Belanja hutang yang buruk adalah wang yang tidak dapat anda kumpulkan dari invois pelanggan yang luar biasa. Apabila invois adalah lebih daripada 90 hari perniagaan tertunggak biasanya menuliskannya sebagai hutang tidak dapat dipungut. Ini akan meningkatkan perbelanjaan ke atas penyata untung rugi dan mengurangkan akaun belum terima pada kunci kira-kira dengan jumlah yang sama.
Jika anda bimbang invois pelanggan mungkin menyebabkan perbelanjaan hutang yang tidak baik, anda harus menggunakan QuickBooks untuk membantu anda tinggal di atas baki akaun yang boleh diterima. QuickBooks akan memberi amaran kepada anda apabila invois pelanggan akan datang supaya anda dapat menghantar peringatan kepada pelanggan secara proaktif. Di samping itu, anda boleh menjalankan laporan yang boleh diterima akaun seberapa kerap yang anda mahukan tinggal di atas invois yang akan datang dan terlambat.
Lawati QuickBooks
Bagaimana Perbelanjaan Hutang Buruk
Jumlah masa yang anda membenarkan invois pelanggan tetap tidak dibayar sebelum anda menulisnya sama sekali terpulang kepada anda. Apa yang paling penting ialah anda menetapkan syarat-syarat pembayaran yang selaras dengan industri anda, menyampaikan syarat-syarat ini kepada pelanggan yang anda memberi kredit kepada, dan kemudian susulan untuk menguatkuasakannya. Lihat artikel kami mengenai terma pembayaran invois terbaik untuk amalan terbaik untuk menetapkan syarat pembayaran.
Sebab mengapa anda mungkin ingin menghapuskan invois yang belum dijelaskan atau kumpulan invois sebagai hutang yang tidak baik adalah ia memberi anda gambaran yang lebih tepat tentang kesihatan kewangan anda. Contohnya, jika anda mencatat $ 1,000 pada pendapatan terakru yang anda tidak harapkan untuk mengutip, penting untuk menuliskannya supaya anda tidak melebih-lebihkan pendapatan anda serta aset anda dan sebarang pendapatan yang diperolehi daripada aset tersebut.
Sekiranya anda menggunakan asas perakaunan tunai seperti kebanyakan pemilik perniagaan kecil, maka anda tidak perlu mencatatkan perbelanjaan hutang lapuk kerana anda hanya mencatatkan pendapatan dalam tempoh apabila wang tunai diterima dan bukannya apabila ia diperolehi. Lihat kaedah tunai vs kaedah akruan untuk mengetahui lebih lanjut.
Kesan Perbelanjaan Hutang Bad Terhadap Penyata Kewangan
Apabila anda membuat keputusan untuk menghapuskan invois yang belum dijelaskan sebagai hutang lapuk, anda perlu merakamkan perbelanjaan hutang yang tidak baik dan juga menyesuaikan baki akaun yang boleh diterima sehingga ia mencerminkan amaun sebenar yang "ditagih" daripada pelanggan. Jika tidak, penghutang akaun anda akan menjadi berlebihan.
Berikut adalah jadual ringkasan akaun yang terjejas dan kesannya terhadap lembaran imbangan dan penyata untung rugi. Selanjutnya, kami membincangkan cara-cara tertentu di mana anda boleh merakamkan perbelanjaan hutang yang tidak baik, baik secara manual maupun dengan Quickbooks.
Bagaimana Hutang Buruk Mempengaruhi Penyata Kewangan
Tanda-tanda Pelanggan Tidak Memiliki Niat Pembayaran
Anda tidak memerlukan bola kristal untuk mengetahui bahawa pelanggan tidak akan membayar anda. Berikut adalah beberapa tanda yang memerhatikan bahawa anda perlu berhati-hati. Sekiranya anda mempunyai pelanggan yang menunjukkan ciri-ciri ini, mungkin masa untuk menghapuskan invois mereka sebagai hutang yang tidak baik.
- Pelanggan anda mengelakkan panggilan telefon anda.
- Pelanggan tidak berusaha untuk menghubungi anda untuk membuat pengaturan pembayaran.
- Invois telah tidak dibayar selama 90 hari atau lebih. Tanda ini sahaja tidak menunjukkan bahawa pelanggan anda tidak berhasrat untuk membayar, tetapi jika tiada hubungan telah dibuat di atas ini maka kemungkinan besar anda melihat hutang yang buruk.
Satu-satunya cara untuk mengelakkan hutang yang salah adalah dengan menghendaki semua pelanggan anda untuk membayar pembelian mereka dengan segera. Bagi kebanyakan perniagaan runcit seperti stesen minyak dan kedai kopi, ini adalah norma. Walau bagaimanapun, untuk pembelian lebih besar dengan syarat bersih, ini tidak terlalu realistik.
Cara lain untuk mengurangkan kemungkinan hutang lapuk termasuk menawarkan diskaun pembayaran awal atau agresif selepas pembayaran tertunggak. Untuk petua mengenai cara untuk meningkatkan penciptaan, menghantar dan menerima pembayaran pada invois pelanggan, lihat panduan penyiaran kecil perniagaan kami.
Cara Merakam Bad De
Terdapat beberapa cara untuk merakamkan perbelanjaan hutang lapuk; anda boleh merakamnya dengan pelanggan atau menggunakan kaedah peratusan. Kebanyakan perniagaan kecil akan menggunakan kaedah "oleh pelanggan" sementara perniagaan pertengahan hingga besar yang secara konsisten mempunyai perbelanjaan hutang yang buruk akan menggunakan kaedah peratusan.
Kami akan membincangkan kaedah pelanggan dengan cara pertama dan kemudian dengan peratusan. Kemudian, kami akan menunjukkan kepada anda cara merakam kedua-dua buku ini.
1.
Di bawah kaedah ini, anda mengenal pasti pelanggan tertentu yang mana invoisnya adalah hutang lapuk dan merekod amaun yang belum dibayar untuk setiap pelanggan sebagai perbelanjaan hutang yang tidak baik. Dalam senario ini, anda akan mencatat perbelanjaan hutang lapuk pada penyata pendapatan yang bersamaan dengan jumlah invois tertunggak. Kemudian, anda akan mengurangkan akaun anda dengan jumlah yang sama.
2.
Di bawah kaedah peratusan, anda akan melihat sejarah hutang buruk anda dan mengembangkan peratusan purata berdasarkan hutang lapuk yang dialami pada masa lalu. Peratusan ini didarabkan dengan jumlah baki akaun belum terima dan direkodkan sebagai perbelanjaan hutang lapuk setiap bulan, suku, atau tahun, bergantung kepada kekerapan.
Cara Menulis Hutang Buruk Secara Manual
Jika anda menggunakan perisian perakaunan seperti QuickBooks, maka ikuti langkah-langkah yang akan kami sampaikan di samping mencatat perbelanjaan hutang yang tidak baik. Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan spreadsheet atau beberapa penyelesaian pembukuan manual yang lain, anda perlu merakamkan entri jurnal.
Sebagai contoh, katakan bahawa anda telah menentukan sejumlah $ 1,000 dalam invois pelanggan terbuka tidak dapat ditarik balik. Anda akan mencatat perbelanjaan hutang lapuk seperti berikut:
Contoh Perbelanjaan Hutang Buruk Manual
| Kaedah Penolakan | Akaun | ||
|---|---|---|---|
| Oleh pelanggan | Perbelanjaan Hutang Buruk | $1,000 | |
| Penerimaan Akaun | $1,000 | ||
| Mengikut Peratusan | Perbelanjaan Hutang Buruk | $1,000 | |
| Peruntukan untuk Akaun Ragu | $1,000 |
Bagi perniagaan yang menggunakan peratusan kaedah, anda perlu menggunakan elaun untuk akaun ragu dan bukannya mengurangkan akaun yang belum terima untuk mencatatkan penghapusan hutang lapuk. Elaun untuk Akaun Ragu-ragu akan bertindak sebagai akaun kontra-aset kepada mengurangkan baki A / R pada Lembaran Imbangan. Dengan menggunakan elaun untuk akaun ragu, anda dapat dengan cepat melihat berapa banyak baki akaun yang diterima dianggap "tidak dapat dipungut".
Cara Merakamkan Perbelanjaan Hutang Buruk dalam QuickBooks
Seperti yang telah dibincangkan sebelumnya, terdapat beberapa cara untuk merakamkan perbelanjaan hutang yang tidak baik. Jika anda menggunakan program perisian perakaunan seperti QuickBooks, merakamkan hutang yang buruk adalah angin! Mula-mula, kami akan melalui langkah-langkah untuk merekodkan hutang lapuk untuk pelanggan tertentu dan kemudian kami akan menampung kaedah peratusan.
Cara Merakamkan Perbelanjaan Hutang Buruk Dengan Pelanggan
Sebelum anda dapat merakamkan hutang lapuk, anda mesti menyediakan akaun perbelanjaan yang disebut "Bad Debt" pada carta akaun. Semak cara untuk menyediakan carta akaun tutorial video untuk arahan langkah demi langkah tentang cara menyediakan akaun baru & untuk mengetahui lebih lanjut mengenai carta akaun.
Terdapat proses empat langkah untuk merakamkan perbelanjaan hutang buruk oleh pelanggan dalam QuickBooks Online. Setiap satu mempunyai beberapa langkah di dalamnya. Kami mengesyorkan anda menyelesaikannya dalam perintah ini:
- Sediakan Hutang Buruk pada Senarai Produk & Perkhidmatan
- Matikan Auto Memohon Ciri Memo Kredit
- Masukkan Memo Kredit
- Memohon Memo Kredit kepada Invois
Langkah 1 - Sediakan Hutang Buruk pada Senarai Produk dan Perkhidmatan
Langkah pertama adalah untuk menetapkan Hutang Buruk pada senarai produk dan perkhidmatan supaya kami dapat menggunakannya kemudian apabila kami memasukkan memo kredit dalam langkah 3. Ikuti langkah-langkah di bawah untuk menetapkan hutang lapuk pada senarai produk dan perkhidmatan.
Langkah 1.1 - Navigasi ke Senarai Produk dan Perkhidmatan
Klik pada Ikon gear di penjuru kanan sebelah atas dan pilih Produk dan servis betul di bawah lajur Senarai seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Langkah 1.2 - Klik pada butang Baru.
Klik pada butang baru seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.
Langkah 1.3 - Masukkan Butiran Item Baharu
Lengkapkan setiap bidang seperti ditunjukkan di bawah. Untuk mendapatkan maklumat lanjut mengenai membuat item baru dan cara mereka berfungsi, lihat tutorial video kami tentang cara menyediakan produk dan perkhidmatan dalam QuickBooks Online.
- Jenis barang: Pilih Perkhidmatan sebagai jenis item.
- Penerangan Item: Masukkan nama akaun dalam bidang ini. Jika anda mempunyai item yang boleh dikenakan cukai pada invois, anda perlu menyediakan item lain untuk membetulkan cukai jualan. Penerangan hendaklah "Hutang Buruk - Boleh Dikenakan".
- Maklumat jualan: Tanda semak ini hendaklah secara automatik mengisi ruang ini.
- Akaun pendapatan: Dari drop-down, pilih akaun perbelanjaan Hutang Buruk yang anda buat. Jika anda tidak menetapkan akaun lagi, lakukannya dan kemudian kembali ke skrin ini.
- Klik "Simpan dan tutup"Apabila anda telah menyelesaikan medan yang diperlukan.
Langkah 2 - Matikan Auto Memohon Kredit Memo
QuickBooks Online mempunyai tetapan yang boleh anda aktifkan yang secara automatik akan memohon kredit untuk membuka invois pelanggan. Untuk memastikan bahawa memo kredit yang kami buat digunakan pada invois yang ingin kami laporkan sebagai hutang lapuk, kami mesti mematikan ciri ini.
Ikuti langkah-langkah di bawah untuk matikan auto memohon ciri memo kredit.
Langkah 2.1 - Navigasi ke Akaun dan Tetapan
Klik pada ikon Gear di sudut kanan atas dan pilih Akaun dan Tetapan terletak betul-betul di bawah lajur "Syarikat Anda".
Langkah 2.2 - Navigasi ke Tetapan Lanjutan.
Klik pada Advanced tab yang terletak di menu sebelah kiri seperti ditunjukkan di bawah. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai tetapan lanjutan dalam QuickBooks Online, lihat bagaimana kami menyediakan tutorial video tetapan lanjutan.
Langkah 2.3 - Klik Icon Pensil untuk Menghidupkan Kredit Secara Automatik
Di penjuru kanan sebelah atas, anda akan melihat ikon pensel, klik pada itu untuk mematikan ciri ini.
Langkah 3 - Buat Memo Kredit
Memo kredit biasanya digunakan untuk memberi pelanggan bayaran balik atau kredit untuk produk yang dikembalikan atau perkhidmatan yang tidak diberikan sepenuhnya. Ikuti langkah di bawah untuk membuat memo kredit dalam QuickBooks Online.
Langkah 3.1 - Navigasi ke Jualan
Dari bar menu kiri, klik pada Jualan tab seperti yang ditunjukkan di bawah.
Langkah 3.2 - Klik pada Memo Kredit
Dari menu Urus niaga baru, pilih Memo kredit seperti yang ditunjukkan di bawah.
Langkah 3.3 - Lengkapkan Bidang berikut pada Memo Kredit
Di bawah ini adalah satu petikan dari memo kredit bersama dengan penjelasan ringkas mengenai setiap bidang.
- Memo kredit #: Nombor ini dihasilkan secara automatik oleh QuickBooks.
- Pelanggan: Dari drop-down, pilih pelanggan yang invoisnya anda perlu padamkan.
- Alamat emel: Maklumat ini dimuatkan secara automatik dari butiran hubungan pelanggan. Untuk memastikan bahawa memo kredit ini tidak dihantar melalui e-mel kepada pelanggan, anda harus memadamkan maklumat ini.
- Hantar Kotak Centang Kemudian: Jika anda merancang untuk menghantar memo kredit kepada pelanggan untuk memaklumkan kepada mereka tentang pembatalan, anda akan meninggalkan kotak ini. Nota: Secara umum, memo kredit ini hanya untuk menyimpan rekod dalaman anda.
- Alamat Penagihan: Maklumat ini auto-populates dari butiran hubungan yang ditetapkan dalam QuickBooks.
- Tarikh Memo Kredit: Masukkan tarikh yang anda mahu penolakan itu berkuatkuasa.
- Produk / Perkhidmatan: Dari drop-down, pilih item perbelanjaan Hutang Buruk yang kami tetapkan dalam langkah 1.3 (di atas).
- Penerangan: Anda boleh memasukkan penerangan ringkas di sini seperti yang telah kami lakukan.
- Jumlah: Masukkan amaun invois (s) yang anda bercadang untuk menulis. Secara idealnya, anda boleh menggunakan satu kredit memo untuk menghapuskan beberapa invois untuk pelanggan yang sama. Walau bagaimanapun, saya cadangkan anda memasukkan termasuk invois # dalam bidang penerangan di atas.
- Jumlah: QuickBooks secara automatik akan mengira jumlah jumlah memo kredit.
Langkah 4 - Memohon Memo Kredit ke Invois Terbuka
Ikuti langkah-langkah di bawah untuk memohon memo kredit ke invois yang anda ingin hapuskan.
Langkah 4.1 - Navigasi untuk Terima Bayaran
Klik pada menu Buat Cepat (+) dan pilih Terima pembayaran terletak di Pelanggan lajur seperti yang ditunjukkan di bawah.
Langkah 4.2 - Pilih Invoice to Write-off & Memo Kredit untuk Digunakan
Dalam skrin berikut, anda mesti memilih invois yang anda mahu hapuskan dan memo kredit yang anda ingin memohon padanya.
- Dalam bahagian ini, pilih kotak pilihan di sebelah invois yang anda mahu rekod sebagai hutang yang tidak baik.
- Dalam bahagian ini, pilih kotak pilihan di sebelah memo kredit yang anda mahu memohon kepada invois.
- Jumlah dalam dua kotak ini sepatutnya sama seperti di sini.
- Berdasarkan pilihan anda, Quickbooks mengira jumlah jumlah memo kredit yang anda ingin memohon.
- Klik "Pembayaran jelas"Untuk melengkapkan pembatalan. Di belakang tabir, QuickBooks akan mencatatkan kemasukan jurnal untuk mengurangkan baki akaun anda dan meningkatkan perbelanjaan hutang lapuk anda. Kami akan membincangkan kesan yang ada pada penyata kewangan anda sedikit.
Cara Merakamkan Hutang Buruk Mengikut Peratusan (melalui catatan Jurnal)
Jika anda memilih untuk mencatat hutang lapuk menggunakan kaedah peratusan, anda boleh membuat entri jurnal dalam QuickBooks untuk melakukan ini. Mari kita anggap bahawa kita ingin mencatatkan 2% daripada baki akaun belum terima yang belum dijelaskan sebagai perbelanjaan hutang yang buruk. Sekiranya jumlah baki A / R kami ialah $ 100,000, kami boleh mengira perbelanjaan hutang lapuk kami seperti berikut:
$ 100,000 X .02 = $ 2,000
Ikuti langkah-langkah di bawah untuk mencatat kemasukan jurnal dalam QuickBooks.
Langkah 1 - Navigasi ke Skrin Kemasukan Jurnal
Dari butang Cepat Buat (+), pilih Kemasukan jurnal di dalam Lain-lain lajur seperti yang ditunjukkan di bawah.
- Tarikh jurnal: Masukkan tarikh efektif penolakan.
- Jurnal no.: Nombor ini dihasilkan secara automatik oleh QuickBooks.
- Akaun: Dari juntai bawah, pilih akaun dari carta senarai akaun.
- Debit / kredit: Masukkan jumlah dolar untuk hapus dalam lajur yang sesuai.
- Penerangan: Masukkan butiran mengenai pembatalan dalam bidang ini.
Pokoknya
Hutang buruk adalah salah satu daripada topik yang saya fikir pemilik perniagaan harus sedar tetapi cuba mengelakkan seperti wabak itu. Untuk membantu meminimumkan hutang lapuk, semak semula andalaporan akaun boleh terima mingguan & susulan dengan pelanggan seringkali.
