Menyediakan pejabat boleh menjadi tugas yang menarik dan menakutkan, terutamanya jika anda pertama kali. Dalam panduan ini, kami akan berkongsi nasihat daripada banyak pakar serta pengalaman kami yang pertama untuk membantu anda menubuhkan pejabat anda tanpa rasa sakit dan efisien.
Jika anda seorang usahawan berasaskan rumah atau profesional mudah alih, ruang pejabat yang dipajak mungkin tidak dalam anggaran atau bahkan perlu. Pejabat Maya Perikatan menawarkan penyelesaian pejabat maya yang termasuk alamat perniagaan yang diiktiraf secara komersil, nombor tempatan atau bebas tol, dan penyambut tetamu yang menjawab panggilan di nama syarikat anda-semua tanpa pajakan bulanan yang mahal. Anda juga boleh mendapatkan bantuan mencari ruang kerja dan bilik mesyuarat tempahan di lebih daripada 275 bandar raya AS. Dapatkan sebut harga percuma hari ini.
Lawati Pejabat Maya Perikatan
Langkah 1: Buat Senarai Semua Yang Anda Perlu untuk Pejabat Anda
Buat senarai semua yang anda perlukan di pejabat baru anda, dari meja dan kerusi ke perkakasan komputer, serta tugas-tugas seperti menyediakan sambungan internet anda.
Berikut adalah beberapa perkara biasa yang diperlukan oleh kebanyakan pejabat. Klik pada pautan di bawah untuk melihat panduan pembeli kami untuk setiap item pejabat atau perkhidmatan yang disenaraikan.
Keperluan Pejabat Perniagaan Kecil Biasa
| Meja | Pilihan untuk susun atur atau gaya kerja |
| Kerusi | Kerusi pejabat terbaik untuk sebarang bajet |
| Komputer | Memilih komputer meja berbanding komputer riba, Mac atau PC |
| Perkhidmatan Telefon | Cadangan untuk perkhidmatan telefon VoIP |
| Telefon Meja | Ulasan mengenai telefon VoIP terbaik untuk sebarang pejabat |
| Telefon Persidangan | Peralatan terbaik untuk panggilan persidangan |
| Perkhidmatan Internet | Cadangan untuk pembekal internet pantas |
| Kad kredit | Cadangan untuk perniagaan kecil |
Pilihan Lebih Mudah untuk Telefon Pejabat
Jimat masa memilih telefon pejabat dan perkhidmatan telefon dengan RingCentral. Mereka menawarkan perkhidmatan telefon berkualiti tinggi menggunakan sambungan internet anda yang sedia ada, dengan semua ciri yang anda perlukan, untuk setengah harga talian tetap tradisional. Anda juga mendapat telefon percuma apabila anda mendaftar. Klik di sini untuk mencuba RingCentral percuma selama 15 hari.
Lawati RingCentral
Di samping itu, anda mungkin memerlukan beberapa item pilihan ini:
Kebutuhan Pejabat Perniagaan Kecil Pilihan
| Sistem penggera | Bandingkan kebaikan dan keburukan sistem peribadi dan profesional |
| Insurans | Dasar CGL boleh menampung kemalangan, seperti slip dan jatuh di pejabat anda. Untuk melindungi kerosakan harta pejabat, bagaimanapun, anda memerlukan insurans harta komersil |
| Perkhidmatan Penjawab Telefon | Sekiranya anda mahu ejen hidup menjawab telefon anda, tetapi tidak mampu menerima penyambut tetamu sepenuh masa, semak panduan lengkap kami untuk menjawab perkhidmatan |
| Bekalan Pejabat Am | Untuk segala yang lain (dan kemudian beberapa), ada Amazon |
Langkah 2: Merancang Pelan Lantai Pejabat Anda
Sebaik sahaja anda mempunyai senarai semua yang anda perlukan, langkah seterusnya ialah membuangnya. Ini juga akan membantu anda mengesahkan berapa banyak perabot yang anda perlukan untuk membeli.
Pertama, mulakan dengan memilih jenis susun atur:
- Pelan terbuka memaksimumkan kawasan yang boleh digunakan ruang, tetapi dengan perbelanjaan privasi dan penyimpanan
- Pelan tertutup memberikan kakitangan anda lebih ruang peribadi, tetapi ia kurang kolaboratif dan tidak sesuai dengan banyak kerusi
- Pelan modular menggabungkan unsur-unsur kedua-dua, memberikan lebih banyak privasi, simpanan, dan permukaan kerja yang lebih besar kepada kakitangan tetapi dengan kawasan terbuka antara kerusi untuk kerjasama
Anda boleh menggunakan perisian cetak biru mudah, seperti Edraw (dipasang secara tempatan) atau SmartDraw (berasaskan awan), untuk menyeret stesen kerja, meja dan barangan lain untuk membantu anda merancang ruang pejabat anda.
Langkah 3: Sediakan Sistem Telefon anda
Anda mempunyai beberapa pilihan apabila memilih sistem telefon yang terbaik untuk perniagaan anda. Sebahagian daripadanya termasuk:
- Perkhidmatan telefon tradisional, yang berjalan pada talian telefon tembaga lama
- Perkhidmatan telefon VoIP, yang menghantar suara sebagai data melalui sambungan internet anda
- Perkhidmatan telefon maya, yang memajukan panggilan ke nombor telefon perniagaan anda ke saluran telefon peribadi anda
Perkhidmatan telefon VoIP merupakan pilihan yang baik untuk kebanyakan perniagaan kerana ia lebih berpatutan daripada landline dan sama seperti jelas. Anda juga boleh dengan mudah menambah atau menolak seberapa banyak baris yang anda perlukan, dan anda boleh mendapatkan perkhidmatan telefon dalam beberapa minit selepas memasukkan telefon anda. Satu pilihan hebat adalah RingCentral yang menawarkan telefon VoIP percuma apabila anda mendaftar. Klik di sini untuk telefon percuma anda.
Ciri Memanggil VoIP
- Panggilan menunggu
- Pegang panggilan
- Pemindahan panggilan
- Panggilan persidangan
- ID Pemanggil
- Mel suara
- Pentadbiran sistem berasaskan web
Lawati RingCentral
Ciri lain yang berguna yang kebanyakan penyedia termasuk adalah petugas auto, yang secara automatik menjawab panggilan masuk anda dan menyajikan pemanggil anda dengan senarai pilihan untuk dipilih. Bergantung pada pilihan mana yang dipilih pemanggil, panggilan mereka akan dialihkan mengikut pokok panggilan yang anda sediakan.
Berikut adalah contoh pokok panggilan:
Pembantu auto boleh ditubuhkan dengan perkhidmatan telefon VoIP di pejabat anda atau dengan perkhidmatan telefon maya. Satu-satunya perbezaan adalah di mana ia menelefon panggilan anda. Dengan perkhidmatan telefon VoIP, panggilan akan dialihkan ke telefon yang sesuai di rangkaian pejabat; dengan perkhidmatan telefon maya, panggilan akan diteruskan ke talian telefon peribadi yang anda tentukan.
Langkah 4: Cari Perabot & Komputer Terbaik
Seterusnya, pilih perabot dan komputer pejabat terbaik untuk keperluan dan anggaran perniagaan anda.
Meja Pejabat
Meja pejabat mana yang anda pilih sebahagian besarnya bergantung pada susunatur pejabat anda.
Dengan pelan terbuka, jadual segi empat mudah yang boleh anda sekutukan biasanya akan berfungsi dengan lebih baik. Apabila kami mula-mula bermula di Fit Small Business, kami menggunakan jadual lipatan mudah seperti ini. Ini memberikan kami penyelesaian yang cepat, murah, dan fleksibel yang kami dapat dengan mudah menyusun semula susun atur. Kerugian ke meja lipat adalah mereka tidak membenarkan mana-mana ruang untuk penyimpanan, ataupun mereka yang sangat bergaya.
Untuk sedikit lagi wang, anda boleh membeli meja kaca, logam, atau kayu palsu yang biasanya termasuk beberapa pilihan penyimpanan dalam reka bentuk mereka. Meja berbentuk L, khususnya, sangat baik untuk menubuhkan pelan modular.
Kerusi Pejabat
Walaupun terdapat banyak kerusi pejabat murah di pasaran, kami mengesyorkan membeli yang terbaik yang mampu dibeli oleh belanjawan anda. Kerusi yang baik membantu untuk mempromosikan persekitaran kerja yang bahagia dan sihat - kakitangan anda menghabiskan sebahagian besar hari mereka, jadi melabur dalam keselesaan mereka menunjukkan kepada mereka bahawa anda menghargai mereka. Anda juga mungkin menjimatkan wang untuk produktiviti yang hilang - beberapa di antara kami di Fit Small Business mengalami peningkatan hebat dalam sakit belakang selepas menaik taraf kerusi pejabat kami.
Terdapat tiga jenis kerusi pejabat utama yang anda boleh pilih dari:
- Kerusi kerja, yang biasanya tidak bersenjata, padat dan penjimatan ruang, dan bertujuan untuk penggunaan yang lebih pendek
- Kerusi pertengahan, yang mempunyai lengan dan lebih menyokong
- Kerusi eksekutif, yang biasanya lebih ergonomik dan mewah
Bagi kebanyakan pejabat, pertengahan dan kerusi eksekutif akan memenuhi sebahagian besar keperluan anda dengan beberapa kerusi tugas yang digunakan untuk menampung mereka di stesen kerja sementara.
Pejabat Komputer
Jika anda akan menyediakan komputer yang sama atau serupa dengan kakitangan anda dan bukannya membiarkan mereka memilih mereka sendiri, keputusan pertama yang perlu anda buat ialah jenis komputer yang hendak dibeli. Komputer desktop umumnya memberikan nilai yang lebih baik dengan lebih banyak penyimpanan dan prestasi yang lebih baik, tetapi komputer riba lebih mudah alih.
Kemudian, anda perlu memilih sistem operasi mana yang berfungsi:
- Apple OS X sangat sesuai untuk grafik, video, dan penyuntingan audio dan penerbitan desktop
- Chromebook adalah pilihan yang murah jika perniagaan anda terutama menggunakan suite Google dan perisian berasaskan web yang lain
- Windows, yang merupakan platform yang digunakan secara meluas dan fleksibel
Langkah 5: Sediakan Internet
Walaupun kami telah menyenaraikannya sebagai langkah keempat, anda perlu meneliti penyedia perkhidmatan internet (ISP) untuk menghubungkan pejabat anda dengan baik sebelum anda masuk. Sebelum melakukan sebarang pajakan pejabat, penyedia internet berkelajuan tinggi. Anda boleh mengesahkannya dengan mencari Peta Jalur Lebar Kebangsaan FCC.
Kemudian, sebaik sahaja anda menemui beberapa pembekal, bandingkan rancangan, harga, dan kontrak mereka. Juga, ingat bahawa akaun komersil sering berbeza dari yang tinggal, jadi berhati-hatilah apabila melihat syarat mereka.
Bagi kebanyakan perniagaan kecil, sambungan internet dengan muat turun minimum 15 Mbps dan 5 Mbps akan mencukupi. Walau bagaimanapun, memandangkan saiz fail menjadi lebih besar dan lebih banyak kandungan sedang disiarkan di internet, semakin cepat sambungan semakin baik. Kami mengesyorkan muat turun 50 Mbps dan muat naik 10 Mbps jika tersedia.
Kontrak Internet Perniagaan Kecil
Kebanyakan ISP akan memerlukan anda menandatangani kontrak dengan komitmen 1-3 tahun. Jika anda membatalkan perkhidmatan anda sebelum tempoh kontrak tamat tempoh, anda mungkin bertanggungjawab membayar yuran pembatalan awal. Pastikan untuk mengesahkan istilah ini dengan ISP anda sebelum anda menandatangani.
Kami telah membandingkan terma kontrak yang paling biasa dari ISP teratas di setiap pasaran untuk anda. Berikut adalah ringkasan bagaimana sebahagian daripada mereka membandingkan:
Panjang Kontrak dan Bayaran Pembatalan oleh Penyedia Internet
| Panjang Kontrak | Yuran Pembatalan Awal | |
|---|---|---|
| Perniagaan AT & T |
|
|
| Comcast Business |
|
|
| Time Warner Business |
|
|
| Perniagaan Verizon FiOS |
|
|
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai ISP lain, seperti Piagam, Frontier, CenturyLink, dan Cox, anda boleh membaca panduan penuh kami. Di dalamnya, kami membandingkan ISP mengikut harga, kelajuan yang ada, dan perkhidmatan pelanggan.
Bottom Line: Bagaimana Menyediakan Pejabat
Menyediakan pejabat anda adalah proses yang terlibat; tetapi seperti mana-mana projek, lebih baik anda bersedia dan lebih banyak penyelidikan dan perancangan yang anda lakukan di depan, semakin tidak menyakitkan.
Sekiranya anda perlu bertindak dengan cepat, terdapat pilihan sementara yang baik. Contohnya, jadual lipatan boleh diisi sebagai meja dan mudah alih atau atasan telefon sebagai pengganti sistem telefon perniagaan penuh akan membentangkan wajah profesional untuk perniagaan anda. Dan apabila perniagaan anda bertumbuh, bahagian Memula Perniagaan kami dimuatkan dengan ulasan, panduan pembeli, dan petua berguna untuk menubuhkan pejabat anda dan seterusnya.
