Invois adalah bil pelanggan untuk jualan selepas barangan atau perkhidmatan telah dihantar tetapi sebelum pembayaran telah dibuat. Perisian perakaunan adalah cara terbaik untuk membuat dan menghantar invois tetapi biasanya menelan yuran bulanan. Untuk membantu, kami mempunyai template invois percuma dan boleh dimuat turun dalam Excel, PDF, dan Word.
Jika anda membuat lebih daripada 10 invois sebulan, anda boleh menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks Online untuk membuat dan menghantar invois dan dibayar tepat waktu. Harga berkisar dari $ 10 - $ 35 sebulan untuk enam bulan pertama dan anda juga boleh mendapatkan percubaan 30 hari percuma. Tiada risiko.
Lawati QuickBooks Online
Templat Invois Percuma untuk Muat turun
Jika anda membuat invois 0 - 10 pelanggan sebulan anda mungkin tidak mempunyai urus niaga pelanggan yang cukup untuk menjamin QuickBooks atau alternatif seperti Xero. Sebaliknya, template invois disesuaikan mungkin berfungsi dengan baik. Terdapat banyak templat yang tersedia dan biasanya datang dalam bentuk fail Excel, Word, atau PDF.
Anda boleh memuat turun satu templat invois percuma kami di bawah:
Templat Invois Excel Percuma
Klik di sini untuk templat invois Excel percuma anda. Templat ini mempunyai semua elemen penting yang harus dimasukkan pada invois. Ia juga mempunyai bidang yang secara automatik akan mengira diskaun, cukai jualan, dan subtotal. Satu lagi kelebihan untuk menggunakan template Excel ialah anda boleh menyimpan semua invois untuk pelanggan dalam satu buku kerja. Ini akan memudahkan untuk mencari invois dengan cepat apabila anda memerlukannya.
Sebaik sahaja anda telah membuat invois, pastikan anda menyimpannya sebagai PDF sebelum menghantarnya kepada pelanggan anda. Selepas anda memuat turun templat, lihat bahagian di bawah di mana kami menjelaskan setiap komponen secara mendalam.
Templat Invois PDF Percuma
Klik di sini untuk templat invois PDF percuma anda. Tidak seperti Excel, bidang tidak akan secara automatik mengira untuk diskaun, cukai jualan dan subtotal. Anda perlu mengira jumlah anda secara manual. Walau bagaimanapun, salah satu kelebihan untuk menggunakan templat PDF ialah terdapat bidang yang boleh diklik yang anda boleh memasukkan semua maklumat yang anda perlukan. Ini menjadikannya bersih dan mudah dikekalkan kerana anda tidak boleh bergerak atau menukar medan.
Selepas anda memuat turun, lihat bahagian di bawah untuk penjelasan template.
Templat Invois Kata Percuma
Klik di sini untuk templat invois Word percuma anda. Sama seperti PDF, bidang tersebut tidak akan secara automatik mengira untuk cukai jualan, diskaun dan subtotal, jadi pastikan pengiraan anda tepat sebelum anda menghantarnya kepada pelanggan anda. Templat Word adalah lebih disesuaikan daripada templat Excel atau PDF; Walau bagaimanapun ia juga menjadikannya lebih cenderung kepada kesilapan.
Setelah template dimuat turun, baca bahagian di bawah untuk lebih memahami bidangnya.
Apa yang Termasuk Dalam Templat Invois Percuma
Di bawah ini adalah satu petikan templat invois percuma yang lengkap berserta arahan ringkas untuk setiap medan. Lihatlah setiap nombor pada gambar dan baca penjelasan yang sama. Ini akan membantu anda lebih memahami template invois dan membantu anda menyesuaikannya dengan keperluan tepat anda.
1. Logo Perniagaan - Jika anda tidak mempunyai logo, baca artikel kami mengenai reka bentuk logo perniagaan.
2. Nama Perniagaan - Untuk beberapa petua tentang cara menamakan perniagaan, klik di sini untuk membaca artikel kami.
3. Tarikh Invois - Ini sepatutnya tarikh anda menjana dan menghantar invois.
4. Invois # - Ini harus menjadi nombor unik yang anda berikan secara manual atau perisian perakaunan anda akan menghasilkan untuk setiap invois. Mempunyai nombor rujukan ini akan membantu anda menerapkan bayaran yang diterima ke invois yang betul. Ia juga membantu menangani soalan bil pelanggan kerana anda boleh melihat invois mereka dengan cepat.
5. Bill To - Ini adalah alamat bil pelanggan.
6. Penghantaran Kepada - Alamat penghantaran, jika berbeza dari alamat pengebilan.
7. Kaedah Penghantaran - Tunjukkan bagaimana produk dihantar (mis. UPS, FedEx, atau USPS)
8. Syarat Perkapalan - Jika anda adalah produk perkapalan, maka berdasarkan perjanjian anda dengan pelanggan anda, anda perlu menunjukkan sama ada FOB Shipping Point atau FOB Destination. Lihat apakah kepentingan destinasi penghantaran fob dan destinasi fob untuk mengetahui lebih lanjut.
9. Tarikh Penghantaran - Isikan tarikh yang diharapkan bahawa produk harus tiba di destinasi pelanggan.
10. Terma Pembayaran - Ini berdasarkan tempoh masa anda memberi pelanggan anda membayar anda. Ambil beberapa minit untuk membaca artikel kami mengenai istilah invois yang terbaik untuk perniagaan anda. Anda juga boleh memilih untuk mengenakan bayaran kepada pelanggan anda jika mereka tidak membayar invois tepat pada masanya.
11. Tarikh Berkala - Ini adalah apabila pembayaran adalah disebabkan oleh pelanggan.
12. Pesanan Pembelian # - Sesetengah syarikat mesti mendapatkan kelulusan sebelum membeli produk atau perkhidmatan. Biasanya, jika anda bekerja dengan sekolah atau mana-mana agensi kerajaan, mereka mesti melengkapkan pesanan pembelian sebelum mereka dibenarkan membuat pesanan. Untuk memastikan pembayaran tidak ditangguhkan, anda mesti memasukkan nombor pesanan pembelian pada invois.
13. Kuantiti - Masukkan kuantiti produk yang dijual atau bilangan jam jika anda membelinya dalam jam untuk perkhidmatan.
14. Perkara # - Gunakan medan ini jika anda mempunyai produk dengan nombor item yang unik; jika tidak, jika produk yang anda jual tidak mempunyai nombor item atau jika anda menjual perkhidmatan, anda boleh meninggalkan bidang ini kosong.
15. Penerangan - Jadilah terperinci seperti yang anda boleh di sini supaya pelanggan mengetahui dengan tepat apa yang anda bil mereka (contohnya keran keluli tahan karat).
16. Harga Unit - Masukkan kos seunit produk atau perkhidmatan yang dijual.
17. Jumlah Line - Templat invois Excel akan secara automatik membiak lajur kuantiti dan lajur harga unit untuk mendapatkan jumlah baris ini.
18. Diskaun (jika berkenaan) - Jika anda ingin menggunakan diskaun ke templat Excel, maka anda boleh melakukannya sebagai peratusan. Formula secara automatik akan mengira diskaun dan memotongnya daripada jumlah keseluruhan yang perlu dibayar. Anda juga boleh menetapkannya sebagai jumlah yang rata. Untuk PDF dan Word, anda perlu mengira secara manual
19. Subtotal - Jumlah sebelum cukai diskaun dan jualan dikenakan.
20. Cukai Jualan (jika berkenaan) - Masukkan kadar cukai jualan (tanpa%) yang anda bayar dan templat akan secara automatik mengira jumlah cukai jualan sebelum diskaun (jika ada) digunakan. Jumlah cukai jualan akan ditambah kepada jumlah amaun yang dijelaskan seperti yang dinyatakan di bawah:
21. Jumlah Amaun Dikehendaki - Templat invois Excel secara automatik akan menambah setiap jumlah item garisan, cukai jualan, dan jumlah diskaun untuk sampai ke jumlah amaun yang kena dibayar.
22. Yuran Lewat & Penalti - Sekiranya anda ingin memohon yuran lewat atau denda, anda boleh menambahnya di bawah produk dan perkhidmatan dan kemudian taipkan jumlah yang rata atau berdasarkan pada peratusan amaun keseluruhan yang perlu dibayar. (iaitu 1%).
23. Maklumat Perniagaan Anda - Alamat surat anda terletak di bahagian bawah invois supaya pelanggan bentuk pembayaran yang anda terima. Sebagai contoh, anda boleh memberi pelanggan pilihan untuk membayar secara dalam talian atau melalui telefon dengan kad kredit. Untuk mengetahui lebih lanjut, baca artikel kami tentang cara menerima pembayaran kad kredit. Anda harus memberikan maklumat hubungan anda jika pelanggan mempunyai soalan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah:
Perisian Perakaunan vs Template Invois Percuma
Empat cara yang paling biasa untuk membuat invois adalah dengan menggunakan perisian perisian perakaunan seperti QuickBooks Online atau melalui templat pra-dibuat menggunakan Microsoft Excel, Word, dan / atau PDF. Walaupun ia adalah paling mudah untuk membuat dan menghantar invois dengan perisian, ia boleh menjadi lebih mahal. Kadang-kadang menggunakan templat percuma adalah yang terbaik.
Mencipta Invois Menggunakan Perisian Perakaunan
Menggunakan program perisian perakaunan seperti QuickBooks Online adalah yang terbaik kerana banyak bidang invois dihasilkan secara automatik. Di samping itu, anda juga boleh menguruskan semua tugas pembukuan anda seperti perbelanjaan mengesan dan menerima bayaran pelanggan. Di bawah ini kami mempunyai beberapa kebaikan dan keburukan menggunakan perisian perakaunan untuk membuat invois:
Kebaikan
- Semua program perisian perakaunan mempunyai templat invois pratetap yang boleh anda pilih.
- Kebanyakan program perisian perakaunan membolehkan anda beberapa penyesuaian, seperti keupayaan untuk menambah logo syarikat anda, laman web dan maklumat hubungan.
- Semua program perisian perakaunan secara automatik mengira jumlah invois untuk anda.
- Beberapa program perakaunan seperti QuickBooks Online membolehkan anda menyesuaikan rupa dan nuansa invois, termasuk tajuk lajur dan kedudukan dan di mana logo syarikat anda muncul pada invois.
- Laporan terkini yang memberikan anda maklumat terperinci mengenai jualan pelanggan.
- Apabila pelanggan membayar anda, anda boleh dengan mudah menandakan invois seperti yang dibayar, yang secara automatik mengemas kini baki akaun anda dan penyata kewangan.
Keburukan
- Anda mempunyai akses kepada templat kurang jika dibandingkan dengan Excel, Word, atau PDF.
- Terdapat kos untuk digunakan melainkan anda pergi dengan pilihan percuma seperti Wave. Untuk maklumat harga lebih lanjut, anda boleh membaca panduan kami mengenai program perisian perakaunan yang terbaik.
Membuat Invois Menggunakan Excel
Jika anda membuat kurang daripada 10 invois pelanggan setiap bulan dan anda tidak mempunyai banyak perbelanjaan untuk mengesan, maka Excel adalah sesuai jika anda memutuskan untuk tidak menggunakan program perisian perakaunan. Namun, terdapat beberapa kelemahan. Inilah kebaikan dan keburukan menggunakan Excel untuk membuat template invois:
Kebaikan
- Akses kepada 200 template invois disesuaikan dari pustaka Microsoft.
- Buat formula supaya lajur tertentu seperti jumlah total secara automatik akan dikira apabila dibandingkan dengan Word atau PDF.
- Buat buku kerja Excel untuk setiap pelanggan supaya anda boleh menjejaki semua invois mereka dalam satu fail Excel. Jika pelanggan anda memanggil dengan soalan, anda boleh membuka fail mereka dengan cepat dan mencari maklumat yang anda perlukan.
Keburukan
- Menggunakan templat Excel adalah proses manual untuk disiapkan.
- Walaupun anda tidak perlu guru Excel, ia membantu jika anda memahami asas-asas penciptaan formula, lembaran kerja dan buku kerja.
- Sangat mudah untuk membuat kesilapan ketika datang ke perhitungan.
Membuat Invois Menggunakan PDF
Jika anda tidak mempunyai akses ke Excel, atau anda lebih suka template dengan medan yang boleh diedit, maka anda juga boleh membuat invois menggunakan PDF. Beberapa kebaikan dan keburukan menggunakan PDF untuk membuat template invois adalah:
Kebaikan
- Anda boleh memuat turun Adobe Acrobat secara percuma untuk mengakses dokumen PDF.
- Kebanyakan pelanggan anda akan mempunyai akses ke Adobe Acrobat supaya mudah bagi mereka untuk melihat invois sebaik sahaja anda menghantar e-mel kepada mereka.
- Templat PDF (seperti yang telah kami sediakan) boleh memiliki medan yang boleh diedit yang tidak dapat disesuaikan tetapi memberi anda gambaran yang lebih profesional jika dibandingkan dengan templat Word.
Keburukan
- Sama seperti Word dan Excel, ia adalah proses manual untuk ditubuhkan.
- Tidak seperti Excel, anda perlu melakukan semua pengiraan secara manual & kemudian taipkannya ke dalam templat PDF.
- Anda tidak boleh membuat buku kerja invois seperti yang anda boleh di Excel.
Mencipta Invois Menggunakan Microsoft Word
Jika anda tidak mempunyai akses ke Excel, Helaian Google, PDF yang boleh diedit, atau anda membuat invois 5 atau kurang setiap bulan, maka kami cadangkan menggunakan Microsoft Word untuk membuat invois pelanggan. Namun, kerana saya pasti anda boleh meneka, template Word mempunyai kelemahan mereka. Inilah kebaikan dan keburukan menggunakan Word untuk membuat invois:
Kebaikan
- Akses kepada lebih 200 templat dari pustaka Microsoft supaya anda tidak perlu bermula dari awal.
- Sesuaikan template dengan logo syarikat anda dan info kenalan.
- Tambah / Padam lajur maklumat untuk menyesuaikannya untuk keperluan perniagaan anda.
Keburukan
- Ia adalah proses manual untuk ditubuhkan.
- Tidak seperti Excel, tidak ada cara untuk menambahkan formula untuk mengira diskaun, cukai jualan, dan subtotal.
- Anda tidak boleh membuat buku kerja untuk setiap pelanggan seperti Excel dan perlu menggunakan sistem pemfailan yang berbeza.
Pokoknya
Jika boleh, cubalah dan gunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks Online untuk invois pelanggan anda. Sekiranya anda tidak dapat menggunakan program perisian perakaunan dengan segera, pergi dengan templat invois percuma dengan Excel supaya anda dapat meminimumkan kesilapan pengiraan dan menyimpan invois setiap pelanggan teratur dan dalam satu fail. Jika semuanya gagal, gunakan dokumen PDF atau Word.
Sekiranya anda membuat lebih 10 invois sebulan, gunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks Online untuk membiayai pelanggan anda dan dapatkan bayaran tepat pada masanya dan bukan templat invois percuma. Harga antara $ 10 - $ 35 sebulan untuk enam bulan pertama dan anda juga boleh mendapatkan percubaan 30 hari percuma.
Lawati QuickBooks Online
