Surat pengesahan pekerjaan, yang juga dipanggil bukti surat penggajian, adalah dokumen bertulis yang memberikan pengesahan majikan mengenai status pekerjaan atau bekas pekerja. Surat pengesahan pekerjaan sering diminta oleh agensi luar, seperti tuan tanah atau kreditur pekerja. Perniagaan biasanya memberikan surat pengesahan pada kepala surat syarikat, ditandatangani dan ditandatangani oleh majikan.
Anda boleh membuat pengurusan surat pengesahan pekerjaan dengan lebih mudah dengan platform HR dalam talian seperti Gusto. Dengan Gusto, pekerja boleh menandatangani surat, borang, dan kontrak dan bahkan mendaftar dalam gaji dan faedah dalam talian. Semuanya disimpan dengan selamat untuk akses yang selamat dan mudah. Mulakan percubaan 30 hari percuma.
Lawati Gusto
Templat Surat Pengesahan Pekerjaan Percuma
Surat yang anda tulis bergantung kepada sama ada permintaan pengesahan pekerjaan dibuat bagi pihak pekerja semasa atau masa lalu. Berikut adalah dua jenis surat pengesahan pekerjaan, dan beberapa contoh permintaan yang mungkin anda terima:
1. Surat untuk Pekerja Semasa
Gunakan bukti template kerja seperti ini untuk mengesahkan bahawa pekerja semasa bekerja untuk anda (jika anda mencetaknya di atas surat, hilangkan maklumat alamat perniagaan di bahagian atas surat). Ini boleh digunakan untuk:
- Rumah atau pinjaman kereta
- Perjanjian sewa atau pajakan
- Aplikasi kad kredit
- Khidmat sosial
- Visa imigresen atau kad hijau
Muat turun sebagai PDF
Muat turun sebagai MS Word / Google Doc
2. Surat untuk Bekas Pekerja
Gunakan template pengesahan pekerjaan seperti ini untuk mengesahkan bahawa bekas pekerja, sebenarnya, bekerja untuk anda. (Sekali lagi, jika anda mencetaknya di atas surat, hilangkan maklumat alamat perniagaan di bahagian atas surat tersebut). Ini boleh digunakan untuk:
-
- Aplikasi pekerjaan
- Permohonan kredit
- Faedah kerajaan
Muat turun sebagai PDF
Muat turun sebagai MS Word / Google Doc
Bukti Surat Kerja: Apa yang Perlu Termasuk & Contoh
Anda harus memasukkan yang berikut dalam surat pengesahan pekerjaan:
- Nama dan alamat perniagaan majikan (atau gunakan kepala surat)
- Jawatan / tanggungjawab pekerjaan semasa atau bekas pekerja
- Tarikh pekerjaan
- Kelayakan untuk rehire jika bekas pekerja (Banyak majikan bertanya soalan ini sebagai sebahagian daripada pengesahan pekerjaan, dan anda boleh memilih untuk menjawab ya / tidak, atau balas secara umum dengan menyatakan sesuatu seperti (" semua bekas pekerja mungkin layak untuk menuntut semula kajian. ")
- Gaji (bergantung kepada jenis permintaan)
- Bonus / naik (bergantung kepada jenis permintaan)
- Nama anda, tandatangan, dan maklumat hubungan anda
Peraturan utama dengan surat pengesahan pekerjaan adalah untuk menyesuaikan huruf anda berdasarkan sebab anda diminta, dan sahaja memberikan maklumat minimum yang diminta. Carta di bawah menunjukkan apa yang perlu dimasukkan / tidak termasuk berdasarkan jenis organisasi yang membuat permintaan pengesahan pekerjaan:
Permintaan Pengesahan Pekerjaan & Apa Yang Perlu Diisi
| Peminta | Penyeliaan tanggungjawab / Jam bekerja | |||
|---|---|---|---|---|
| Harta Tanah Kredit Kewangan | ||||
| Majikan Baru | ||||
| Perkhidmatan sosial Pendidikan |
Seperti yang anda dapat lihat, maklumat yang anda perlu sediakan akan berbeza-beza. Sebagai contoh, institusi kewangan akan ingin tahu gaji dan bonus serta tempoh perkhidmatan untuk memastikan pekerja itu layak kredit, manakala majikan baru bekas pekerja akan ingin mengesahkan jawatan, tugas tugas, dan sama ada calon layak untuk rehire. Berikut adalah beberapa contoh:
Contoh 1 - Pekerja Semasa Membeli Rumah: Kristoff membeli rumah. Pemberi pinjaman ingin mengesahkan tempoh pekerjaan dan pendapatannya. Kristoff meminta anda menulis surat bukti surat pekerjaan yang boleh dia berikan kepada banknya.
Contoh 2 - Bekas Kakitangan Mencari Pekerjaan Baru: Bobi bekerja untuk anda 2 tahun yang lalu, dan ditinggalkan dengan baik apabila dia berpindah keluar dari negeri. Beliau baru-baru ini menerima tawaran daripada majikan baru yang ingin mengesahkan bahawa dia jujur dalam permohonannya dan tidak dipecat kerana sebabnya. Majikan baru menghantar permintaan kepada anda untuk mengesahkan pekerjaannya. Di sini, anda mungkin tidak perlu memasukkan pendapatan Bobi (kecuali majikan baru secara khusus meminta), tetapi sebagai tambahan kepada tarikh pekerjaan, anda boleh menunjukkan 'ya' kepada soalan mengenai sama ada dia layak untuk mengembalikannya.
Contoh 3 - Pekerja Semasa Memohon Perkhidmatan Sosial: Karen memohon biasiswa prasekolah berasaskan pendapatan untuk anak lelaki kembarnya berusia dua tahun. Sekolah itu mahu bukti tahap pendapatannya untuk melayakkan anaknya untuk program itu. Kerana Karen bekerja separuh masa sebagai pemandu penghantaran petang, anda akan perlu memasukkan jam kerja dalam surat pengesahan pekerjaan.
Apa yang TIDAK Sertakan Dalam Bukti Surat Kerja
Untuk melindungi diri anda sebagai majikan, pastikan pekerja telah meluluskan perkongsian maklumat kewangan dengan pemohon. Selalunya, pekerja akan menjadi yang membawa permintaan kepada anda. Contohnya, penjaga buku Susan anda mahu anda memberikan bukti pekerjaan untuk melampirkan permohonan pajakannya untuk kondo yang dia harapkan untuk menyewa. Tuan tanah mahu mengesahkan bahawa Susan kini mempunyai pekerjaan dan dibayar cukup untuk membayar sewa. Dalam kes itu, adakah pekerja anda Susan menandatangani permintaan dari tuan rumah dan menyimpan dokumen permintaan itu bersama-sama dengan surat pengesahan pekerjaan anda.
Jika tidak, jangan …
- Menyediakan maklumat kewangan melainkan jika diminta dan diluluskan oleh pekerja
- Menyediakan maklumat kelas haram / dilindungi, seperti masalah kesihatan atau status perkahwinan
- Memberi maklumat sulit, seperti gagal melepasi skrin ubat, atau tidak mempunyai lesen memandu yang sah
- Alihkan sebab mengapa anda tidak menyewa orang itu, seperti prestasi yang lemah
Contoh: Pekerja Juan anda mempunyai masalah kesihatan yang kecil dan kadang-kadang merindui kerja akibat asma. Memandangkan maklumat perubatan dilindungi oleh Akta Kebolehgawalaan dan Akauntabiliti Maklumat Kesihatan, HIPAA, adalah menyalahi undang-undang untuk memberikan maklumat ini kepada pemohon.
Anda boleh mengetahui lebih lanjut mengenai HIPAA dengan mengkaji artikel Undang-undang Perburuhan Persekutuan Setiap Perniagaan Kecil Harus Tahu.
Berhati-hati dengan apa yang anda buat secara bertulis
Apa-apa sahaja yang anda tulis (khususnya apa-apa yang negatif) adalah tertakluk kepada penemuan undang-undang yang akan datang supaya berhati-hati bahawa anda tidak sengaja membuat diri anda untuk membalas dendam jika pekerja itu tidak disewa oleh syarikat yang meminta bukti pekerjaan. Malah, banyak majikan enggan memberikan apa-apa maklumat rujukan selain daripada mengesahkan jawatan, tarikh pekerjaan dan gaji pekerja. Sesetengah majikan menolak untuk bertindak balas terhadap kelayakan pekerja untuk mendapatkan semula.
Apakah Surat Pengesahan Pekerjaan TIDAK
Surat pengesahan pekerjaan TIDAK dimaksudkan untuk berfungsi sebagai rujukan, pemeriksaan latar belakang atau pengesahan keselamatan sosial (SSN). Mari mengkaji pelbagai jenis permintaan yang boleh dibuat oleh organisasi luar mengenai pekerja semasa atau bekas anda:
Surat pengesahan pekerjaan vs pemeriksaan latar belakang
Pemeriksaan latar belakang mengesahkan segala hal dari alamat bekas tempat tinggal dan pekerjaan ke sejarah jenayah. Pemeriksaan latar belakang disediakan oleh syarikat yang mengkhususkan diri dalam jenis maklumat ini. Walaupun anda boleh mengesahkan pekerjaan semasa dan bekas di tempat perniagaan anda, anda tidak sepatutnya memberikan maklumat lain mengenai latar belakang pekerja dalam surat pengesahan pekerjaan anda untuk mengelakkan melanggar privasi pekerja.
Lihat artikel kami mengenai Syarikat Semak Latar Belakang Terbaik untuk Majikan atau lawati khidmat latar belakang yang disyorkan, Goodhire.
Surat pengesahan pekerjaan vs pengesahan SSN
Adalah menjadi tanggungjawab organisasi yang meminta untuk mengesahkan SSN pekerja. Sekiranya ia untuk tujuan pekerjaan, majikan baru boleh menggunakan eVerify, vendor seperti Goodhire, atau hubungi Jabatan Keselamatan Sosial. SSN dianggap sulit dan tidak boleh dikongsi dalam surat pengesahan pekerjaan untuk risiko melanggar hak pekerja untuk privasi.
Surat pengesahan pekerjaan vs. rujukan
Pemeriksaan rujukan kadang kala dikelirukan dengan pengesahan pekerjaan. Mereka tidak sama. Apabila seseorang memanggil anda untuk memeriksa rujukan bekas pekerja, anda biasanya berkongsi maklumat tentang prestasi dan sumbangan pekerja di organisasi anda. Sebaliknya, anda tidak berkongsi butiran prestasi dalam surat pengesahan pekerjaan.
Contoh Surat Pengesahan Pekerjaan / Bukti Pekerjaan
Sebaik sahaja anda menyemak contoh di bawah, anda mungkin lebih mudah untuk menulis surat bukti pekerjaan anda sendiri. Klik pautan untuk melihat pengesahan pekerjaan sampel menggunakan nama rekaan dan senario yang berbeza yang menunjukkan jenis pengesahan pekerjaan yang berbeza.
E-mel
E-mel boleh agak tidak rasmi. Berikut adalah contoh e-mel untuk mengesahkan pekerjaan sebagai tindak balas kepada majikan baru yang meminta untuk mengesahkan bahawa bekas pekerja anda bekerja dengan anda. Pastikan untuk memasukkan maklumat hubungan telefon anda sekiranya pemohon telah menindaklanjuti soalan.
Cetak
Surat adalah sedikit lebih formal dan harus dicetak pada kepala surat syarikat anda, menjawab soalan pemohon. Berikut adalah contoh surat pengesahan pekerjaan untuk tuan tanah.
Borang
Borang adalah cara paling mudah untuk mengesahkan pekerjaan. Anda boleh memuat turun dan menyesuaikan templat borang sampel ini kepada perniagaan anda dan kemudian mencetak / membuat salinan yang akan diisi dengan tangan apabila pekerja meminta anda untuk mengesahkan pekerjaan untuk sebarang tujuan.
Cara Mudah Mengesahkan Pekerjaan
Bergantung pada jenis maklumat yang diminta dan sama ada atau tidak pemohon menyediakan borang, anda mungkin tidak perlu menulis apa-apa. Berikut adalah beberapa contoh.
Pergi melalui penjual HR / Penjual anda
Jika anda menggunakan vendor HR / gaji seperti Gusto, anda mungkin tidak perlu mengesahkan pekerjaan melalui surat. Misalnya, apabila membiayai pembelian rumah, bank boleh meminta bukti pendapatan. Yang boleh disediakan dengan mencetak maklumat gaji YTD dari sistem penggajian anda.
Adakah pemohon menyediakan borang pengesahan pekerjaan?
Ramai pemohon akan memberikan borang mereka sendiri untuk mengisi. Jika ya, bacalah borang dengan teliti, isi kekosongan sebaik mungkin, tandatangan dan kembalikan kepada pemohon. Sebagai amalan terbaik HR, anda mungkin ingin menyimpan salinan borang yang ditandatangani dalam folder kakitangan sekiranya anda ditanya tentangnya kemudian.
Maklumat lanjut disediakan dalam artikel yang ada di Personnel File - Apa yang Harus Dimuatkan.
Pertimbangkan sistem pengesahan pekerjaan atau penjual
Jika anda ingin keluar dari proses pengesahan pekerjaan sepenuhnya, pertimbangkan untuk menggunakan perkhidmatan pengesahan seperti TheWorkNumber, Inverify, Intellicorp, atau Hireright. Perkhidmatan ini biasanya menyediakan pekerja dengan laman web dan kod yang mereka dapat memberi terus kepada pemohon yang ingin mengesahkan pekerjaan.
Mengangkat telefon
Selalunya, semua yang diperlukan adalah panggilan telefon. Hubungi pemanggil melalui telefon atau tanya pemanggil untuk memanggil anda supaya anda boleh berkata, "Ya, Adolfo bekerja di sini pada 2016."
Soalan Pengesahan Surat Pengesahan Pekerjaan
Bagaimana jika pekerja belum mula bekerja untuk saya?
Jika sewa baru anda berpindah dan perlu menyewa atau membeli rumah, tuan tanah atau syarikat kewangan ingin memastikan mereka mempunyai pekerjaan. Dalam kes ini, berikan peminta atau pekerja dengan salinan surat tawaran yang ditandatangani.
Lihat Template Surat Tawaran Percuma kami dan Cara Panduan untuk mengetahui lebih lanjut.
Bagaimana jika organisasi itu
Sekiranya pemohon menyediakan borang, mereka sering memilih maklumat sebagai input menggunakan dokumen mereka. Tidak perlu melakukan apa-apa tetapi mengisi kekosongan, menandatangani, dan mengembalikan borang mereka kepada mereka.
Bagaimana jika organisasi meminta maklumat saya tidak berkongsi?
Jika anda tidak merasa selesa memberikan maklumat yang diminta, dengan segala cara, jangan berikannya. Sebagai contoh jika majikan baru bertanya berapa hari pekerja mengambil sakit setiap tahun, anda akan melanggar HIPAA dengan menjawab soalan itu. Atau jika pemohon meminta maklumat kelas dilindungi seperti status perkahwinan atau jantina, anda boleh menulis 'menolak untuk menjawab.' Ia lebih baik daripada mengatakan 'itu bukan perniagaan anda.'
Bagaimana jika pekerja menulis surat itu sendiri dan meminta saya menandatangani?
Ia bergantung. Jika anda selesa dengan maklumat yang ditulis oleh pekerja itu, teruskan dan tandatangannya. Kakitangan sering menggubal surat sendiri kerana mereka mengetahui dengan tepat apa maklumat yang diminta, dan untuk menjimatkan masa anda. Sebagai amalan terbaik, minta pekerja menandatangani di atas / bawah tandatangan anda, dan simpan satu salinan surat yang ditandatangani dalam fail anda.
Bagaimana jika pekerja tidak / tidak pernah bekerja untuk saya?
Mungkin pemohon mempunyai maklumat yang salah. Jika ya, jawab dengan mengatakan tidak lebih daripada "Saya tidak mempunyai rekod orang ini sebagai pekerja. Tidak dapat melengkapkan permintaan seperti yang disediakan. "
Line Bottom pada Surat Pengesahan Pekerjaan
Sebagai majikan, anda ingin membantu pekerja semasa dan bekas anda dalam memenuhi keperluan mereka untuk mengesahkan pekerjaan supaya mereka boleh mendapatkan perumahan, perkhidmatan, atau kredit. Jadikannya mudah pada diri sendiri dan mengurangkan risiko organisasi anda dengan hanya menyediakan maklumat yang diminta, dan hanya maklumat yang tidak sulit, tidak sah, atau tidak ada urusan peminta.
Jangan lupa untuk menyemak Ingin, perisian HR / gaji yang terintegrasi yang memudahkan para pekerja untuk membuat sendiri dan melampirkan surat dan dokumen dan menyimpannya dalam peti besi dokumen dalam talian yang selamat. Cuba percuma selama 30 hari.
Lawati Gusto
