. Satu orang mengira manakala yang lain menulis dan double cek seperti yang diperlukan. Kaunter pasti boleh beroperasi secara bersendirian, tetapi pasukan adalah kaedah pilihan yang digunakan oleh kebanyakan perusahaan, besar dan kecil.
2. Periksa tempat untuk ketepatan
Sudah tentu idea yang baik untuk mempunyai mereka yang tidak mengira garis tertentu atau tempat pemeriksaan tempat untuk orang lain. Kami biasanya memeriksa dua hingga lima peratus daripada jumlah itu untuk memastikan semua orang berada di atas perkara semasa mengira.
3. Buat pelarasan dan selesaikan sebarang isu kiraan
Sekiranya anda menggunakan senarai inventori berkomputer, anda perlu menyesuaikan hamparan atau sistem anda untuk memadankan perkiraan fizikal yang baru. Sekiranya anda mengesan inventori secara manual, anda perlu menyesuaikan jumlah dalam rekod inventori anda supaya anda dapat menyediakan penilaian inventori untuk tujuan cukai. Anda juga perlu menyelesaikan dan menyumbang sebarang percanggahan utama, seperti saham pendek atau kelebihan. Ketahui lebih lanjut mengenai pelaporan inventori untuk tujuan cukai di sini.
3. Bagaimana untuk mengkomputerkan inventori anda agar sesuai dengan keperluan dan anggaran anda
Terdapat banyak cara untuk menguruskan inventori menggunakan komputer anda. Heck, bahkan terdapat aplikasi mudah alih yang membolehkan anda menguruskan stok dan inventori saham hari ini. Beberapa pilihan utama adalah kos rendah dan mudah digunakan, jadi tidak ada apa-apa untuk menghalang anda daripada mempertimbangkan sistem inventori berkomputer. Sesetengahnya ditujukan khusus untuk kedai runcit, yang lain untuk syarikat e-dagang, dan yang lain pula menggabungkan kedua-duanya. Seseorang pasti dapat memenuhi keperluan dan bajet perniagaan anda.
Berikut adalah beberapa sistem pengurusan inventori teratas dan jenis perniagaan yang paling sesuai. Anda mungkin cuba salah satu daripada saiz ini jika anda belum menggunakan inventori berkomputer, terutama kerana kebanyakan memberi anda percubaan percuma.
| Penyelesaian | ||
|---|---|---|
| Dokumen atau Spreadsheet Google | Membuat borang pengiraan tersuai atau menjejaki inventori kecil secara manual | |
| Square | Peruncit kecil yang memerlukan sistem pengurusan POS dan perniagaan | |
| Kelajuan cahaya | Peruncit dengan inventori yang lebih besar | |
| QuickBooks Online | Mana-mana perniagaan kecil. Pengurusan pembukuan, pengurusan perniagaan dan inventori yang lebih maju. | |
| Xero | Mana-mana perniagaan kecil. Kurang mahal daripada QuickBooks dengan ciri yang setanding. |
Garisan bawah
Saya ragu-ragu bahawa melakukan pengiraan inventori fizikal menjadikannya pada senarai baldi sesiapa sahaja. Tetapi jika anda seorang pemilik perniagaan, anda pasti akan menikmati kecekapan yang datang dengan jumlah inventori yang tepat, dan juga kakitangan dan pelanggan anda. Mengira inventori dengan bentuk yang mudah digunakan ialah langkah pertama dalam membuat senarai persediaan yang tepat untuk menguruskan stok anda. Templat dan proses inventori yang disenaraikan di atas akan membuat anda bermula pada kaki kanan.
Sebaik sahaja anda mempunyai senarai inventori dengan jumlah yang tepat, gunakannya sebagai catatan bersih untuk kawalan inventori. Jadualkan jumlah kitaran biasa untuk memastikan inventori anda rapi sepanjang tahun dan isu-isu yang menjengkelkan awal. Dan jika anda belum menelusuri inventori melalui sistem moden, berkomputer, sekarang adalah masa untuk bermula.
Lightspeed menawarkan peruncit kecil dan bersaiz sederhana banyak alat pengurusan perniagaan yang hebat, termasuk perisian POS, pengurusan inventori cekap, dan penjanaan pesanan pembelian dalam satu platform yang mudah. Klik di sini untuk perbicaraan 14 hari percuma.
Lawati Lightspeed
Adakah anda menguruskan inventori untuk perniagaan kecil anda sendiri? Kami ingin mengetahui tentang sistem dan teknik yang berfungsi untuk anda, sila berkongsi pendapat anda di dalam komen di bawah.
