Menyediakan proses gaji anda memerlukan membuat beberapa keputusan pentadbiran sebelum anda menjalankan kitaran gaji pertama anda. Lapan langkah untuk cara membuat pembayaran termasuk memilih pembayar gaji, memutuskan apa manfaat yang ditawarkan dan memilih bagaimana dan kapan untuk membayar pekerja anda.
Mengira gaji dengan tidak betul boleh menyebabkan perselisihan di tempat kerja dan juga menimbulkan penalti mahal pada masa cukai. Mengurangkan risiko kesilapan manusia dengan Gusto, perisian HR / penggajian bersepadu yang mengira, membayar, dan membuat pembayaran gaji anda secara automatik setiap kali membayar dan membuat anda sentiasa terkini dengan undang-undang cukai negeri dan persekutuan. Cuba percuma selama 30 hari.
Lawati Gusto
Bagaimana Proses Penggajian berfungsi
Proses pembayaran gaji itu sendiri agak jelas seperti digambarkan dalam imej di bawah. Pekerja bekerja, dan anda mengira gaji mereka.
Langkah mudah dalam proses pembayaran gaji.
Walau bagaimanapun, menubuhkan gaji menggunakan langkah-langkah di bawah memerlukan beberapa keputusan dibuat dengan mematuhi undang-undang buruh persekutuan. Sebagai contoh:
- Jenis pekerja: Pekerja atau kontraktor
- Cara bayaran: Gaji, gaji atau komisen
- Status pekerja: Dikecualikan daripada tidak dikecualikan
Proses gaji anda perlu disediakan supaya anda membuat potongan yang betul, seperti faedah dan cukai dari pendapatan pekerja dan membuat bayaran kepada IRS dengan betul.
Lapan langkah untuk menubuhkan proses gaji anda.
Lapan perkara yang anda perlukan untuk menubuhkan proses penggajian anda disenaraikan di bawah dan ditangkap dalam senarai semak inframerah yang boleh dimuat turun di atas.
1. Sediakan Entiti Perniagaan Anda
Sebelum anda dapat menyediakan gaji, anda memerlukan ID cukai perniagaan dan kemungkinan besar perlu memohon lesen perniagaan. Entiti perniagaan anda terdiri daripada nama perniagaan anda dan nombor pengenalan pembayar cukai (TIN), yang mungkin nombor pengenalan majikan anda (EIN).
Anda juga mungkin memerlukan lesen perniagaan tempatan atau kertas kerja lain. Artikel ini menganggap bahawa anda tidak perlu membuat proses gaji kecuali anda sudah mempunyai perniagaan. Untuk maklumat lanjut tentang cara memulakan perniagaan, rujuk bahagian perniagaan kami.
2. Tentukan Cara Mengelaskan Pekerja Anda
Kerajaan persekutuan mengklasifikasikan pekerja untuk menjelaskan peraturan pembayaran, termasuk apa yang harus dibayar, apa yang perlu dipotong dan bila. Kebanyakan pekerja adalah pekerja langsung, bermakna mereka bekerja untuk anda - bukan diri mereka sendiri - dan kerja mereka berada di bawah pengawasan anda. Pekerja adalah yang paling biasa dari dua jenis pekerja asas, W-2 dan 1099, yang juga dikenali sebagai pekerja sewa dan kontrak langsung.
- Pekerja sewa langsung: Menerima W-2 pada akhir tahun dan dibayar upah bersih, bererti mereka bekerja untuk anda
- Pekerja kontrak: Menerima 1099-Misc pada akhir tahun dan biasanya membayar gaji kasar; mereka bekerja sendiri dengan anda sebagai pelanggan mereka
Pekerja yang memalsukan adalah kesilapan yang mahal yang dibuat oleh beberapa pemilik perniagaan baru apabila mereka membuat keputusan bagaimana untuk menetapkan gaji. Kerajaan menyediakan peraturan yang ketat untuk jenis pekerja dan apa jenis kerja yang boleh dianggap "kontrak" kerja. Contohnya, pekerja kontrak mesti mempunyai kawalan ke atas kerja mereka, dari segi jam bekerja dan kaedah kerja. Pekerja biasanya tidak mempunyai kefleksibelan kerana mereka mesti bekerja waktu yang ditetapkan dan dengan cara yang ditentukan oleh penyelia mereka, huraian kerja atau buku panduan pekerja.
Anda mungkin merancang untuk mengupah pekerja atau sudah mempunyai kakitangan jika anda bersedia untuk membuat proses gaji anda. Perlu dinyatakan bahawa terdapat beberapa langkah tambahan yang perlu diambil apabila anda menyewa pekerja yang anda tidak mahu terlepas pandang. Sekiranya anda memerlukan lebih banyak maklumat mengenai pengambilan pekerja, baca artikel kami tentang menyewa pekerja kerana ia datang dengan senarai semak langkah demi langkah.
Sediakan Pemprosesan Penggajian untuk Pekerja W-2
Pekerja sewa langsung bekerja untuk perniagaan anda. Kerajaan menghendaki anda membayar pendapatan mereka (gaji kasar) selepas anda telah mengambil cukai dan memerlukan potongan persekutuan, negeri dan tempatan, seperti Jaminan Sosial dan insurans pengangguran.
Pembayaran yang terhasil dirujuk sebagai bayaran bersih dan mesti dibayar setiap tempoh bayar. Sebaliknya anda membayar cukai pekerja kepada kerajaan bagi mereka dan mendokumenkan pembayaran tersebut pada dokumen cukai W-2 akhir tahun.
Untuk menetapkan gaji untuk pekerja W-2, anda perlu mengumpul borang sewa baru tertentu. tentang pekerja baru dengan memuat turun senarai semak sewa percuma kami.
Sediakan Pemprosesan Penggajian untuk 1099 Kontraktor
Pekerja kontrak melakukan kerja untuk anda, tetapi mereka bekerja sendiri dan menerima 1099 pada akhir tahun dan bukannya W-2. Mereka membayar cukai dan potongan masing-masing. Apabila anda menyewa pekerja kontrak, anda mengira gaji mereka dan memberi mereka gaji kasar. Terserah kepada mereka untuk membayar cukai yang mereka bayar pada akhir tahun. Apabila mereka dibayar boleh ditentukan berdasarkan perjanjian anda.
Sebagai contoh, anda boleh membayar kontraktor untuk projek atau peristiwa penting, bukannya untuk jam bekerja. Di samping itu, anda tidak perlu membayar kontraktor sehingga kerja selesai. Jika mereka membuat lebih daripada $ 600 dalam satu tahun, anda mesti melaporkan pendapatan tahunan mereka pada borang cukai 1099-MISC akhir tahun.
3. Tentukan Bagaimana Pekerja Anda Dibayar
Pekerja boleh dibayar dengan pelbagai cara. Undang-undang persekutuan dan negeri menentukan kadar gaji terendah yang dibenarkan, yang disebut sebagai gaji minimum. Walau bagaimanapun, tidak ada had atas apa yang boleh anda bayar. Kebanyakan majikan menyelidik kadar bayaran oleh jenis pekerjaan di tapak gaji kerja seperti Indeed atau Glassdoor.
Pemilik perniagaan baru sering mula membayar pekerja setiap jam, tetapi sebenarnya terdapat empat jenis bayaran biasa yang boleh digunakan oleh perniagaan untuk mengimbangi pekerja: membayar pekerja gaji setiap jam, membayar pekerja gaji tahunan, membayar pekerja untuk kerja yang mereka lakukan oleh projek (seperti pekerja kontrak) atau sekeping atau membayar pekerja komisen.
Jam
Pekerja dan kontraktor dibayar setiap jam apabila jadual kerja atau produk kerja berbeza-beza. Sebagai contoh, jika satu minggu Sal berfungsi 12 jam dan seminggu Sal lagi bekerja selama 37 jam, maka itu adalah yang terbaik untuk membayar Sal setiap jam. Pekerja jam biasanya dianggap tidak dikecualikan, yang merupakan sumber manusia dan istilah undang-undang yang bermaksud mereka harus dibayar untuk lembur; mereka tidak "dikecualikan" dari masa lampau. Jika anda tidak pasti sama ada anda dikehendaki untuk membayar lebih masa, baca artikel lengkap mengenai perbezaan antara pekerja bebas dan tidak terkecuali.
Lebih masa biasanya dibayar pada lebih daripada 40 jam bekerja dalam seminggu pada 1.5 kali gaji biasa pekerja. Walau bagaimanapun, sesetengah negeri, seperti California, memerlukan lebih masa untuk dihitung pada jam bekerja setiap hari. Sebagai contoh, di California, jam lebih daripada lapan yang bekerja dalam tempoh 24 jam mesti dibayar menggunakan kadar gaji lebih masa.
Jika anda belum memilih sistem pengawasan masa, pertimbangkan Homebase. Ia membolehkan jam pekerja dari telefon yang dibolehkan GPS dan memberitahu mereka dan pengurus mereka jika mereka lupa untuk menyegerakannya. Anda juga boleh membina jadual seminggu dalam beberapa minit dan menghantar jadual dikemaskini serta-merta ke pasukan anda. Homebase juga terintegrasi dengan perisian gaji Gusto dan bebas untuk satu lokasi. Daftar secara percuma hari ini.
Lawati Homebase
Gaji
Pekerja dibayar gaji apabila gaji mereka tidak berubah dari minggu ke minggu. Mereka dibayar berdasarkan jumlah tahunan, tanpa mengira berapa jam yang mereka bekerja dalam minggu tertentu atau tempoh bayar. Seringkali, majikan akan mencadangkan bahawa gaji mereka adalah berdasarkan bilangan jam yang dinyatakan setiap minggu, tetapi biasanya tidak ada penjejakan sejam untuk waktu yang digunakan untuk tujuan gaji.
Sebagai contoh, pekerja sambilan boleh dibayar gaji selama 15 atau 20 jam seminggu. Seorang pekerja sepenuh masa boleh menerima gaji selama 30, 32, 35 atau 40 jam seminggu, sebagai contoh. Waktu adalah tertakluk kepada majikan dan pekerja pada masa sewa dan berdasarkan apa yang dinyatakan dalam surat tawaran pekerja atau buku panduan pekerja.
Perbezaan di antara pekerja yang dikecualikan membayar gaji dan seorang yang membayar kadar setiap jam tanpa pengecualian ialah pekerja yang membayar gaji boleh bekerja lebih banyak jam jika mereka mahu, tetapi mereka tidak akan dibayar lebih masa untuk mereka tambahan jam, seperti untuk memeriksa e-mel atau mengembalikan panggilan telefon pada waktu malam.
Pekerja bergaji biasanya dianggap "dikecualikan" daripada kerja lembur, kecuali dinyatakan sebaliknya dalam perjanjian pekerjaan mereka. Bacalah artikel kami tentang pengecualian dan tidak dikecualikan untuk penjelasan lanjut kerana penjelasan di atas telah dipermudahkan dan gaji / jam tidak selalu sama seperti dikecualikan / tidak dikecualikan.
Oleh Piece
Walaupun kurang biasa, sesetengah pekerja dibayar oleh sekeping. Contohnya, gelas cermin depan kaca pemasangan pekerja boleh dibayar berdasarkan jumlah pemasangan setiap hari atau pekerja pembuatan boleh dibayar berdasarkan jumlah unit yang dihasilkan. Membayar sekeping boleh berisiko kerana Akta Piawaian Buruh yang Adil (FLSA) menghendaki pendapatan hasil yang terhasil tidak jatuh di bawah paras gaji minimum. Sebagai contoh, jika seorang pekerja yang melakukan kerja berpindah 12 pakaian dan menerima $ 10 setiap pakaian (sekeping) selepas bekerja selama 40 jam, gaji yang dihasilkan ($ 3 per jam) tidak akan memenuhi syarat gaji minimum.
Suruhanjaya
Suruhanjaya sahaja atau gaji ditambah komisen adalah jenis pembayaran yang biasa untuk perniagaan yang menggunakan kakitangan jualan. Contohnya, seorang eksekutif pengiklanan radio mungkin diberi pampasan berdasarkan peratusan radio yang telah dijualnya pada bulan tertentu. Seorang jurujual perkakas mungkin dibayar gaji asas kecil untuk bekerja di kedai dengan komisen mingguan berdasarkan peratusan setiap jualan.
Nota mengenai Jenis Pembayaran & Gaji Minimum
Tanpa mengira jenis pembayaran, kerajaan menghendaki kadar upah minimum dipertahankan agar pekerja tidak jatuh di bawah paras gaji minimum yang setara untuk bilangan jam yang diberikan.
Gaji minimum Persekutuan pada Julai 2009 kekal pada $ 7.25 sejam. Walau bagaimanapun, banyak negeri telah mengambil kadar upah minimum yang lebih tinggi untuk menyediakan upah hidup di lokasi mereka. Pada masa penerbitan, negara-negara seperti New York, Colorado dan Arizona memerlukan upah minimum sebanyak $ 10 atau lebih per jam. Beberapa bandar raya seperti New York City dan Seattle mempunyai upah minimum mereka sendiri - beberapa setinggi $ 15 sejam.
Perlu diingat bahawa sesetengah negeri menyediakan upah minimum yang lebih rendah untuk majikan yang lebih kecil dari segi pendapatan atau bilangan pekerja. Negeri-negeri lain memberikan kadar gaji yang berbeza bergantung kepada sama ada majikan menawarkan faedah kesihatan, berumur 18 tahun atau lebih muda, berada dalam pekerjaan tertentu (pekerja tip) atau sedang dalam latihan. Sesetengah bandar raya, mempunyai kadar upah minimum yang lebih tinggi daripada negeri yang mereka lakukan.
Oleh itu, adalah penting untuk mengesahkan undang-undang gaji negeri dan tempatan anda atau menggunakan pembayar gaji seperti Gusto yang menguruskan gaji dan pematuhan gaji negeri dan tempatan untuk anda. Lihat artikel proses gaji kami untuk memastikan anda membayar gaji minimum yang betul kepada pekerja peringkat kemasukan anda.
4. Tentukan Kapan Membayar Pekerja - Kitaran Penggajian Anda
Jabatan Buruh A.S. (DOL) dan FLSA menyediakan keperluan persekutuan mengenai kekerapan membayar pekerja. Walau bagaimanapun, undang-undang negeri sering menentukan peraturan gaji termasuk apa dan bila dalam proses pembayaran gaji. Secara umum, pekerja mesti dibayar pada kitaran gaji tetap atau tarikh bayar - biasanya dalam tempoh tujuh hingga 30 hari apabila mereka bekerja dan memperoleh gaji mereka.
Kitaran gaji yang paling biasa adalah mingguan (52 pusingan gaji setiap tahun) atau setiap minggu lain (26 pusingan gaji). Walau bagaimanapun, sesetengah majikan lebih suka memberikan gaji dua kali bulanan (24 pusingan gaji setiap tahun) dan lain-lain, kebanyakan agensi kerajaan dan firma yang lebih besar, membayar bulanan.
Peratusan majikan yang menggunakan setiap jenis kitaran gaji. Sumber: Biro Statistik Buruh
Di bawah adalah empat pusingan gaji yang paling biasa:
Penggajian Mingguan
Membayar pekerja setiap minggu adalah yang terbaik untuk perniagaan dengan pekerja separuh masa dan kemasukan, seperti hotel, restoran dan peruncit. Ia membantu memastikan bahawa pekerja setiap jam yang tinggal gaji gaji boleh menerima pendapatan mereka dan membayar bil, seperti gas dan sewa. Jika anda membayar pekerja setiap minggu, anda akan menjalankan 52 kali gaji setiap minggu.
Mengira gaji setiap mingguan memudahkan untuk menentukan sama ada pekerja bekerja lebih masa (lebih daripada 40 jam dalam satu minggu) kerana tempoh bayar meliputi tepat 168 jam setiap minggu. Walau bagaimanapun, sesetengah pembayar gaji mengecaj setiap gaji, jadi kos gaji boleh ditambah jika anda membayar pekerja setiap minggu.
Penggajian Biweekly
Membayar pekerja setiap minggu lain adalah kaedah yang paling biasa. Ia mengurangkan jumlah gaji yang dijalankan oleh perniagaan yang perlu diproses oleh separuh (26 kitaran gaji setiap tahun bukan 52), tetapi ia memerlukan pekerja untuk membiayai perbelanjaan mereka.
Payroll dua kali setahun biasanya digunakan dalam perniagaan yang mengupah kakitangan profesional dan pentadbiran yang dibayar gaji dan / atau dikecualikan daripada kerja lembur. Sekiranya pengiraan lebih masa diperlukan, ia mesti dilakukan berdasarkan tarikh permulaan dan akhir mingguan untuk memastikan masa kerja lebih masa dikira dengan betul.
Penggajian Bil kedua
Pembayaran dua belas bulan atau dua bulan sekali ialah gaji yang dijalankan hanya 24 kali setahun dan bukannya 26 kali setahun seperti dua minggu sekali; Pekerja dibayar dua kali sebulan, yang paling biasa pada pertama dan ke-16 setiap bulan. Sesetengah majikan membayar berdasarkan bilangan jam kerja setiap tempoh bayar. Lain-lain mengambil gaji tahunan pekerja, membahagikannya dengan 24 dan membayar jumlah yang sama setiap tempoh membayar tanpa mengira jam sebenar yang bekerja. Ini membantu menstabilkan perbelanjaan gaji mereka dengan mengekalkan mereka setiap tempoh bayaran yang sama.
Sama seperti gaji setiap minggu, dua bulan sekali sering digunakan oleh organisasi yang mengupah kakitangan profesional yang dibayar gaji dan mempunyai status pekerjaan dikecualikan. Membayar pekerja dua belas bulan membuat pengiraan masa lapang tanpa pengecualian lebih sukar kerana kerja lembur perlu ditentukan berdasarkan jam bekerja setiap minggu dan waktu akhir minggu kerja.
Penggajian Bulanan
Payroll bulanan adalah yang paling mudah untuk perniagaan dan agensi yang mempunyai kakitangan yang dikecualikan. Walau bagaimanapun, ia tidak disukai oleh pekerja kerana mereka boleh pergi 28 hingga 31 hari antara gaji. Sesetengah negeri tidak membenarkan majikan perniagaan membayar bulanan dan yang lain hanya membenarkan eksekutif. Walau bagaimanapun, gaji bulanan adalah bentuk gaji yang paling biasa digunakan untuk membayar pekerja kerajaan dan kakitangan pendidikan, seperti profesor kolej.
Nota Mengenai Kitaran Payroll & Upah Akhir
Pekerja mempunyai hak untuk menerima upah mereka tepat pada masanya. Di peringkat persekutuan yang bermakna mereka mesti dibayar tidak lewat dari akhir tempoh gaji berikutnya. Walau bagaimanapun, peraturan negeri sering lebih ketat.
Seberapa cepat gaji akhir perlu dibayar bergantung kepada sama ada pekerja berhenti (penamatan sukarela) atau dipecat (penamatan sukarela.) Sesetengah negeri memerlukan seorang pekerja yang dipecat untuk dibayar dengan serta-merta, tanpa mengira jumlah gaji yang dijalankan. Seorang peguam berat dalam:
"Membayar pekerja secara tidak wajar boleh menjadi liabiliti besar untuk perniagaan. Ini sesuatu yang boleh menghancurkan sebuah syarikat kecil atau bahkan menyebabkan ia menutup pintu jika perniagaan membuatnya menjadi amalan biasa. Liabiliti ini timbul bukan sahaja dari agensi cukai, baik negeri dan persekutuan, tetapi juga dari tuntutan undang-undang yang dimulakan oleh para pekerja itu sendiri. Satu lagi aktiviti berisiko tinggi ialah membayar pekerja sebagai kontraktor bebas apabila mereka sebenarnya pekerja di bawah undang-undang. "
- Flavia Berys, Peguam, Undang-undang Berys
Bagaimanakah saya dapat menyediakan gaji supaya ia masuk ke akaun pemeriksa pekerja atau kad gaji untuk pekerja saya yang tidak mempunyai akaun bank?
Walaupun anda boleh bekerja dengan bank anda untuk mendirikan deposit langsung untuk setiap pekerja, lebih mudah untuk bekerja dengan pembayar gaji yang melakukan deposit langsung atau dapat mengatur pilihan kartu gaji untuk pekerja Anda tanpa rekening bank sebagai bagian dari data karyawan yang ditetapkan up.
Sebagai contoh, dengan Gusto, mendirikan deposit langsung adalah semudah meminta setiap pekerja mengemaskini data gaji mereka dengan akaun bank dan nombor perantaraan dalam sistem mereka.
Sebagai perniagaan kecil dengan kurang daripada 50 pekerja, saya tidak perlu menyediakan insurans kesihatan, tetapi bagaimana jika saya mahu? Bagaimana saya melakukannya?
Banyak perniagaan kecil yang ingin menyediakan insurans kesihatan untuk diri mereka dan pekerja mereka. Di sinilah bekerja dengan pembekal gaji pihak ketiga adalah yang terbaik. Sesetengah, seperti Gusto, menawarkan faedah dan boleh mengambil tekanan daripada mencari pembekal manfaat, menguruskan proses pendaftaran, memproses potongan dan mengendalikan perubahan pekerja.
Sama ada anda memilih untuk bekerja dengan pembekal HR yang menawarkan faedah atau perkhidmatan gaji, terdapat banyak pilihan penyumberan luar gaji yang akan membantu walaupun majikan terkecil mendapat insurans kesihatan.
Garisan bawah
Menyediakan gaji memerlukan anda melalui proses pemikiran dan membuat keputusan dan pilihan - dari jenis pekerja untuk disewa, ke proses gaji dan membayar kitaran yang anda ingin gunakan.
Anda tidak boleh pergi penyangak dan membayar wang orang di bawah meja.Terdapat undang-undang buruh dan peraturan cukai semasa bermain. Kami berharap lapan langkah yang kami berikan akan membantu anda menavigasi senarai gaji anda dengan betul pada kali pertama. Dengan cara itu, pekerja boleh dibayar dengan betul, dan anda tidak mengawal audit dan denda.
Jangan lupa untuk memeriksa Ingin apabila anda bersedia untuk menyediakan proses gaji anda. Ia membolehkan pekerja untuk diri sendiri, mengira cukai gaji secara automatik, dan menggabungkan dengan perisian masa lapang percuma Homebase untuk memastikan pematuhan undang-undang buruh untuk pengiraan masa lebih masa. Cuba percuma selama 30 hari.
Lawati Gusto
